經營合同存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司經營合同的規范化管理，維護公司合法權益，提高合同管理效率，特制定本經營合同存檔管理制度。本制度旨在確保公司經營合同從簽訂到履行完畢全過程的文件資料得到妥善保存，為公司經營決策、風險防范、糾紛處理等提供有力依據。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類經營合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：經營合同的簽訂、履行、存檔等環節必須嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.統一管理原則：公司經營合同實行統一歸口管理，由指定部門負責合同的審核、簽訂、履行跟蹤及存檔等工作，確保合同管理的規范性和一致性。3.全程管控原則：對經營合同的全過程進行監控，包括合同談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環節，及時發現和解決問題，防范風險。4.保密性原則：涉及公司商業秘密、敏感信息的經營合同，應嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、合同管理職責分工（一）業務部門1.負責合同的前期談判、意向溝通，收集相關資料，提出合同草案。2.對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行初步調查和了解，并向合同管理部門提供相關信息。3.負責合同的履行，跟蹤合同執行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題，并向合同管理部門反饋相關信息。4.負責合同原件及相關資料的收集、整理，并在合同簽訂后[X]個工作日內提交給合同管理部門存檔。（二）合同管理部門1.負責制定和完善公司經營合同管理制度，并組織實施。2.對業務部門提交的合同草案進行法律審核，提出修改意見和建議，確保合同條款合法合規、公平合理。3.參與合同談判，從法律角度提供專業支持，協助業務部門防范法律風險。4.負責合同的統一編號、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬，及時更新合同信息。5.定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，發現問題及時督促業務部門解決，并向公司領導匯報。6.負責合同糾紛的處理，參與糾紛的協商、調解、仲裁或訴訟等活動，維護公司合法權益。（三）財務部門1.參與合同的審核，從財務角度對合同的付款方式、結算周期、費用預算等條款進行審查，提出財務意見和建議。2.負責根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續，并做好財務記錄。3.協助合同管理部門對合同執行情況進行財務監督，對合同款項的收支情況進行核對和分析，發現異常及時報告。（四）審計部門1.對經營合同的簽訂、履行、存檔等情況進行定期審計或專項審計，檢查合同管理的合規性和有效性。2.對合同執行過程中的財務收支情況進行審計監督，防范財務風險。3.對合同糾紛的處理情況進行審計，確保公司合法權益得到有效維護。（五）其他部門其他部門應根據各自職責，配合合同管理部門做好經營合同的相關工作，如提供必要的信息支持、協助處理合同履行過程中的問題等。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業務部門根據業務需求和談判結果，負責起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、表述準確，明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同文本應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應確保格式符合法律法規要求，并根據具體業務情況進行必要的修改和補充。（二）合同審核1.合同草案起草完成后，業務部門應及時提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應在收到合同草案后的[X]個工作日內完成審核工作，并出具審核意見。2.合同管理部門審核合同草案時，應重點審查以下內容：合同主體資格是否合法有效，包括合同對方的營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等文件是否齊全、真實、有效。合同條款是否符合法律法規及公司相關規定，是否公平合理，是否存在潛在的法律風險。合同內容是否完整，條款之間是否相互銜接、協調一致，是否存在漏洞或歧義。合同的簽訂程序是否合規，是否經過必要的授權和審批。3.對于重大、復雜或涉及金額較大的合同，合同管理部門應組織業務部門、財務部門、審計部門等相關人員進行會審，并形成會審意見。會審意見應作為合同簽訂的重要依據。（三）合同審批1.合同審核通過后，業務部門應按照公司內部審批流程，將合同草案及審核意見提交給相關領導進行審批。審批流程應明確各級審批人員的職責和權限，確保合同審批的規范、高效。2.審批人員應認真審查合同草案及審核意見，根據公司經營戰略、風險承受能力等因素，對合同的簽訂作出決策。對于不符合公司規定或存在重大風險的合同，審批人員應提出修改意見或不予批準。3.合同經各級領導審批同意后，方可簽訂。未經審批或審批未通過的合同，不得簽訂。（四）合同簽訂1.合同由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律法規及公司規定。2.合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件及相關資料提交給合同管理部門存檔。合同管理部門應在收到合同原件后的[X]個工作日內，完成編號、登記、歸檔等工作，并建立合同管理臺賬。3.合同管理部門應將合同簽訂情況及時通知財務部門、審計部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。四、合同履行管理（一）履行跟蹤1.業務部門負責合同的履行，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務。在合同履行過程中，業務部門應密切關注合同對方的履行情況，及時發現和解決問題。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，通過建立合同履行臺賬、與業務部門溝通等方式，及時掌握合同履行進度、質量、款項收付等情況。對于發現的問題，應及時督促業務部門采取措施解決，并向公司領導匯報。3.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續，并做好財務記錄。在付款前，財務部門應審核相關票據和手續是否齊全、合規，確保付款安全。同時，財務部門應定期與業務部門核對合同款項的收支情況，發現異常及時報告。（二）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與合同對方協商，并簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款，并經雙方簽字蓋章確認。2.業務部門應將變更協議及時提交給合同管理部門進行審核和備案。合同管理部門審核通過后，應在合同管理臺賬及相關檔案中進行記錄，并通知財務部門、審計部門等相關部門。3.對于重大合同變更事項，業務部門應按照公司內部審批流程，提交相關領導進行審批。審批通過后，方可簽訂變更協議。（三）終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業務部門應及時通知合同對方，并辦理相關終止手續。終止手續應包括合同款項的結算、貨物的交接、資料的返還等內容。2.業務部門應在合同終止后的[X]個工作日內，將合同終止情況書面報告合同管理部門。合同管理部門應在收到報告后的[X]個工作日內，對合同終止情況進行核實，并在合同管理臺賬及相關檔案中進行記錄。3.對于因合同終止產生的糾紛或遺留問題，業務部門應積極配合合同管理部門進行處理，確保公司合法權益得到有效維護。五、合同存檔管理（一）存檔范圍1.公司簽訂的各類經營合同原件及相關資料，包括合同草案、審核意見、審批文件、變更協議、終止協議、往來信函、補充協議、驗收報告、結算憑證等。2.與合同簽訂、履行相關的其他文件資料，如市場調研資料、可行性研究報告、招投標文件、會議紀要等。（二）存檔方式1.合同存檔采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式。紙質檔案應按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，并存放于專門的檔案柜中。電子檔案應按照統一的命名規則進行存儲，確保文件的完整性和可檢索性。2.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的管理工作，建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱合同檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。3.合同檔案管理人員應定期對合同檔案進行整理、清查和核對，確保檔案的完整、準確和安全。對于破損、變質或超過保管期限的檔案，應按照檔案管理規定進行妥善處理。（三）存檔期限1.經營合同的存檔期限應根據國家法律法規及公司相關規定執行。一般情況下，合同存檔期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.對于涉及公司重大權益、知識產權、商業秘密等重要事項的合同，存檔期限應適當延長，具體期限由公司根據實際情況確定。3.在存檔期限屆滿后，合同檔案管理人員應按照檔案管理規定，對合同檔案進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由合同管理部門牽頭，組織業務部門、財務部門、審計部門等相關人員參加。經鑒定確無保存價值的合同檔案，應編制銷毀清單，報公司領導批準后，予以銷毀。銷毀清單應長期保存。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應定期組織業務部門、財務部門、審計部門等相關人員，對公司經營合同進行風險識別和評估。風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環節，重點關注合同主體資格、合同條款、履行能力、法律合規等方面的風險。2.風險評估應采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行分析和評價，確定風險的等級和影響程度。風險等級一般分為高、中、低三個等級，對于高風險合同，應采取重點監控和防范措施。3.根據風險識別和評估結果，合同管理部門應制定相應的風險應對策略，明確責任部門和責任人，確保風險得到有效控制。（二）風險應對措施1.對于合同主體資格風險，業務部門應在簽訂合同前，對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行充分調查和了解，確保合同對方具備簽訂和履行合同的能力。合同管理部門應加強對合同對方資質文件的審核，必要時可要求對方提供擔保或保證金。2.對于合同條款風險，合同管理部門應加強對合同條款的審核，確保合同條款合法合規、公平合理，避免出現模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于重大、復雜的合同條款，應組織相關專業人員進行會審，確保合同條款的嚴謹性和完整性。3.對于合同履行風險，業務部門應加強對合同履行過程的跟蹤和管理，及時發現和解決問題。合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，發現問題及時督促業務部門采取措施解決，并向公司領導匯報。同時，應建立合同履行預警機制，對可能出現的風險提前進行預警和防范。4.對于合同變更和終止風險，業務部門應嚴格按照合同約定和公司規定辦理變更和終止手續，確保變更和終止行為的合法性和有效性。合同管理部門應加強對變更和終止協議的審核，確保協議內容符合法律法規及公司規定。5.對于合同糾紛風險，合同管理部門應建立合同糾紛應急預案，明確糾紛處理的流程和責任分工。在合同糾紛發生時，應及時組織相關人員進行處理，采取協商、調解、仲裁或訴訟等方式，維護公司合法權益。同時，應加強對合同糾紛案例的分析和總結，從中吸取經驗教訓，不斷完善合同管理工作。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司建立合同管理監督檢查機制，定期對各部門的合同管理工作進行監督檢查。監督檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行情況、合同存檔管理情況、合同風險防范情況等。2.合同管理部門負責組織實施合同管理監督檢查工作，通過查閱合同檔案、檢查合同臺賬、實地走訪等方式，對各部門的合同管理工作進行全面檢查。對于發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.審計部門負責對合同管理工作進行審計監督，定期或不定期對合同管理情況進行審計檢查。審計內容包括合同管理制度的健全性、合同簽訂與履行的合規性、合同存檔管理的完整性等。對于審計發現的問題，應及時提出審計意見和建議，督促責任部門進行整改。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，將合同管理工作納入各部門績效考核體系。考核評價內容包括合同簽訂數量、合同履行質量、合同風險控制情況、合同存檔管理情況等方面。2.合同管理部門負責制定合同管理考核評價指標和標準，并組織實施考核評價工作。考