紙質文件歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強公司紙質文件的管理，提高文件的利用效率，確保文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有紙質文件的歸類、整理、存儲、保管、查閱、借閱和銷毀等管理活動。（三）職責分工1.行政部門負責制定和完善紙質文件歸類管理制度，并監督制度的執行情況。負責公司各類紙質文件的統一收集、初步整理和分類。負責建立公司紙質文件的存儲倉庫，確保文件存儲環境安全、整潔。負責對過期或無用的紙質文件進行定期清理和銷毀。2.各部門負責本部門紙質文件的日常整理、分類和保管。按照規定的時間和要求，將本部門產生的重要紙質文件移交行政部門統一存儲。配合行政部門做好紙質文件的查閱、借閱等工作。二、文件分類標準（一）行政文件1.公司制度：包括公司章程、各項管理制度、規定、辦法等。2.行政公文：如通知、通報、報告、請示、批復等。3.會議文件：會議通知、議程、紀要、決議等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.財務文件：預算報告、財務報表、審計報告等。（二）業務文件1.市場業務：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。2.研發業務：項目立項報告、技術文檔、實驗數據等。3.生產業務：生產計劃、工藝文件、質量檢驗報告等。4.采購業務：采購訂單、供應商資料、采購合同等。5.銷售業務：銷售合同、報價單、客戶訂單等。（三）其他文件1.外來文件：政府部門文件、行業協會文件、合作伙伴文件等。2.榮譽證書：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯等。3.資質文件：營業執照、資質證書、許可證等。三、文件編號規則（一）編號原則1.唯一性：每個文件都有唯一的編號，避免編號重復。2.系統性：編號應體現文件的類別、年份、順序等信息，便于分類和查找。3.穩定性：編號一旦確定，不得隨意更改。（二）編號方法1.行政文件：AD[年份][順序號]“AD”表示行政文件類別。“[年份]”為文件產生的年份，采用四位數字表示，如“2023”。“[順序號]”為該類別文件在當年的順序編號，從“001”開始遞增。2.業務文件：根據業務部門的不同，分別采用以下編號方式市場業務：M[年份][順序號]研發業務：R[年份][順序號]生產業務：P[年份][順序號]采購業務：S[年份][順序號]銷售業務：T[年份][順序號]其中，字母含義與業務部門對應，編號規則同行政文件。3.其他文件：OT[年份][順序號]“OT”表示其他文件類別，編號規則同行政文件。四、文件整理與歸類（一）文件收集1.各部門應指定專人負責本部門文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集。2.對于外來文件，行政部門應及時簽收，并按照文件類別進行初步分類。（二）文件整理1.收集后的文件應進行整理，去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物品，確保文件平整。2.對于破損、褶皺的文件，應進行修復或更換。3.將文件按照類別、時間順序進行排列，同一類文件應按照重要程度和相關性進行排序。（三）文件歸類1.根據文件分類標準，將整理好的文件歸入相應的類別。2.在文件上標注文件編號、類別、日期等信息，以便于識別和查找。3.對于跨類別的文件，應根據文件的主要內容歸入相應的類別，并在其他相關類別中注明該文件的存在。五、文件存儲與保管（一）存儲環境1.行政部門應建立專門的紙質文件存儲倉庫，倉庫應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉庫內應有足夠的存儲空間，文件應分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找。3.文件應存放在專用的文件柜或貨架上，文件柜和貨架應定期進行檢查和維護，確保其安全性和穩定性。（二）保管期限1.根據文件的性質和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期（13年）、中期（35年）、長期（5年以上）和永久保存。2.具體保管期限如下：行政文件公司制度、行政公文等重要文件一般永久保存。會議文件、人事文件等根據實際情況確定保管期限，一般為35年。業務文件市場調研報告、營銷策劃方案等重要業務文件一般保存5年以上。生產計劃、工藝文件等根據生產需要確定保管期限，一般為13年。其他文件外來文件、榮譽證書等根據文件要求確定保管期限，一般為35年。資質文件一般永久保存。（三）定期盤點1.行政部門應定期對紙質文件進行盤點，確保文件的數量和存儲情況與記錄一致。2.盤點周期為每年一次，盤點結果應形成報告，如有差異應及時查明原因并進行處理。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱紙質文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交行政部門審批。3.行政部門根據申請內容進行審核，批準后安排專人協助查閱，并在查閱過程中進行監督。4.查閱人員應在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉借他人，查閱完畢后應及時歸還。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱紙質文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交行政部門審批。3.行政部門根據申請內容進行審核，批準后辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、涂改、損壞文件，如因特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人員歸還文件時，行政部門應進行檢查，如發現文件有損壞或丟失情況，應追究借閱人員的責任。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限已滿，且已無保存價值。2.文件內容涉及公司機密，但已過保密期限，且經相關部門批準可以銷毀。3.文件因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復且已無保存必要。（二）銷毀程序1.行政部門定期對過期或無用的紙質文件進行清理，列出擬銷毀文件清單。2.擬銷毀文件清單經行政部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。3.審批通過后，行政部門安排專人負責文件銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、文件名稱、數量等。4.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。5.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對各部門紙質文件的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的歸類、整理、存儲、保管、查閱、借閱和銷毀等環節。2.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將紙質文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件管理工作進行考