東莞工作群管理制度一、總則1.目的為規范東莞工作群的使用，確保信息傳遞及時、準確、高效，營造良好的工作溝通氛圍，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于東莞公司全體員工參與的各類工作群，包括但不限于部門工作群、項目協作群、跨部門溝通群等。3.管理原則（1）遵守國家法律法規及公司各項規章制度，不得在群內發布違法、違規、有害及不良信息。（2）以工作為導向，明確群內溝通目的，提高工作效率，避免無關信息干擾。（3）尊重他人，文明交流，不得在群內進行爭吵、辱罵、詆毀等行為。二、群成員規范1.群成員加入與退出（1）因工作需要加入工作群的員工，由所在部門負責人或項目負責人審核同意后加入。（2）離職員工應及時退出相關工作群，所在部門負責人負責確認并通知群主移除。2.群成員職責（1）積極參與群內工作溝通，及時回復與工作相關的信息，確保信息傳遞的及時性和準確性。（2）認真閱讀群內消息，領會工作要求，如有疑問及時提出，不得隨意忽視重要信息。（3）對工作群內的信息嚴格保密，不得隨意泄露給無關人員。涉及公司機密信息的，嚴格按照公司保密制度執行。三、信息發布規范1.發布內容要求（1）與工作相關的通知、公告、工作進展匯報、問題反饋、解決方案等。（2）重要工作安排、會議紀要、決策結果等應及時在群內發布，并確保群成員知曉。（3）分享與工作相關的經驗、技巧、知識等，但不得發布未經證實的謠言和不實信息。2.發布格式要求（1）通知類信息應明確標題、發布部門、發布時間、正文內容及要求回復的事項等。（2）工作匯報類信息應條理清晰，包括工作任務、完成情況、遇到的問題及解決措施等。（3）語言表達應簡潔明了、準確規范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.發布頻率要求（1）對于緊急重要的工作信息，應立即發布通知群成員，并確保群成員及時響應。（2）常規工作相關信息，應根據工作需要定期發布，避免過于頻繁或過少發布。（3）不得在群內頻繁發送無關的圖片、表情、鏈接等信息，以免影響工作溝通效率。四、群聊管理1.群主職責（1）負責工作群的日常管理，維護群內秩序，確保群內溝通正常進行。（2）審核群成員加入申請，對不符合要求的成員拒絕加入，并向申請人說明原因。（3）及時清理長期不活躍或已離職的群成員，保證群成員信息的準確性和有效性。（4）對群內違規行為進行制止和糾正，情節嚴重的及時向上級領導報告。（5）定期組織群內工作總結與交流活動，提高群成員的工作協作能力。2.群管理員職責（1）協助群主進行群內管理工作，包括信息整理、記錄重要事項等。（2）及時關注群成員動態，對群內出現的問題和矛盾進行協調溝通，維護群內和諧氛圍。（3）按照群主要求發布相關工作信息，并確保信息準確傳達給每位群成員。（4）對群成員反饋的意見和建議進行收集整理，定期反饋給群主。3.群內秩序維護（1）禁止在群內發布與工作無關的廣告、推銷、拉票、募捐等信息。（2）不得在群內隨意討論敏感話題，如政治、宗教、色情等內容。（3）對于群內出現的爭議或分歧，應通過理性溝通解決，避免情緒化爭吵和攻擊。（4）不得在群內惡意刷屏，影響其他成員正常接收信息。連續發送超過3條以上無關信息視為刷屏行為。五、會議管理1.線上會議組織（1）需要召開線上工作會議的，由會議組織者提前確定會議主題、時間、參會人員范圍等，并在工作群內發布會議通知。（2）會議組織者應提前測試會議設備和網絡，確保會議順利進行。（3）參會人員應提前5分鐘進入會議，調試好設備，遵守會議紀律，保持靜音狀態，不得隨意離開會議。如需中途離開，應向主持人請假并說明原因。2.會議記錄與傳達（1）會議組織者指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確完整，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、討論要點、決策結果等。（2）會議結束后，會議組織者應及時整理會議記錄，并在工作群內發布會議紀要，明確工作任務、責任人、完成時間等要求，確保群成員對會議精神和工作安排清晰了解。3.會議跟進與反饋（1）會議安排的工作任務責任人應按照要求及時推進工作，并定期在群內反饋工作進展情況。（2）對于會議決策事項執行過程中出現的問題或困難，相關責任人應及時在群內反饋，共同協商解決方案。六、培訓與學習1.線上培訓組織（1）公司組織的線上培訓課程，由培訓負責人提前發布培訓通知，包括培訓主題、時間、培訓方式、參與人員等信息。（2）培訓過程中，學員應認真聽講，積極參與互動交流，不得隨意發表無關言論干擾培訓秩序。（3）培訓結束后，學員應按照要求完成培訓作業或考核，并將相關成果反饋至工作群或指定郵箱。2.知識分享與交流（1）鼓勵群成員在工作群內分享與工作相關的專業知識、技能、經驗等內容，促進知識共享和共同成長。（2）知識分享內容應具有實用性和價值性，分享者應確保內容準確無誤，并對相關問題進行解答和交流。（3）對于群成員提出的與工作學習相關的問題，其他成員應積極給予幫助和建議，營造良好的學習氛圍。七、工作流程溝通1.流程發起與審批（1）員工發起工作流程時，應按照公司規定的格式在工作群內詳細說明流程事項、目的、涉及部門和人員、預計時間等信息，并附上相關資料。（2）流程審批環節，審批人員應及時查看流程信息，按照審批權限和標準進行審批，明確審批意見（同意、不同意或補充修改意見），并在規定時間內完成審批操作。（3）對于需多部門協同的工作流程，發起部門應主動與相關部門溝通協調，確保流程順利推進，各部門之間應密切配合，及時反饋流程執行過程中的問題。2.流程執行與監控（1）工作流程責任人應嚴格按照流程要求執行任務，確保工作質量和進度。（2）相關部門和人員應積極配合流程執行，及時提供支持和協助，不得推諉扯皮。（3）對于重要工作流程，應建立監控機制，定期在群內通報流程執行情況，對出現的延誤或異常情況及時進行分析和解決，確保工作流程按時、高質量完成。八、問題反饋與解決1.問題反饋機制（1）員工在工作中遇到問題或困難時，應及時在工作群內反饋，說明問題詳細情況、可能產生的影響及初步解決方案等。（2）問題反饋應盡量做到客觀、準確，避免模糊不清或夸大其詞。同時，應提供必要的證據或數據支持，以便更好地分析和解決問題。2.問題解決流程（1）對于群內反饋的問題，相關責任人或熟悉情況的人員應及時響應，共同探討解決方案。（2）根據問題的性質和復雜程度，確定解決問題的牽頭部門或人員，并明確解決時間節點。（3）解決問題的過程中，相關人員應積極協作，及時溝通信息，確保問題得到妥善解決。解決結果應及時在群內反饋，接受群成員監督。3.案例分享與預防（1）定期收集整理工作中出現的問題及解決案例，在工作群內分享，供群成員學習借鑒。（2）針對共性問題或反復出現的問題，組織相關人員進行分析總結，制定預防措施，避免類似問題再次發生。九、保密管理1.保密信息范圍本制度所涉及的保密信息包括但不限于公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息、員工個人信息等公司規定的各類保密內容。2.保密措施要求（1）嚴禁在工作群內發布涉及公司保密信息的內容。如因工作需要必須提及保密信息，應先進行脫敏處理，并確保接收人員具有相應的保密權限。（2）群成員應增強保密意識，對在工作群內知悉的保密信息嚴格保密，不得向無關人員泄露。（3）對于離職人員，群主應及時提醒其退出工作群，并要求其在離職前刪除群內涉及公司保密信息的聊天記錄。3.保密監督與責任追究（1）公司將定期對工作群內信息進行檢查，如發現有違反保密規