中億豐資料管理制度一、總則（一）目的為加強中億豐公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中億豐公司各部門、各項目組及全體員工在工作中涉及的各類資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)歸口管理。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的資料嚴(yán)格保密。4.及時更新原則：資料應(yīng)及時更新，確保其時效性和準(zhǔn)確性。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、賬目、憑證、預(yù)算等。4.業(yè)務(wù)合同類：與客戶簽訂的各類合同、協(xié)議等。5.項目資料類：項目策劃書、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。6.技術(shù)資料類：技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.市場資料類：市場調(diào)研報告、市場推廣方案、客戶信息等。（二）編號規(guī)則為便于資料的管理和查找，對各類資料進(jìn)行編號。編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式，具體如下：1.行政文件類：XZ+年份+順序號，如XZ2023001。2.人事檔案類：RS+年份+順序號，如RS2023002。3.財務(wù)資料類：CW+年份+順序號，如CW2023003。4.業(yè)務(wù)合同類：HT+年份+順序號，如HT2023004。5.項目資料類：XM+年份+順序號，如XM2023005。6.技術(shù)資料類：JS+年份+順序號，如JS2023006。7.市場資料類：SC+年份+順序號，如SC2023007。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)資料的整理和報送。2.項目組負(fù)責(zé)項目相關(guān)資料的收集、整理和歸檔，在項目結(jié)束后及時將資料移交公司資料管理部門。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)及時、完整，確保不漏收重要資料。2.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得弄虛作假。3.對收集的資料進(jìn)行初步審核，確保資料符合要求。（三）整理要求1.資料管理部門對收集的資料進(jìn)行分類整理，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對資料進(jìn)行裝訂、編目，編制資料目錄清單，便于查找和使用。3.對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立電子資料索引，確保電子資料的安全和可訪問性。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照分類文件夾進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。（二）保管要求1.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.對重要資料應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保資料的安全。3.定期對資料進(jìn)行盤點，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、資料借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要資料需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司資料，需持單位介紹信或相關(guān)證明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱期限1.一般資料借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播。2.借閱人在使用資料過程中應(yīng)注意保護(hù)資料的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。3.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時歸還資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計劃、市場信息等資料。3.員工個人隱私信息，如工資待遇、績效考核結(jié)果等。（二）保密措施1.對保密資料進(jìn)行標(biāo)識，明確保密等級。2.與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對保密資料的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密、訪問控制等安全措施。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密監(jiān)督1.公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對公司保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值。2.資料因損壞、丟失等原因無法使用，且無備份。3.公司決定不再使用的資料。（二）銷毀程序1.由資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對涉及公司機密的資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。八、資料信息化管理（一）建立資料管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化管理。2.資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高資料管理效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際資料一致。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強資料管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、資料管理考核（一）考核內(nèi)容1.資料收集的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。2.資料整理的規(guī)范性和質(zhì)量。3.資料存儲與保管的安全性和規(guī)范性。4.資料借閱與使用的合規(guī)性。5.資料保密制度的執(zhí)行情況。6.資料信息化管理的水平。（二）考核方式1.定期考核與不定期抽查相結(jié)合。2.考核采用評分制，滿分為[X]分。3.根據(jù)考核結(jié)果