藥企公司行政管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范藥企公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于藥企公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.規(guī)范化原則：各項行政工作流程和標準應明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準確性。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運營成本。4.服務性原則：行政部門要樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構和業(yè)務需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保各部門之間聯(lián)系緊密，工作流程順暢。2.明確各功能區(qū)域的劃分，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等，并設置明顯的標識。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、電話、文件柜等辦公設施，確保滿足工作需求。2.定期對辦公設施進行檢查和維護，及時維修或更換損壞的設備，保證設施的正常使用。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行每日清掃制度，保持辦公區(qū)域地面、桌面、門窗等清潔衛(wèi)生。2.劃分公共區(qū)域衛(wèi)生責任區(qū)，各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，定期進行檢查和評比。3.加強對衛(wèi)生間、茶水間等重點區(qū)域的清潔消毒，保持良好的衛(wèi)生環(huán)境。（四）安全管理1.建立健全安全管理制度，加強對辦公區(qū)域的安全防范，確保員工生命財產(chǎn)安全。2.配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.加強對電器設備、線路等的安全檢查，防止發(fā)生火災、觸電等安全事故。4.對員工進行安全教育，提高員工的安全意識，規(guī)范員工的安全行為。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.各部門根據(jù)工作需要，定期提交辦公用品采購申請，經(jīng)部門負責人審核后報行政部門匯總。2.行政部門根據(jù)采購申請，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。3.采購辦公用品時，要選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，確保所采購物品符合公司要求。（二）辦公用品發(fā)放1.行政部門設立辦公用品倉庫，負責辦公用品的存放和發(fā)放。2.員工領用辦公用品時，需填寫辦公用品領用登記表，經(jīng)部門負責人簽字后到倉庫領取。3.倉庫管理人員按照登記表的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并做好庫存記錄，定期盤點，確保賬物相符。（三）辦公用品使用1.員工應合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應妥善保管，以便下次使用。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應按照操作規(guī)程正確使用，定期進行維護保養(yǎng)，延長使用壽命。（四）辦公用品盤點1.行政部門定期對辦公用品進行盤點，盤點周期為每月一次。2.盤點結(jié)束后，要編制辦公用品盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)，對于盤盈、盤虧情況要查明原因，并提出處理意見。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別，各類文件再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.行政文件包括公司制度、通知、報告、會議紀要等；業(yè)務文件包括研發(fā)報告、生產(chǎn)計劃、銷售合同等；財務文件包括財務報表、預算、成本核算等；人事文件包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄等。（二）文件編號為便于文件的管理和查找，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[年份（兩位）][文件類別代碼（兩位）][順序號（三位）]。例如，2023年第01號行政文件編號為23XY001，其中XY為行政文件類別代碼。（三）文件起草與審批1.文件起草部門應根據(jù)工作需要，認真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準確、清晰、完整。2.文件起草完成后，需按照公司審批流程進行審核和批準。一般文件由部門負責人審核后報分管領導批準；重要文件需經(jīng)部門負責人、分管領導審核后，報總經(jīng)理批準。（四）文件印發(fā)1.經(jīng)審批通過的文件，由行政部門負責印發(fā)。印發(fā)前要對文件格式、文字表述等進行再次核對，確保文件質(zhì)量。2.文件印發(fā)后，行政部門要及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（五）文件歸檔與保管1.各部門應指定專人負責本部門文件的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料的完整性和準確性。2.行政部門定期對各部門歸檔的文件進行檢查和整理，將重要文件進行集中保管。文件保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。3.建立文件查閱制度，嚴格控制文件查閱范圍。因工作需要查閱文件的，需填寫文件查閱申請表，經(jīng)批準后方可查閱，并做好查閱記錄。（六）文件銷毀1.對于已超過保管期限或無需繼續(xù)保存的文件，由行政部門提出銷毀申請，經(jīng)審批后進行銷毀。2.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞剑_保文件信息無法恢復。銷毀過程要有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.總經(jīng)理辦公會由公司總經(jīng)理主持，公司高層管理人員及相關部門負責人參加，主要討論公司重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略等事項。3.部門例會由各部門自行組織，部門全體員工參加，主要總結(jié)本部門工作進展情況，安排下一階段工作任務。4.專題會議根據(jù)工作需要不定期召開，針對特定事項進行討論和決策。（二）會議通知1.會議召集部門應提前將會議的時間、地點、主題、參會人員等信息以書面或電子形式通知相關人員。2.重要會議需提前[X]天通知，一般會議提前[X]小時通知。通知要確保準確無誤，避免因信息傳達不暢導致會議延誤或人員遺漏。（三）會議組織1.會議組織者要提前做好會議準備工作，包括布置會場、準備會議資料、調(diào)試音響設備等。2.會議期間要維持良好的會議秩序，參會人員應按時到會，不得遲到、早退或無故缺席。手機等通訊工具應調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外進行。3.會議記錄人員要認真做好會議記錄，記錄內(nèi)容應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議題、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。會議記錄要準確、完整，會后及時整理，形成會議紀要。（四）會議紀要1.會議紀要經(jīng)會議主持人審閱后，由行政部門負責印發(fā)給相關部門和人員。2.會議紀要要明確會議決議事項、責任部門和完成時間，各部門應按照會議紀要要求認真落實相關工作，并及時反饋執(zhí)行情況。（五）會議跟進與評估1.行政部門負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進，定期檢查各部門的落實進度，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對會議效果進行評估，收集參會人員對會議組織、議題安排、決策效率等方面的意見和建議，不斷改進會議管理工作。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章使用范圍1.公章用于公司對外發(fā)文、簽訂合同、出具證明等重要事項。2.合同專用章用于簽訂各類合同。3.財務專用章用于財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。4.法人章用于特定的財務和法律文件。（三）印章保管1.設立印章保管專柜，指定專人負責印章的保管。保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理制度。2.印章應存放在保險柜等安全設施內(nèi)，確保印章的安全。（四）印章使用審批1.使用印章時，需填寫印章使用申請表，詳細說明使用事由、使用部門、使用期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，按照印章使用審批權限報分管領導或總經(jīng)理批準。3.重要文件或合同使用印章時，需經(jīng)公司法律顧問審核。（五）印章使用登記1.印章保管人員要對印章使用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用事由、批準人、蓋章人等。2.每次印章使用完畢后，要及時將申請表和登記記錄歸檔保存，以便查閱和追溯。（六）印章停用與銷毀1.因公司機構調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政部門統(tǒng)一收回印章，并進行封存。2.定期對停用的印章進行清理，按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程要有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。七、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務需要，合理配置公務車輛。車輛使用實行統(tǒng)一調(diào)度制度，由行政部門負責車輛的日常調(diào)度和安排。2.各部門因工作需要使用車輛時，需提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人審核后報行政部門。3.行政部門根據(jù)申請情況，結(jié)合車輛使用狀況和司機工作安排，統(tǒng)籌調(diào)配車輛，并及時將派車信息通知申請人和司機。（二）車輛使用規(guī)定1.司機應嚴格按照派車單指定的時間、地點接送乘客，不得擅自改變行車路線或延誤出車時間。2.乘車人員應遵守乘車規(guī)定，愛護車內(nèi)設施，保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。3.車輛使用完畢后，司機要及時將車輛清洗干凈，停放在指定的停車位，并做好車輛的日常檢查和維護工作。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.司機要定期對車輛進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。行政部門根據(jù)車輛狀況，安排車輛進行維修和保養(yǎng)。2.車輛維修和保養(yǎng)應選擇正規(guī)的維修廠，維修費用需經(jīng)行政部門審核后報銷。維修更換的零部件要妥善保管，以便查驗。（四）車輛油耗管理1.建立車輛油耗統(tǒng)計制度，司機每月要記錄車輛的行駛里程和油耗情況，并報行政部門匯總。2.行政部門定期對車輛油耗進行分析，采取有效措施降低車輛油耗，節(jié)約費用支出。（五）車輛費用報銷1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由司機負責報銷。報銷時要提供正規(guī)發(fā)票，并填寫費用報銷單，經(jīng)審批后到財務部門辦理報銷手續(xù)。2.車輛維修保養(yǎng)費用按照公司財務制度規(guī)定進行報銷。八、出差管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差時，需填寫出差申請表，注明出差時間、地點、事由、預計費用等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，按照出差審批權限報分管領導或總經(jīng)理批準。3.未經(jīng)批準擅自出差的，費用自理，公司不予報銷。（二）出差標準1.住宿標準：根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為不同的檔次，具體標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.交通標準：優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的交通方式，如火車、高鐵等。如需乘坐飛機，應提前申請并經(jīng)批準。交通費用按照實際發(fā)生額報銷，但不得超過公司規(guī)定的標準。3.餐飲補貼：根據(jù)出差天數(shù)給予相應的餐飲補貼，補貼標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。（三）出差報銷1.出差結(jié)束后，員工應在[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供出差申請表、發(fā)票、車票等相關憑證，并填寫費用報銷單。2.財務部門按照公司財務制度對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。對于超出標準的費用，原則上不予報銷，特殊情況需經(jīng)批準后方可報銷。九、考勤管理（一）工作時間公司實行[具體工作時間]工作制，員工應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退。（二）考勤方式1.采用打卡或指紋識別等考勤設備進行考勤記錄，員工每天上下班應按時打卡。2.因工作需要無法按時打卡的，應提前向部門負責人說明原因，并填寫未打卡說明單。（三）請假制度1.員工請假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。2.請假需提前填寫請假申請表，按照請假審批權限報相關領導批準。事假需提前[X]天申請，病假需提供醫(yī)院證明。3.請假期間的工資待遇按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。（四）考勤統(tǒng)計與公示1.行政部門每月定期對考勤記錄進行統(tǒng)計，核算員工的出勤情況。2.考勤結(jié)果經(jīng)部門負責人審核后在公司內(nèi)部進行公示，接受員工