童伴之家檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強童伴之家檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于童伴之家所有涉及的各類檔案，包括但不限于活動記錄檔案、兒童成長檔案、志愿者檔案、物資管理檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則童伴之家檔案實行集中統一管理，由專人負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規范化和標準化。2.真實準確原則檔案內容必須真實、準確地反映童伴之家的工作實際情況，不得虛構、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善童伴之家檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.負責向有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，按照規定辦理檔案查閱、借閱手續。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業務水平。（二）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和童伴之家檔案管理制度，熟悉檔案管理業務。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規范、有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全保護工作，定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。4.嚴格按照檔案查閱、借閱制度，辦理檔案查閱、借閱手續，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時催還檔案。5.積極參與檔案信息管理系統的建設和維護，錄入和更新檔案信息，確保檔案信息的準確性和完整性。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規定提供相關檔案資料。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的業務指導和監督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.活動記錄檔案包括童伴之家組織開展的各類活動計劃、方案、通知、簽到表、活動照片、視頻、總結報告等。2.兒童成長檔案涵蓋兒童基本信息、健康狀況、學習情況、心理發展、家庭情況等方面的記錄資料。3.志愿者檔案包含志愿者個人信息、服務申請、培訓記錄、服務記錄、考核評價等內容。4.物資管理檔案涉及物資采購計劃、采購合同、物資入庫單、出庫單、盤點記錄等資料。5.其他檔案與童伴之家工作相關的其他各類文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、齊全，字跡清晰，格式規范。3.對于電子文件，應確保其原始性、完整性和可讀性，并按照規定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質，將收集到的檔案資料進行分類，如活動記錄檔案可分為主題活動、日常活動等類別；兒童成長檔案可按照年齡段、檔案項目等進行分類。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規則，具有系統性和邏輯性。3.編目對每一份檔案資料進行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂對于紙質檔案資料，應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及童伴之家重大決策、重要活動、歷史沿革等具有長遠保存價值的檔案，應永久保管。2.定期保管其他檔案根據其重要程度和時效性，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（二）保管方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，對紙質檔案進行分類存放。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份存儲，并定期進行數據維護和更新，確保電子檔案的安全和可用。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現檔案損壞、丟失或變質等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源。4.對電子檔案應采取加密、備份等安全措施，防止電子檔案信息泄露、丟失或損壞。五、檔案的利用（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應在指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內容，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.檔案管理部門根據借閱申請，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、借閱期限、借閱人等信息。3.借閱人員應嚴格遵守檔案借閱期限，按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、摘錄或泄露檔案內容。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。（三）出具證明1.因工作需要，童伴之家可為有關單位或個人出具檔案證明。出具檔案證明應嚴格按照規定的程序進行，由檔案管理部門核實檔案信息后，填寫《檔案證明申請表》，經檔案管理部門負責人簽字同意后，加蓋童伴之家公章出具。2.檔案證明應內容真實、準確，不得弄虛作假。檔案管理部門應留存出具檔案證明的相關材料，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）銷毀1.經鑒定確需銷毀的檔案，應報童伴之家負責人批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.檔案銷毀完畢后，檔案管理部門應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式、監銷人等信息，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立童伴之家檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息化管理內容1.檔案數據錄入將紙質檔案和電子檔案中的相關信息錄入檔案信息管理系統，建立完整的檔案數據庫。2.檔案檢索查詢利用檔案信息管理系統的檢索功能，實現對檔案的快速查詢和檢索，提高檔案利用效率。3.檔案借閱管理通過檔案信息管理系統辦理檔案借閱手續，實現對檔案借閱情況的實時跟蹤和管理。4.檔案統計分析利用檔案信息管理系統對檔案數據進行統計分析，為童伴之家的工作決策提供數據支持。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息管理系統安全管理制度，加強對系統的安全防護，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發生。2.對檔案信息管理系統的用戶進行權限管理，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問權限，確保檔案信息的安全保密。