線下物料規范管理制度一、總則（一）目的為加強公司線下物料的管理，規范物料的使用流程，確保物料的合理利用，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及線下物料的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、行政部、財務部等。（三）定義1.線下物料：指公司用于線下宣傳、推廣、活動等相關事務的各類物品，如海報、宣傳單頁、禮品、展示道具等。2.物料申請：指公司內部各部門根據工作需要，向相關管理部門提交的關于線下物料制作、采購、使用等方面的申請。3.物料管理：包括物料的預算編制、采購、庫存管理、發放、使用、回收及盤點等一系列工作。二、職責分工（一）市場部1.根據公司業務需求，制定線下物料的宣傳推廣計劃，并負責相關物料的創意設計。2.提交物料制作申請，明確物料的規格、數量、用途、制作要求等詳細信息。3.跟蹤物料制作進度，確保物料按時、按質完成。4.負責物料在宣傳推廣活動中的投放、使用及效果評估。（二）銷售部1.根據銷售業務需要，提出線下物料的使用需求，如產品宣傳單頁、促銷禮品等。2.協助市場部進行物料的創意設計，提供銷售相關的信息和建議。3.負責物料在銷售活動中的發放、使用及反饋收集。（三）行政部1.負責線下物料的采購工作，選擇合適的供應商，確保物料的質量和供應及時性。2.建立物料庫存管理制度，對物料進行分類存放、標識管理，定期進行盤點，保證賬物相符。3.根據物料申請，及時發放物料，并做好發放記錄。4.負責物料的回收、保管及報廢處理等工作。（四）財務部1.負責線下物料費用的預算審核及成本控制。2.對物料采購、制作等費用進行核算、報銷及賬務處理。（五）其他部門1.根據本部門業務活動需要，合理使用線下物料，并配合相關部門做好物料的管理工作。2.及時反饋物料在使用過程中出現的問題，提出改進建議。三、物料預算管理（一）預算編制1.各部門應在每年年底根據下一年度的業務計劃，制定本部門的線下物料預算草案，并提交至行政部。2.行政部匯總各部門的預算草案，結合公司整體戰略目標和市場情況，進行綜合平衡和調整，編制公司年度線下物料預算總表，報財務部審核。3.財務部根據公司財務狀況和資金安排，對預算總表進行審核，提出修改意見，經公司管理層審批后確定最終預算。（二）預算執行1.各部門應嚴格按照批準的預算執行，控制物料費用支出。如遇特殊情況需要調整預算，應提前向行政部提出書面申請，說明調整原因及金額，經行政部審核、財務部復核，報公司管理層批準后執行。2.行政部應定期對各部門的預算執行情況進行檢查和分析，及時發現問題并采取措施加以解決，確保預算的有效執行。（三）預算調整1.在預算執行過程中，如因市場變化、業務拓展、政策調整等原因導致原預算無法滿足實際需求時，可進行預算調整。2.預算調整應遵循必要性、合理性、可行性原則，由申請部門填寫《線下物料預算調整申請表》，詳細說明調整理由、調整金額及調整后的預算安排，按預算編制審批流程進行審批。四、物料采購管理（一）供應商選擇1.行政部負責建立線下物料供應商信息庫，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，收集供應商資料，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商納入信息庫。2.定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩定性和優質性。（二）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《線下物料采購申請表》，詳細注明物料名稱、規格、數量、用途、預計到貨日期等信息，并提交至行政部。2.行政部對采購申請進行審核，審核內容包括申請的合理性、必要性、與預算的匹配性等。如申請不符合要求，應退回申請部門并說明原因。（三）采購實施1.行政部根據審核通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大或重要的物料采購，應采用招標、詢價、比價等方式，確保采購價格合理、質量可靠。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。3.跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物料按時、按質、按量到貨。如遇問題導致交貨延遲或質量不符等情況，應及時采取措施解決，并追究供應商的責任。（四）采購驗收1.物料到貨后，行政部應組織相關部門進行驗收。驗收內容包括物料的數量、規格、質量、外觀等是否與采購合同一致。2.對于驗收合格的物料，填寫《線下物料驗收單》，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物料，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等，并做好記錄。五、物料庫存管理（一）庫存分類1.行政部根據物料的性質、用途、使用頻率等因素，對線下物料進行分類管理，如宣傳類物料、促銷類物料、辦公類物料等。2.為每類物料設置唯一的編碼，便于識別和管理。（二）庫存存放1.設立專門的物料倉庫，按照物料類別和編碼進行分區存放，確保物料擺放整齊、有序，便于查找和盤點。2.對易燃易爆、易腐蝕等特殊物料，應設置專門的存放區域，并采取相應的安全防護措施。（三）庫存盤點1.行政部定期對物料庫存進行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時應確保賬物相符，如發現賬物不符，應及時查明原因并進行調整。2.編制《線下物料盤點表》，詳細記錄物料的名稱、規格、數量、實際庫存、賬面庫存等信息。盤點結束后，將盤點表提交至財務部進行核對。3.對于盤盈、盤虧的物料，應填寫《線下物料盤盈盤虧處理申請表》，說明原因及處理意見，經行政部審核、財務部復核，報公司管理層批準后進行賬務處理。（四）庫存預警1.行政部根據物料的使用頻率、采購周期等因素，設定各類物料的庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，及時發出預警通知，提醒相關部門進行采購申請。2.定期對庫存預警機制進行評估和調整，確保預警線的合理性和有效性。六、物料發放管理（一）發放流程1.各部門根據工作需要，填寫《線下物料領用申請表》，經部門負責人審批后提交至行政部。2.行政部審核領用申請，確認申請的合理性和物料庫存情況。如申請符合要求，根據庫存情況發放物料，并在《線下物料領用登記表》上記錄領用部門、物料名稱、規格、數量、領用日期、領用人等信息。3.領用人憑《線下物料領用申請表》和《線下物料領用登記表》到倉庫領取物料，倉庫管理人員核對無誤后發放物料，并要求領用人簽字確認。（二）發放原則1.按需發放原則：根據各部門的實際工作需求，合理發放物料，避免浪費。2.限額發放原則：對于部分重要或稀缺的物料，實行限額發放制度，嚴格控制發放數量。3.以舊換新原則：對于可回收利用的物料，如禮品包裝盒、宣傳冊等，實行以舊換新制度，鼓勵節約資源。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時領用物料，領用人可先口頭向行政部申請，經同意后先領取物料，但需在事后及時補辦領用手續。2.對于跨部門使用的物料，由使用部門共同協商填寫領用申請，明確物料的使用分配情況，并按審批流程進行審批。七、物料使用管理（一）使用規范1.各部門應按照物料的用途和設計要求合理使用線下物料，不得擅自改變物料的用途或挪作他用。2.在物料使用過程中，應注意保護物料的完整性和美觀性，避免損壞、丟失等情況發生。如因使用不當導致物料損壞或丟失，應及時向行政部報告，并按規定進行賠償。3.對于有有效期限制的物料，應在有效期內使用，確保物料的質量和效果。（二）使用記錄1.各部門在物料使用后，應及時填寫《線下物料使用記錄單》，詳細記錄物料的使用時間、地點、活動名稱、使用數量、使用效果等信息。2.《線下物料使用記錄單》應定期提交至行政部存檔，作為物料使用情況統計和分析的依據。（三）效果評估1.市場部、銷售部等相關部門應在物料使用后，及時對物料的使用效果進行評估，如宣傳推廣活動的曝光量、參與人數、銷售額增長情況等，或銷售物料對銷售業績的提升作用等。2.根據效果評估結果，總結經驗教訓，為后續物料的制作、使用提供參考和改進建議。八、物料回收管理（一）回收范圍1.活動結束后，對于可回收利用的線下物料，如宣傳海報、宣傳單頁、展示道具等，應及時進行回收。2.各部門在物料使用完畢后，應將剩余物料或可回收部分交回行政部倉庫。（二）回收流程1.活動負責人或使用部門在活動結束后，組織人員對可回收物料進行清理和整理，填寫《線下物料回收清單》，注明物料名稱、規格、數量等信息。2.將回收的物料交至行政部倉庫，倉庫管理人員核對回收清單與實物無誤后，辦理入庫手續。（三）回收處理1.行政部對回收的物料進行分類整理，對于可再次使用的物料，進行妥善保管，以備后續使用；對于無法使用或損壞嚴重的物料，按照公司相關規定進行報廢處理。2.定期對回收物料的處理情況進行統計和分析，評估回收工作的效果，不斷優化回收管理流程。九、物料報廢管理（一）報廢條件1.物料因損壞、過期、變質等原因無法正常使用的，可申請報廢。2.由于業務調整、產品更新換代等原因，導致原物料不再使用且無其他用途的，可申請報廢。（二）報廢申請1.使用部門填寫《線下物料報廢申請表》，詳細說明物料報廢的原因、名稱、規格、數量等信息，并提交至行政部。2.行政部對報廢申請進行審核，核實物料的實際情況。如申請符合報廢條件，組織相關人員進行鑒定和審批。（三）報廢審批1.對于價值較低的物料報廢申請，由行政部負責人審批；對于價值較高的物料報廢申請，需報公司管理層審批。2.審批通過后，行政部負責對報廢物料進行處理，如變賣、銷毀等，并做好記錄。十、監督與考核（一）監督檢查1.行政部定期對各部門的線下物料管理情況進行監督檢查，包括物料的采購、庫存、發放、使用、回收等環節。2.檢查方式包括現場查看、資料查閱、數據統計分析等，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立線下物料管理考核評價機制，對各部門的物料管理工作進行量化考核。考核指標包括預算執行情況、采購成本控制、庫存管理水平、物料使用效果、回收利