電子辦公設備管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子辦公設備的管理，確保設備的正常使用，提高工作效率，降低使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有電子辦公設備的采購、使用、維護、報廢等管理活動。電子辦公設備包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、電話等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司對電子辦公設備實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一維護的管理方式。2.合理配置原則：根據工作實際需求，合理配置電子辦公設備，避免資源浪費。3.高效使用原則：鼓勵員工充分利用電子辦公設備，提高工作效率，同時確保設備的安全與正常運行。4.節約成本原則：在滿足工作需要的前提下，盡量降低電子辦公設備的采購、使用和維護成本。二、職責分工（一）行政部門1.負責電子辦公設備的整體規劃與預算編制。2.組織電子辦公設備的采購、驗收、入庫、發放、調配等工作。3.建立電子辦公設備臺賬，定期對設備進行清查盤點。4.負責聯系專業維修人員，對電子辦公設備進行日常維護和維修管理。5.制定電子辦公設備的報廢鑒定和報廢處理方案。（二）使用部門1.負責本部門電子辦公設備的日常使用和保管，確保設備的安全與正常運行。2.配合行政部門做好設備的采購需求申報、驗收、維修等工作。3.對本部門員工進行電子辦公設備使用培訓和指導，提高員工的操作技能和使用效率。4.及時向行政部門反饋設備的使用情況和故障問題。（三）財務部門1.負責審核電子辦公設備的采購預算和費用報銷。2.對電子辦公設備的固定資產進行核算和管理。（四）信息部門1.為電子辦公設備的選型提供技術支持和建議。2.協助行政部門對電子辦公設備進行技術維護和故障排除，提供必要的技術培訓。3.負責公司網絡、服務器等相關設備的維護和管理，確保電子辦公設備的網絡環境穩定。三、采購管理（一）需求申報1.各部門根據工作需要，填寫《電子辦公設備采購申請表》，詳細說明設備的名稱、型號、規格、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門的采購申請進行匯總和審核，結合公司實際情況和預算安排，提出初步意見。（二）選型與采購1.行政部門根據審核后的采購申請，組織相關人員進行市場調研，選擇性價比高、質量可靠、符合公司需求的電子辦公設備。2.對于金額較大或技術復雜的設備采購，可邀請信息部門等相關專業人員參與選型和評標工作。3.確定設備供應商后，行政部門與供應商簽訂采購合同，明確設備的規格、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款。（三）驗收與入庫1.設備到貨前，行政部門通知使用部門和相關人員做好驗收準備工作。2.設備到貨時，行政部門組織使用部門、信息部門等相關人員按照采購合同和設備清單進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格、型號、外觀、性能等。3.驗收合格后，由行政部門填寫《電子辦公設備驗收單》，相關人員簽字確認。驗收不合格的設備，及時與供應商聯系，要求其更換或處理。4.驗收合格的設備辦理入庫手續，由倉庫管理人員將設備登記入賬，建立電子辦公設備臺賬。四、使用管理（一）領用與發放1.各部門根據工作需要，填寫《電子辦公設備領用申請表》，經部門負責人簽字后，到行政部門領取設備。2.行政部門根據設備臺賬，為領用部門發放設備，并填寫《電子辦公設備發放登記表》，雙方簽字確認。3.員工領用電子辦公設備時，需在《電子辦公設備領用登記表》上簽字，明確設備的保管責任。（二）使用規范1.員工應按照設備的操作規程正確使用電子辦公設備，不得擅自更改設備的配置和參數。2.嚴禁在電子辦公設備上安裝與工作無關的軟件和游戲，不得利用設備從事違法違規活動。3.保持電子辦公設備的清潔和衛生，定期對設備進行擦拭和保養。4.下班時，應關閉電子辦公設備的電源，妥善保管設備及相關配件。（三）設備調配1.因工作需要，行政部門可對電子辦公設備進行部門間的調配。設備調配時，需填寫《電子辦公設備調配申請表》，經調出部門和調入部門負責人簽字后，辦理設備交接手續。2.設備調出部門應確保設備的完好無損，并將設備的相關資料（如說明書、保修卡等）一并移交調入部門。3.設備調入部門應及時對調配的設備進行檢查和驗收，如有問題及時與行政部門聯系。（四）使用培訓1.行政部門和信息部門應定期組織電子辦公設備使用培訓，提高員工的操作技能和使用效率。2.培訓內容包括設備的基本操作、日常維護、常見故障排除等。3.新員工入職時，應進行電子辦公設備使用的崗前培訓，確保其能夠熟練使用設備開展工作。五、維護管理（一）日常維護1.員工在使用電子辦公設備過程中發現問題，應及時向本部門負責人報告，并填寫《電子辦公設備故障報告表》。2.部門負責人接到報告后，應及時通知行政部門安排維修人員進行維修。3.行政部門定期對電子辦公設備進行巡檢，檢查設備的運行狀況，及時發現和解決潛在問題。4.對于一些簡單的故障，維修人員可在現場進行維修；對于較為復雜的故障，維修人員應將設備帶回維修部門進行維修，并做好維修記錄。（二）定期保養1.行政部門根據設備的使用情況和廠家建議，制定電子辦公設備定期保養計劃。2.定期保養內容包括設備的清潔、潤滑、調試、更換易損件等。3.維修人員按照保養計劃對設備進行定期保養，并填寫《電子辦公設備保養記錄》。（三）維修管理1.對于電子辦公設備的維修，行政部門應選擇具有資質和信譽的維修服務提供商。2.維修人員在維修設備時，應詳細記錄故障現象、維修過程和更換的零部件等信息，并填寫《電子辦公設備維修記錄單》。3.維修完成后，維修人員應向使用部門反饋設備的維修情況，并由使用部門在《電子辦公設備維修記錄單》上簽字確認。4.對于維修費用較高的設備，行政部門應及時與財務部門溝通，按照公司相關規定進行費用報銷。（四）設備維修費用管理1.電子辦公設備的維修費用納入公司年度預算管理。2.維修費用報銷時，需提供《電子辦公設備維修記錄單》、維修發票等相關憑證，經行政部門負責人審核、財務部門審批后，方可報銷。3.行政部門應定期對設備維修費用進行統計和分析，總結維修費用較高的設備和原因，采取相應措施降低維修成本。六、資產管理（一）臺賬管理1.行政部門建立電子辦公設備臺賬，詳細記錄設備的名稱、型號、規格、購置時間、購置價格、使用部門、使用人、維修記錄、保養記錄等信息。2.電子辦公設備臺賬應定期更新，確保賬實相符。（二）清查盤點1.行政部門每年至少組織一次電子辦公設備的清查盤點工作，全面核對設備的數量、狀態、使用情況等。2.清查盤點結束后，行政部門應編制《電子辦公設備清查盤點報告》，對清查盤點結果進行總結和分析。3.對于清查盤點中發現的問題，如設備丟失、損壞、閑置等，應及時查明原因，采取相應的處理措施，并調整電子辦公設備臺賬。（三）固定資產管理1.符合固定資產標準的電子辦公設備，按照公司固定資產管理制度進行管理。2.財務部門負責對電子辦公設備的固定資產進行核算和折舊計提，定期與行政部門核對固定資產賬目。3.電子辦公設備的固定資產處置（如報廢、出售等），需按照公司固定資產處置流程辦理相關手續。七、報廢管理（一）報廢鑒定1.電子辦公設備出現下列情況之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的；因技術進步或其他原因，已被市場淘汰，且無法繼續使用的；設備損壞嚴重，維修成本過高，無維修價值的；因自然災害、意外事故等原因導致設備嚴重損壞，無法修復的。2.使用部門填寫《電子辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備的報廢原因、購置時間、使用情況等，并提交至行政部門。3.行政部門組織信息部門等相關人員對申請報廢的設備進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢處理1.經鑒定符合報廢條件的設備，由行政部門填寫《電子辦公設備報廢審批表》，