小超市采購管理制度一、總則1.目的為了規范小超市的采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證商品質量，降低采購成本，提高超市的經濟效益和競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于小超市所有采購活動，包括但不限于食品、日用品、文具、家居用品等各類商品的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策，確保采購行為合法合規。質量第一原則：優先采購質量可靠、符合國家標準和超市經營要求的商品，保障消費者權益。成本效益原則：在保證商品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責1.采購部門設置小超市設立采購部，負責超市所有商品的采購工作。采購部設采購經理一名，采購專員若干名，根據商品類別進行分工。2.采購經理職責制定采購計劃：根據超市的銷售情況、庫存狀況和市場需求，制定年度、季度和月度采購計劃。供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。采購談判：代表超市與供應商進行采購談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合超市利益。采購成本控制：監控采購成本，分析采購價格變動趨勢，采取有效措施降低采購成本。協調溝通：與超市內部各部門（如銷售部、倉儲部、財務部等）保持密切溝通，協調采購工作與其他部門工作的銜接。團隊管理：負責采購部團隊的建設和管理，培訓和指導采購專員的工作，提高團隊整體業務水平。3.采購專員職責執行采購任務：根據采購計劃，具體負責各類商品的采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、下單等。市場調研：關注市場動態，收集商品信息，分析市場價格走勢，為采購決策提供參考依據。供應商聯絡：與供應商保持日常聯系，跟進采購訂單的執行情況，及時解決采購過程中出現的問題。采購合同管理：協助采購經理簽訂采購合同，負責采購合同的執行、跟蹤和歸檔工作。庫存管理：配合倉儲部做好庫存管理工作，根據庫存情況及時調整采購計劃，避免庫存積壓或缺貨現象。數據分析：定期對采購數據進行統計和分析，評估采購績效，提出改進建議。三、采購流程1.采購申請部門需求：超市各部門（如銷售部、倉儲部等）根據銷售情況、庫存狀況和業務發展需要，填寫《采購申請表》，詳細說明所需商品的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。審核審批：《采購申請表》提交至采購部后，采購專員進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確。對于金額較大或重要的采購申請，需提交采購經理審核，經超市總經理審批后，方可進入采購流程。2.供應商選擇與評估供應商開發：采購專員通過多種渠道（如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等）收集潛在供應商信息，建立供應商數據庫。供應商篩選：根據超市的采購需求和供應商的基本情況，對潛在供應商進行篩選，確定符合要求的供應商名單。供應商評估：采購部組織相關人員（如采購經理、質量管理人員等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、價格水平、交貨期、售后服務等方面。供應商選擇：根據評估結果，選擇綜合實力較強、信譽良好的供應商作為合作伙伴，并與其簽訂合作協議。3.采購詢價與比價詢價：采購專員向選定的供應商發送詢價單，詳細說明所需商品的規格、數量、質量要求、交貨期等信息，要求供應商在規定時間內報價。比價：采購專員收集多家供應商的報價單，進行仔細比較和分析，評估各供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇性價比最高的供應商。議價：對于價格較高或有降價空間的商品，采購專員與供應商進行議價，爭取更優惠的采購價格。在議價過程中，采購專員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，維護超市的利益。4.采購合同簽訂合同起草：采購專員根據與供應商達成的采購條款，起草采購合同。采購合同應明確商品的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。合同審核：采購合同起草完成后，提交采購經理審核。采購經理重點審核合同條款是否符合超市利益，是否存在法律風險等。對于重大采購合同，還需提交超市法律顧問進行審核。合同簽訂：經審核無誤后，采購經理代表超市與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員負責將合同副本分發給相關部門（如倉儲部、財務部等），以便各部門做好相應的準備工作。5.采購訂單下達訂單生成：采購專員根據采購合同，在超市的采購管理系統中生成采購訂單。采購訂單應包含合同編號、供應商名稱、商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。訂單審核：采購訂單生成后，提交采購經理審核。采購經理主要審核訂單信息是否與采購合同一致，是否存在錯誤或遺漏等。訂單下達：經審核無誤后，采購專員將采購訂單發送給供應商，并要求供應商確認訂單收到。同時，采購專員應跟蹤訂單的執行情況，及時與供應商溝通，確保訂單按時、按質、按量完成。6.采購驗收到貨通知：在采購訂單規定的交貨期前，采購專員通知倉儲部做好收貨準備。當商品到貨時，供應商應提前通知采購專員，采購專員及時將到貨信息告知倉儲部。驗收準備：倉儲部根據采購訂單和相關標準，準備好驗收工具和場地，安排驗收人員。驗收人員應熟悉商品的驗收標準和方法，具備一定的質量檢驗知識和經驗。驗收實施：驗收人員按照驗收標準對到貨商品的數量、質量、規格等進行逐一核對和檢驗。對于食品、日用品等商品，還需檢查其生產日期、保質期、包裝標識等是否符合要求。在驗收過程中，如發現商品存在數量短缺、質量問題、規格不符等情況，驗收人員應及時做好記錄，并通知采購專員與供應商協商解決。驗收報告：驗收完成后，驗收人員填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收日期、供應商名稱、商品名稱、規格、數量、驗收結果等信息。《采購驗收報告》經驗收人員簽字確認后，提交給倉儲部負責人審核，審核通過后存檔備案。7.采購付款發票審核：采購專員收到供應商開具的發票后，對發票的真實性、合法性、準確性進行審核。審核內容包括發票的開票日期、發票號碼、購貨單位名稱、商品名稱、規格、數量、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同和實際采購情況一致。付款申請：采購專員根據審核無誤的發票和采購合同，填寫《采購付款申請表》，詳細說明付款金額、付款方式、付款日期等信息。《采購付款申請表》提交至采購經理審核，經超市財務部審核后，報超市總經理審批。付款執行：經審批通過后，財務部按照采購合同約定的付款方式和付款日期，辦理付款手續。付款完成后，財務部在《采購付款申請表》上加蓋“已付款”印章，并將相關憑證存檔備案。四、采購成本控制1.采購預算管理制定采購預算：采購部根據超市的年度經營計劃和財務預算，制定年度采購預算。年度采購預算應明確各類商品的采購金額、采購數量、采購時間等指標，并分解到季度和月度。預算執行監控：采購部定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取有效措施進行調整和糾正。如因市場變化等原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.采購價格控制市場調研：采購專員定期進行市場調研，了解商品的市場價格走勢和供應商的價格策略。通過收集市場信息、參加行業展會、與同行交流等方式，掌握市場動態，為采購價格談判提供參考依據。價格談判技巧：采購專員應不斷提高價格談判技巧，與供應商進行充分溝通和協商，爭取更優惠的采購價格。在談判過程中，采購專員應了解供應商的成本結構和利潤空間，合理運用談判策略，如批量采購、長期合作、付款方式等，降低采購成本。價格分析與比較：采購專員定期對采購價格進行分析和比較，評估不同供應商的價格水平和價格變動趨勢。通過建立價格檔案和價格預警機制，及時發現價格異常情況，并采取相應的措施進行處理。3.采購成本核算與分析成本核算：采購部定期對采購成本進行核算，包括采購商品的進價、運費、稅費、倉儲費、損耗費等各項費用。通過成本核算，準確掌握采購成本的構成和變化情況。成本分析：采購部對采購成本進行深入分析，找出影響采購成本的主要因素，如市場價格波動、供應商選擇、采購批量、采購時機等。針對分析結果，提出改進措施和建議，不斷優化采購成本。五、供應商管理1.供應商檔案建立基本信息收集：采購部對選定的供應商進行詳細調查，收集其基本信息，包括企業名稱、注冊地址、法定代表人、聯系方式、經營范圍、注冊資本等。資質文件審核：要求供應商提供相關資質文件，如營業執照副本、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、商標注冊證等，并對其進行審核。檔案內容整理：采購專員將收集到的供應商基本信息和資質文件進行整理，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本情況表、資質文件復印件、合作協議、采購訂單記錄、驗收報告、付款記錄等內容。2.供應商考核評價考核指標設定：采購部制定供應商考核評價指標體系，包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。考核指標應明確、具體、可量化，并根據超市的實際情況和采購需求進行調整。考核周期：采購部定期對供應商進行考核評價，考核周期一般為季度或年度。考核方式：采購部通過多種方式對供應商進行考核評價，如數據分析、實地考察、問卷調查、客戶反饋等。考核結束后，采購專員填寫《供應商考核評價表》，對供應商的各項指標進行評分，并提出綜合評價意見。考核結果應用：采購部根據供應商考核評價結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量、價格優惠等獎勵；對于考核不合格的供應商，發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部有權終止合作關系。3.供應商關系維護定期溝通：采購專員定期與供應商進行溝通，了解其生產經營情況、產品質量狀況、市場動態等信息，及時解決合作過程中出現的問題。同時，向供應商反饋超市的采購需求和意見建議，加強雙方的合作與交流。合作培訓：采購部根據需要，組織供應商參加相關培訓，如質量控制培訓、物流配送培訓、售后服務培訓等，幫助供應商提高管理水平和服務質量，共同提升合作效果。合作活動：采購部與供應商開展各種合作活動，如供應商大會、聯合促銷、新品推廣等，增強雙方的合作粘性和互動性，促進長期穩定的合作關系。六、采購風險管理1.風險識別與評估風險識別：采購部對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。風險評估：采購部對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態，加強市場調研和分析，及時掌握市場價格波動、供求關系變化等信息。通過與供應商簽訂價格調整條款、建立庫存預警機制、優化采購計劃等方式，降低市場風險對采購成本和商品供應的影響。質量風險應對：嚴格供應商選擇和評估程序，確保所采購商品的質量符合國家標準和超市經營要求。加強采購驗收環節的管理，增加抽檢頻次和檢驗項目，及時發現和處理質量問題。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償方式，如出現質量問題，要求供應商承擔相應的責任。供應商風險應對：建立供應商備份機制，對于關鍵供應商，尋找多家備選供應商，以降低因供應商原因導致的供應中斷風險。加強供應商管理和考核評價，及時發現和解決供應商存在的問題，確保供應商的穩定性和可靠性。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格合同起草、審核、簽訂、執行等環節的控制。在合同中明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款，確保合同的合法性和有效性。定期對采購合同進行審查和清理，及時發現和糾正合同執行過程中存在的問題。法律風險應對：采購部加強法律法規學習，提高法律意識，確保采購活動合法合規。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規和相關政策，避免因違法違規行為導致的法律風險。對于重大采購項目，咨詢超市法律顧問的意見，確保采購決策和合同簽訂符合法律要求。七、監督與檢查1.內部監督審計部門監督：超市審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。審計部門有權調閱采購相關文件和資料，對采購人員進行詢問和調查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務部門監督：財務部門對采購付款進行審核監督，檢查付款憑證是否齊全、付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定等。財務部門有權對采購成本進行核算和分析，提出成本控制建議，確保采購資金的合理使用。采購部內部監督：采購部建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾。采購經理對采購專員的工作進行監督和指導，發現問題及時糾正。采購專員之間相互監督，確保采購工作的公正、透明。2.外部監督供應商監督：鼓勵供應商對采購活動進行監督，如發現采購人員存在違規行為或損害供應