監理單位公文管理制度一、總則（一）目的為加強本監理單位公文管理，確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質量，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監理單位內部各部門、各項目監理組之間公文的起草、審核、審批、印發、傳遞、歸檔、保管等處理工作。（三）基本原則1.準確規范原則公文的內容和格式應符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定，確保表述準確、邏輯嚴謹、格式規范。2.及時高效原則公文處理應及時、快捷，注重時效性，提高工作效率，確保公文傳遞和辦理不延誤。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的保密管理，防止公文泄露，確保公文信息安全。4.精簡實用原則公文應精簡內容，突出重點，注重實用性，避免冗長繁瑣，切實提高公文質量和效用。二、公文種類（一）決議適用于監理單位會議討論通過并要求貫徹執行的重要決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發布、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級單位的詢問。（十一）請示適用于向上級單位請求指示、批準。（十二）批復適用于答復下級單位請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般要求公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。（二）各要素具體規定1.份號公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。5.發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。6.簽發人上行文應當標注簽發人姓名。7.標題由發文機關名稱、事由和文種組成。8.主送機關公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。9.正文公文的主體，用來表述公文的內容。10.附件說明公文附件的順序號和名稱。11.發文機關署名署發文機關全稱或者規范化簡稱。12.成文日期署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。13.印章公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注公文印發傳達范圍等需要說明的事項。15.附件公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。17.印發機關和印發日期公文的送印機關和送印日期。18.頁碼公文頁數順序號。四、行文規則（一）一般規則1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。3.向上級單位行文，應當遵循以下規則：原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上級單位報送公文。受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。4.向下級單位行文，應當遵循以下規則：主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應當責令其糾正或者撤銷。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。5.同級單位之間行文，應當遵循以下規則：同級單位之間需要協商解決的事項，應當直接行文，不得通過上級單位轉發。同級單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項，應當使用函。（二）聯合行文規則1.同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文。2.政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文。3.政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文。4.政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。五、公文起草（一）基本要求1.公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。3.涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。（二）起草流程1.明確發文主旨根據工作需要，確定公文的主題、目的、內容要點等。2.收集資料圍繞發文主旨，收集相關的政策法規、工作情況、數據資料等。3.擬定提綱根據發文主旨和收集的資料，擬定公文的框架結構和內容要點。4.撰寫初稿按照提綱進行公文的具體撰寫，注意語言表達、邏輯結構等。5.審核修改初稿完成后，由起草人進行自我審核，然后交部門負責人或相關人員進行審核修改，確保公文質量。六、公文審核（一）審核內容1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。2.內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文單位意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核流程1.初審公文起草完成后，先由起草部門進行初審，檢查公文的格式、內容等是否符合要求。2.部門負責人審核初審通過后，交部門負責人進行審核，重點審核公文的內容是否準確、可行，是否符合部門職責等。3.綜合部門審核部門負責人審核通過后，交綜合部門進行審核，綜合部門從公文的整體格式、行文規范等方面進行審核。4.分管領導審核綜合部門審核通過后，報分管領導進行審核，分管領導對公文的內容和形式進行全面把關。5.主要領導審批分管領導審核通過后，報主要領導進行審批，主要領導對公文的最終定稿進行審定。七、公文審批（一）審批權限1.一般性公文由部門負責人審核后，報分管領導審批。2.重要公文由部門負責人審核、綜合部門審核后，報分管領導審核，最后由主要領導審批。3.涉及多個部門的聯合公文，需經各部門負責人會簽后，按上述審批權限進行審批。（二）審批流程公文經審核后，由專人將公文呈送相應領導審批。領導審批時，應簽署明確意見，如“同意印發”“修改后印發”等，并注明審批日期和簽名。八、公文印發（一）格式調整經審批后的公文，由綜合部門按照公文格式要求進行最后的格式調整，確保公文格式規范統一。（二）編號登記對印發的公文進行編號登記，記錄公文的文號、標題、印發日期、印發份數等信息，便于公文的管理和查詢。（三）印刷分發根據公文的印發份數，安排印刷，并及時將公文分發給主送機關、抄送機關等相關單位。九、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質公文通過專人送達、機要交通、郵政特快專遞等方式進行傳遞。2.電子公文通過內部辦公系統、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.嚴格按照公文的緊急程度和規定的傳遞方式進行傳遞，確保公文及時、準確送達。2.傳遞紙質公文時，要注意做好公文的封裝、交接等工作，防止公文丟失、損壞。3.傳遞電子公文時，要確保公文的安全性，防止信息泄露。十、公文歸檔（一）歸檔范圍本監理單位形成的具有保存價值的公文，包括收文、發文、內部文件等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應當及時將公文定稿、正本和有關材料整理歸檔。2.歸檔的公文應當齊全完整，符合檔案管理的要求。3.電子公文歸檔時，應當確保電子公文的真實性、完整性和可讀性，并按照檔案管理的要求進行存儲和管理。（三）歸檔流程1.整理分類承辦部門對辦理完畢的公文進行整理，按照公文的種類、年份、月份等進行分類。2.裝訂編目對整理好的公文進行裝訂，并編制檔案目錄，注明公文的編號、標題、日期等信息。3.移交歸檔承辦部門將裝訂編目的公文移交至單位檔案管理部門進行歸檔保存。十一、公文保管（一）保管方式1.紙質公文存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的要求進行分類存放，便于查找和利用。2.電子公文存儲在單位的電子檔案管理系統中，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管期限公文的保管期限根據其重要程度、