廣告印務部管理制度一、總則（一）目的為了加強廣告印務部的管理，規范部門工作流程，提高工作效率和質量，確保廣告印務業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告印務部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和公司各項規章制度。2.以客戶為中心，提供優質、高效、及時的服務。3.注重團隊協作，共同完成部門目標。4.持續改進，不斷提升工作水平和業務能力。二、部門職責（一）業務承接1.負責與客戶溝通，了解客戶需求，準確把握客戶意圖，為客戶提供專業的廣告印務解決方案。2.對客戶訂單進行評估，確保訂單的可行性和盈利性。3.簽訂業務合同，明確雙方權利義務，確保合同的合法性和有效性。（二）設計制作1.根據客戶需求和業務要求，組織設計團隊進行廣告印務的創意設計和制作。2.對設計方案進行審核，確保設計質量符合客戶要求和公司標準。3.與客戶溝通設計方案，根據客戶意見進行修改和完善，直至客戶滿意。（三）印刷生產1.根據設計制作完成的稿件，安排印刷生產計劃，確保印刷任務按時完成。2.負責印刷設備的日常維護和保養，確保設備正常運行，保證印刷質量。3.對印刷過程進行監控，及時處理印刷過程中出現的問題，確保印刷產品質量合格。（四）質量控制1.建立健全質量控制體系，制定質量標準和檢驗流程。2.對廣告印務產品進行全過程質量檢驗，確保產品質量符合客戶要求和公司標準。3.對檢驗不合格的產品，及時進行返工處理，直至產品質量合格。（五）物流配送1.根據客戶要求，安排廣告印務產品的物流配送，確保產品按時、安全送達客戶手中。2.負責物流運輸過程中的貨物跟蹤和信息反饋，及時處理物流運輸過程中出現的問題。（六）客戶服務1.建立客戶服務檔案，及時記錄客戶需求和反饋信息。2.定期回訪客戶，了解客戶對廣告印務產品和服務的滿意度，及時處理客戶投訴和建議。3.不斷改進客戶服務工作，提高客戶滿意度和忠誠度。三、工作流程（一）業務承接流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務業務，業務人員應熱情接待，詳細了解客戶需求。2.需求分析：業務人員對客戶需求進行分析，判斷是否屬于本部門業務范圍，如不屬于，應及時告知客戶并提供相關建議。3.方案制定：根據客戶需求，業務人員組織設計團隊制定廣告印務解決方案，包括設計思路、制作工藝、價格預算等，并向客戶進行詳細介紹。4.合同簽訂：客戶對方案滿意后，業務人員與客戶簽訂業務合同，明確雙方權利義務、工作內容、交付時間、價格等條款。5.訂單下達：業務人員將簽訂好的合同提交給部門負責人審核，審核通過后下達訂單至相關崗位，安排后續工作。（二）設計制作流程1.任務分配：設計團隊負責人根據訂單要求，將設計任務分配給具體的設計人員。2.創意設計：設計人員根據客戶需求和業務要求，進行廣告印務的創意設計，形成初步設計方案。3.內部審核：設計人員完成初步設計方案后，提交給團隊負責人進行內部審核，審核內容包括設計思路、表現形式、色彩搭配、文字內容等是否符合客戶要求和公司標準。4.修改完善：根據內部審核意見，設計人員對設計方案進行修改完善，直至團隊負責人審核通過。5.客戶溝通：設計團隊負責人將審核通過的設計方案提交給業務人員，業務人員與客戶進行溝通，向客戶展示設計方案，并根據客戶意見進行修改，直至客戶滿意。6.定稿確認：客戶對設計方案滿意后，業務人員與客戶簽訂設計方案定稿確認書，作為后續印刷生產的依據。（三）印刷生產流程1.生產計劃安排：根據設計方案定稿確認書和客戶交付時間要求，生產主管制定印刷生產計劃，明確印刷任務、印刷工藝、印刷數量、交付時間等，并安排相應的生產人員和設備。2.物料準備：生產人員根據印刷生產計劃，準備所需的印刷材料和輔料，如紙張、油墨、版材等，并確保物料質量符合要求。3.印前準備：生產人員對印刷設備進行調試和維護，確保設備正常運行。同時，根據設計文件制作印刷版，進行印前檢查，確保印刷版質量合格。4.印刷生產：印刷人員按照印刷生產計劃和操作規程進行印刷生產，嚴格控制印刷質量，確保印刷產品符合設計要求和質量標準。5.質量檢驗：印刷完成后，質量檢驗人員對印刷產品進行質量檢驗，檢驗內容包括外觀質量、顏色偏差、套印精度、文字清晰度等。對檢驗不合格的產品，及時進行返工處理，直至產品質量合格。6.成品包裝：質量檢驗合格的印刷產品，由包裝人員進行成品包裝，確保產品在運輸過程中不受損壞。7.入庫存儲：包裝好的印刷產品入庫存儲，等待物流配送。（四）物流配送流程1.訂單接收：物流人員接收業務人員下達的物流配送訂單，明確客戶收貨地址、聯系電話、產品名稱、數量等信息。2.貨物分揀：物流人員根據訂單信息，對庫存的印刷產品進行分揀，確保所發貨物與訂單一致。3.包裝加固：對分揀好的貨物進行再次包裝加固，防止貨物在運輸過程中受損。4.運輸安排：根據客戶要求和貨物數量，選擇合適的運輸方式，如快遞、物流專線等，并安排運輸車輛或物流公司進行運輸。5.貨物跟蹤：物流人員對運輸過程進行貨物跟蹤，及時了解貨物運輸狀態，確保貨物按時、安全送達客戶手中。6.送貨簽收：貨物送達客戶后，物流人員與客戶進行送貨簽收，要求客戶在送貨單上簽字確認。如客戶發現貨物有損壞或數量不符等問題，物流人員應及時與客戶溝通，并協助客戶解決問題。7.信息反饋：物流人員將送貨簽收情況及時反饋給業務人員，業務人員將相關信息錄入客戶服務檔案。（五）客戶服務流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務業務，客戶服務人員應熱情接待，詳細了解客戶需求，并及時回復客戶。2.需求記錄：客戶服務人員將客戶咨詢內容進行詳細記錄，包括客戶基本信息、需求內容、咨詢時間等，并錄入客戶服務檔案。3.問題解答：客戶服務人員根據客戶咨詢內容，及時解答客戶疑問。如無法當場解答，應告知客戶會在規定時間內給予答復，并及時與相關部門或人員溝通，獲取準確信息后回復客戶。4.訂單跟蹤：客戶服務人員對客戶訂單進行跟蹤，及時了解訂單執行情況，如設計制作進度、印刷生產進度、物流配送進度等，并將相關信息及時反饋給客戶。5.客戶反饋處理：客戶對廣告印務產品和服務提出反饋意見或投訴時，客戶服務人員應認真傾聽客戶意見，記錄客戶反饋內容，并及時協調相關部門或人員進行處理。處理結果應及時反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。6.定期回訪：客戶服務人員定期對客戶進行回訪，了解客戶對廣告印務產品和服務的滿意度，收集客戶意見和建議，不斷改進客戶服務工作。四、人員管理（一）招聘與錄用1.根據部門業務發展需要，制定招聘計劃，明確招聘崗位、招聘人數、任職要求等。2.通過多種渠道發布招聘信息，如招聘網站、社交媒體、校園招聘、人才市場等，吸引符合條件的人員應聘。3.對應聘人員進行簡歷篩選、面試、筆試、背景調查等環節，確定錄用人員。4.辦理錄用手續，簽訂勞動合同，明確雙方權利義務。（二）培訓與發展1.制定部門培訓計劃，根據員工崗位需求和業務發展需要，定期組織內部培訓和外部培訓，提升員工業務能力和綜合素質。2.內部培訓包括業務知識培訓、技能培訓、溝通技巧培訓、團隊協作培訓等；外部培訓根據實際情況參加行業研討會、專業課程培訓等。3.鼓勵員工自主學習和自我提升，對取得相關職業資格證書或在工作中有突出表現的員工給予一定的獎勵。4.建立員工培訓檔案，記錄員工培訓情況和學習成果，為員工職業發展提供參考依據。（三）績效考核1.建立科學合理的績效考核體系，明確考核指標、考核標準、考核周期等。2.績效考核指標包括工作業績、工作能力、工作態度等方面，具體指標根據不同崗位特點進行設定。3.考核周期為月度考核和年度考核相結合，月度考核主要對員工當月工作表現進行評價，年度考核綜合全年工作表現進行評價。4.績效考核結果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極工作，提高工作績效。（四）薪酬福利1.制定合理的薪酬體系，根據員工崗位、工作業績、工作能力等因素確定薪酬水平。2.薪酬結構包括基本工資、績效工資、獎金等部分，基本工資根據崗位等級確定，績效工資與績效考核結果掛鉤，獎金根據部門業績和個人貢獻發放。3.按照國家法律法規和公司規定，為員工繳納社會保險、住房公積金等福利。4.提供其他福利，如帶薪年假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假等法定假期，節日福利、生日福利、定期體檢等。（五）考勤管理1.嚴格執行公司考勤制度，員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請假應提前按照規定程序辦理請假手續，經批準后方可休假。請假分為病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等，不同類型的請假有相應的審批流程和規定。3.部門負責人負責對本部門員工的考勤情況進行監督和管理，每月按時將考勤情況報送給人力資源部門。4.對遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照公司規定進行相應的處罰。五、財務管理（一）預算管理1.根據部門業務發展計劃和工作目標，制定年度預算計劃，包括收入預算、成本預算、費用預算等。2.預算編制應遵循實事求是、科學合理、統籌兼顧的原則，確保預算的準確性和可執行性。3.年度預算計劃經公司審批后，嚴格按照預算執行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整預算，應按照規定程序進行申請和審批。（二）成本控制1.加強成本意識，嚴格控制各項成本費用支出，降低運營成本。2.對印刷材料、輔料、設備維護、辦公用品等成本費用進行精細化管理，優化采購流程，降低采購成本。3.合理安排生產計劃，提高生產效率，減少浪費，降低生產成本。（三）費用報銷1.員工因工作需要發生的費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。2.費用報銷應提供真實、合法、有效的票據，并填寫完整的報銷單，經部門負責人審核、財務部門審批后報銷。3.嚴格控制費用報銷標準，不得超標準報銷費用。對不符合報銷規定的費用，財務部門有權拒絕報銷。（四）應收賬款管理1.業務人員負責客戶應收賬款的催收工作，及時與客戶溝通，確保應收賬款按時收回。2.建立應收賬款臺賬，詳細記錄客戶應收賬款的發生時間、金額、還款情況等信息，定期對應收賬款進行清理和分析。3.對逾期未收回的應收賬款，應及時采取措施進行催收，如發送催款函、電話催收、上門催收等。如仍無法收回，應及時報告部門負責人和公司領導，并按照相關規定進行處理。六、設備與物料管理（一）設備管理1.建立印刷設備臺賬，詳細記錄設備名稱、型號、購置時間、使用部門、維護保養記錄等信息。2.制定設備操作規程和維護保養計劃，定期對設備進行維護保養，確保設備正常運行。3.設備操作人員應經過專業培訓，熟悉設備操作規程，嚴格按照操作規程操作設備。4.對設備故障應及時進行維修，維修記錄應詳細填寫，包括故障現象、維修時間、維修人員、維修費用等信息。5.定期對設備進行檢查和評估，根據設備使用情況和技術發展，及時更新設備，提高設備性能和生產效率。（二）物料管理1.建立物料臺賬，詳細記錄物料名稱、規格、型號、數量、采購時間、入庫時間、領用情況等信息。2.制定物料采購計劃，根據業務需求和庫存情況，合理采購物料，確保物料供應及時、充足。3.物料采購應選擇合格供應商，簽訂采購合同，明確雙方權利義務，確保物料質量符合要求。4.物料入庫時應進行嚴格檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續。物料存儲應分類存放，做好防潮、防火、防盜等措施。5.物料領用應填寫領料單，經部門負責人審批后領取。領用物料應按照規定用途使用，不得隨意浪費。6.定期對物料進行盤點，確保賬實相符。對盤盈、盤虧的物料應及時查明原因，按照規定進行處理。七、安全與保密管理（一）安全管理1.建立健全安全管理制度，加強安全教育培訓，提高員工安全意識。2.對印刷生產過程中的安全隱患進行定期排查和整改，確保生產環境安全。3.加強對印刷設備、電氣設備、消防設施等的安全管理，定期進行檢查和維護，確保設備正常運行，消防設施完好有效。4.制定安全應急預案，如火災應急預案、設備故障應急預案等，定期組織演練，提高應對突發事件的能力。（二）保密管理1.加強保密意識教育，提高員工保密意識，確保公司商業秘密和客戶信息安全。2.明確保密范圍，包括客戶資料、設計文件、業務合同、財務信息等。