IC卡發放管理制度一、總則（一）目的為加強公司IC卡的管理，規范IC卡的發放、使用和回收流程，確保IC卡的安全、準確、高效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、臨時工作人員以及因工作需要使用公司IC卡的外部人員。（三）基本原則1.實名制原則：IC卡僅限本人使用，不得轉借、冒用他人。2.安全保密原則：妥善保管IC卡，防止信息泄露和丟失。3.規范使用原則：嚴格按照規定的用途和權限使用IC卡。4.及時回收原則：人員離職或不再需要使用IC卡時，應及時辦理回收手續。二、職責分工（一）人力資源部1.負責員工IC卡的統一制作、編號、發放和回收管理。2.建立員工IC卡信息檔案，記錄IC卡的發放、使用和變更情況。3.定期對員工IC卡的使用情況進行檢查和統計分析。（二）行政部門1.負責辦公區域門禁系統、考勤系統等與IC卡相關設備的日常維護和管理。2.協助人力資源部進行IC卡的發放和回收工作，提供必要的技術支持。（三）使用部門1.負責本部門員工IC卡的日常使用監督和管理，確保員工按規定使用。2.及時向人力資源部反饋本部門員工IC卡丟失、損壞等異常情況。（四）信息管理部門1.負責IC卡系統的技術維護和數據安全管理，確保IC卡系統的正常運行。2.對IC卡相關的數據進行備份和存儲，防止數據丟失。三、IC卡的制作與編號（一）制作1.人力資源部根據員工入職信息，統一向指定的制卡機構提交IC卡制作申請，提供員工姓名、照片、部門、職務等相關信息。2.制卡機構按照公司要求的規格和樣式制作IC卡，確保卡面信息清晰、準確。（二）編號1.IC卡采用唯一編號制度，編號由人力資源部統一編制。2.編號規則為：[公司代碼][部門代碼][員工序號]，其中公司代碼為公司統一設定的兩位數字代碼，部門代碼為各部門設定的兩位數字代碼，員工序號為員工在本部門內的順序號，由三位數字組成。3.編號應在IC卡制作完成后及時錄入系統，并在卡面上清晰標注。四、IC卡的發放（一）發放對象1.新入職員工在辦理入職手續后，由人力資源部發放IC卡。2.臨時工作人員根據工作需要，經相關部門負責人批準后，由人力資源部發放臨時IC卡。3.因工作需要使用公司IC卡的外部人員，由接待部門提出申請，經公司領導批準后，由人力資源部發放臨時IC卡。（二）發放流程1.新入職員工：員工在入職培訓時，由人力資源部工作人員統一發放IC卡，并告知使用注意事項。員工應在領取IC卡后當場確認卡面信息是否準確無誤，如有問題及時向人力資源部反饋。2.臨時工作人員：相關部門負責人填寫《臨時IC卡申請表》，注明臨時工作人員姓名、部門、工作期限、使用IC卡的用途等信息。將申請表提交至人力資源部審核，審核通過后由人力資源部發放臨時IC卡。3.外部人員：接待部門填寫《外部人員臨時IC卡申請表》，詳細說明外部人員姓名、單位、來訪目的、預計使用期限等情況。申請表經公司領導簽字批準后，交至人力資源部發放臨時IC卡。（三）發放記錄人力資源部應建立IC卡發放臺賬，詳細記錄IC卡的發放日期、發放對象、編號、有效期等信息。發放臺賬應定期進行核對和更新，確保信息的準確性。五、IC卡的使用（一）門禁功能1.員工持IC卡可通過公司辦公區域的門禁系統，進入相應的工作區域。2.門禁系統應根據員工所在部門和職務設置不同的權限，確保員工只能進入其有權限的區域。3.員工應將IC卡貼近門禁讀卡器，聽到“嘟”聲且指示燈綠燈亮起后，方可開門進入。嚴禁使用其他物品代替IC卡刷卡開門。（二）考勤功能1.IC卡作為員工考勤的主要工具，員工應在上下班規定時間內，持IC卡通過考勤機進行打卡。2.考勤機應準確記錄員工的打卡時間，并將數據實時上傳至公司考勤系統。3.如因特殊情況無法正常打卡，員工應在當天及時向部門負責人說明原因，并填寫《考勤異常申請表》，經部門負責人簽字確認后交至人力資源部備案。（三）其他功能1.根據公司實際情況，IC卡還可用于其他相關功能，如食堂就餐、內部消費等。具體使用方式和規定由相關部門另行制定并通知員工。2.員工在使用IC卡進行其他功能操作時，應遵守相應的管理規定，確保操作的準確性和安全性。六、IC卡的保管（一）個人保管1.員工領取IC卡后，應妥善保管，隨身攜帶，避免丟失或損壞。2.不得將IC卡隨意放置在辦公桌上或其他易丟失的地方，離開辦公區域時應將IC卡妥善保管好。（二）防止損壞1.員工應避免IC卡受到外力撞擊、彎曲、刮擦等，防止卡面信息損壞或芯片失效。2.如發現IC卡有損壞跡象，應及時向人力資源部報告，申請更換新卡。（三）掛失與補辦1.若IC卡丟失或被盜，員工應立即向所在部門負責人報告，并填寫《IC卡掛失申請表》。2.部門負責人核實情況后，簽字確認并提交至人力資源部。人力資源部在收到掛失申請后，應立即對該IC卡進行掛失處理，防止他人冒用。3.掛失后的IC卡將停止使用，員工如需繼續使用IC卡，應在掛失后的[X]個工作日內，向人力資源部申請補辦新卡。補辦新卡的流程與首次發放流程相同，員工需繳納相應的補辦費用。七、IC卡的回收（一）回收情形1.員工離職時，所在部門應在員工辦理離職手續的同時，將其IC卡收回并交至人力資源部。2.臨時工作人員工作結束后，接待部門應及時將臨時IC卡收回，交至人力資源部注銷。3.因其他原因不再需要使用IC卡的人員，應主動將IC卡交回人力資源部。（二）回收流程1.部門負責人在收到員工離職或不再使用IC卡的通知后，應督促員工將IC卡交回。2.員工將IC卡交至部門負責人處，部門負責人確認IC卡完好無損后，在《IC卡回收登記表》上簽字確認，并將IC卡統一交至人力資源部。3.人力資源部收到IC卡后，應進行核對和登記，確認無誤后將IC卡進行妥善保管或注銷處理。（三）注銷處理1.對于收回的IC卡，人力資源部應在IC卡管理系統中進行注銷操作，確保該IC卡不再具有使用權限。2.注銷后的IC卡應定期進行清理和銷毀，防止信息泄露。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，并做好銷毀記錄。八、IC卡使用的監督與檢查（一）日常監督1.各部門負責人應負責本部門員工IC卡使用情況的日常監督，發現問題及時糾正，并向人力資源部反饋。2.人力資源部和行政部門應不定期對公司辦公區域的門禁系統和考勤系統進行檢查，確保系統正常運行，IC卡使用規范。（二）定期檢查1.人力資源部每月對員工IC卡的使用情況進行統計分析，包括考勤記錄、門禁出入記錄等，及時發現異常情況并進行調查處理。2.每季度對IC卡的管理情況進行全面檢查，包括IC卡的發放、回收、保管、使用等環節，確保制度執行到位。（三）違規處理1.對于違反IC卡使用規定的行為，如轉借、冒用他人IC卡，故意損壞IC卡等，人力資源部將視情節輕重給予相應的處罰。2.初次違規的員工，將給予警告處分，并責令其立即改正；多次違規或