erp軟件管理制度一、總則（一）目的為了規范公司ERP軟件的使用與管理，確保ERP系統的穩定運行，提高公司信息化管理水平，促進業務流程的規范化、標準化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有使用ERP軟件的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP軟件的使用與管理應符合國家法律法規和相關政策要求。2.安全性原則：確保ERP系統的數據安全、網絡安全和信息安全，防止數據泄露、丟失和被非法篡改。3.規范性原則：規范ERP軟件的操作流程、數據錄入標準和系統維護要求，保證系統運行的穩定性和數據的準確性。4.效益性原則：充分發揮ERP軟件的功能，提高工作效率，降低運營成本，提升公司整體管理效益。二、職責分工（一）信息管理部門1.負責ERP軟件系統的整體規劃、選型、實施和升級工作。2.制定ERP系統的操作手冊、維護手冊等相關文檔，并定期進行更新。3.負責ERP系統的日常維護、故障排除和數據備份與恢復工作，確保系統的穩定運行。4.對ERP系統的使用情況進行監控和統計分析，及時發現并解決系統運行中出現的問題。5.負責對使用人員進行ERP系統的培訓和技術支持，提高使用人員的操作技能和系統應用水平。（二）各業務部門1.負責本部門ERP系統的日常操作和數據錄入工作，確保數據的準確、及時和完整。2.配合信息管理部門進行ERP系統的實施和升級工作，提供業務需求和相關數據。3.負責本部門ERP系統用戶賬號的管理，包括賬號的申請、變更和注銷等。4.對本部門使用ERP系統過程中發現的問題及時反饋給信息管理部門，并協助解決。（三）公司管理層1.負責審批ERP軟件的選型、實施和升級方案，確保項目符合公司發展戰略和業務需求。2.監督ERP軟件管理制度的執行情況，協調各部門之間的工作，保障ERP系統的順利運行。3.根據公司業務發展需要，對ERP系統的功能優化和拓展提出決策意見。三、系統操作管理（一）用戶賬號管理1.信息管理部門負責統一創建、分配和管理ERP系統的用戶賬號。各業務部門如需新增用戶賬號，應填寫《ERP系統用戶賬號申請表》，注明用戶名、所屬部門、崗位職責和權限要求等信息，提交給信息管理部門審批。2.用戶賬號的初始密碼由信息管理部門統一設置，并通知用戶及時修改。用戶應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應立即通知信息管理部門進行處理。3.員工離職或崗位變動時，所在部門應及時通知信息管理部門，信息管理部門在確認相關工作交接完成后，及時對該員工的ERP系統賬號進行停用或權限調整。（二）操作規范1.使用人員應嚴格按照ERP系統的操作手冊和相關規定進行操作，不得擅自更改系統設置和操作流程。2.在進行數據錄入時，應確保數據的準確性和完整性，錄入的數據應與原始憑證一致。對于必填項，必須如實填寫，不得為空。3.操作人員在操作過程中如發現系統出現異常情況，應立即停止操作，并及時通知信息管理部門進行處理。在問題未解決之前，不得繼續進行可能導致數據錯誤或系統故障的操作。4.禁止在ERP系統中進行與工作無關的操作，如玩游戲、瀏覽無關網頁等。嚴禁利用ERP系統進行違法違規活動。（三）數據備份與恢復1.信息管理部門應定期對ERP系統的數據進行備份，備份頻率根據數據重要性和變化情況確定，一般為每天或每周進行一次全量備份，每小時或每天進行一次增量備份。2.備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。備份數據應定期進行檢查和驗證，確保數據的可用性。3.在系統出現故障或數據丟失等情況下，信息管理部門應及時按照備份恢復流程進行數據恢復操作。恢復數據前，應進行數據完整性檢查，確保恢復的數據準確無誤。四、數據管理（一）數據錄入與審核1.各業務部門負責本部門相關業務數據的錄入工作，錄入人員應經過系統培訓，熟悉業務流程和數據錄入要求。2.數據錄入完成后，錄入人員應進行自查，確保數據的準確性和完整性。然后提交給本部門的數據審核人員進行審核。審核人員應認真核對數據，發現問題及時通知錄入人員進行修改。3.對于重要數據或涉及財務、業務關鍵環節的數據，應實行雙人錄入、交叉審核制度，確保數據的準確性和可靠性。（二）數據維護與更新1.信息管理部門負責定期對ERP系統的數據進行清理和維護，刪除無效數據和過期數據，確保數據庫的存儲空間合理利用和系統運行效率。2.各業務部門應根據業務發展和變化情況，及時更新本部門在ERP系統中的相關數據，保證數據的及時性和有效性。如涉及數據變更，應填寫《ERP系統數據變更申請表》，注明變更內容、原因和時間等信息，提交給信息管理部門審批后進行操作。3.在數據維護與更新過程中，應嚴格遵守數據備份與恢復的相關規定，防止數據丟失或損壞。（三）數據安全與保密1.公司應高度重視ERP系統數據的安全與保密工作，采取必要的技術和管理措施，防止數據泄露、篡改和丟失。2.信息管理部門應對ERP系統的安全防護進行定期檢查和評估，及時發現并修復安全漏洞。設置不同級別的用戶權限，嚴格限制對敏感數據的訪問。3.所有接觸ERP系統數據的人員均應簽訂保密協議，承諾對公司數據保密，不得擅自泄露給無關人員。如因工作需要查閱或使用數據，應按照規定的審批流程進行操作，并做好記錄。4.禁止在未經授權的情況下將ERP系統數據拷貝到外部存儲設備或通過網絡傳輸給外部人員。如因特殊情況需要進行數據共享或交換，應經過公司管理層審批，并采取相應的安全措施。五、系統維護與升級管理（一）系統日常維護1.信息管理部門應安排專人負責ERP系統的日常監控和維護工作，實時關注系統運行狀態，及時發現并處理系統出現的故障和問題。2.定期對系統服務器、網絡設備等硬件設施進行檢查和維護，確保其正常運行。對系統軟件進行日常巡檢，及時更新系統補丁，優化系統性能。3.建立系統維護日志，詳細記錄系統維護的時間、內容、處理結果等信息。維護日志應妥善保存，以備查詢和審計。（二）系統升級管理1.信息管理部門應根據ERP軟件供應商發布的升級通知和公司業務發展需求，制定系統升級計劃。升級計劃應包括升級內容、時間安排、風險評估和應對措施等。2.在系統升級前，信息管理部門應進行充分的測試，確保升級后的系統功能正常、數據準確。測試內容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等。3.系統升級過程中，信息管理部門應密切關注升級進度，及時處理出現的問題。升級完成后，應對系統進行全面的檢查和驗證，確保系統穩定運行。4.各業務部門應積極配合系統升級工作，在升級期間按照信息管理部門的要求調整工作安排，確保業務不受影響。升級完成后，應及時組織相關人員進行培訓，使其熟悉新系統的功能和操作方法。六、培訓與支持管理（一）培訓管理1.信息管理部門應根據公司員工的崗位需求和ERP系統應用水平，制定系統的培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間和培訓人員等。2.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式。培訓內容應涵蓋ERP系統的基本操作、業務流程應用、數據管理等方面。3.新員工入職時，應安排ERP系統基礎培訓，使其了解系統的基本功能和操作方法。對于涉及ERP系統應用的崗位變動人員，應進行針對性的培訓，確保其能夠勝任新崗位的工作。4.鼓勵員工自主學習ERP系統相關知識，信息管理部門應提供必要的學習資料和技術支持。定期組織ERP系統知識競賽或技能考核等活動，激發員工學習的積極性。（二）技術支持管理1.信息管理部門應設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時響應使用人員在ERP系統使用過程中遇到的問題。對于一般性問題，應通過電話或郵件等方式及時給予解答和指導。2.對于較為復雜的問題，信息管理部門應安排技術人員到現場進行處理。技術人員應在接到問題反饋后及時到達現場，盡快解決問題，并記錄問題處理情況。3.建立技術支持知識庫，將常見問題及解決方案、系統操作技巧等內容進行整理和存儲，方便使用人員查詢和學習。定期對知識庫進行更新和完善，確保其內容的準確性和實用性。七、考核與獎懲（一）考核內容1.對各業務部門ERP系統使用情況的考核內容包括數據錄入的準確性和及時性、系統操作的規范性、業務流程執行的有效性等。2.對信息管理部門的考核內容包括系統維護的及時性和質量、培訓工作的效果、技術支持的響應速度和解決問題的能力等。（二）考核方式1.定期考核：信息管理部門每月對各業務部門的ERP系統使用情況進行檢查和統計分析，并形成考核報告。每季度對各部門的考核情況進行匯總和排名。2.不定期抽查：公司管理層或相關部門可根據工作需要，不定期對ERP系統的使用情況進行抽查，發現問題及時進行記錄和反饋。（三）獎勵與懲罰1.對于在ERP系統使用與管理工作中表現優秀的部門