股份企業印章管理制度一、總則（一）目的為加強股份企業印章管理，規范印章使用流程，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于股份企業總部及各分公司、子公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。（三）基本原則1.依法依規原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.專人負責原則：明確專人負責印章管理，確保印章安全。3.審批規范原則：嚴格執行印章使用審批流程，未經批準不得擅自使用。4.風險可控原則：加強印章使用過程中的風險防范，避免因印章使用不當給公司造成損失。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。2.經審批同意后，由行政管理部門統一辦理印章刻制手續，選擇具有資質的印章制作單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部門應及時組織對印章進行驗收，檢查印章的規格、字體、圖案等是否符合要求，確認無誤后填寫《印章驗收單》。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應在公司內部發布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.同時，行政管理部門應將印章印模留存一份歸檔，并將新印章正式移交至印章保管人。3.印章保管人在接收印章時，應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明接收日期、印章名稱、數量等信息。三、印章的保管（一）保管人員1.各類印章應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定。2.公章、合同專用章、財務專用章等重要印章的保管人員應由公司總部行政管理部門或財務部門的正式員工擔任；法定代表人章由法定代表人指定專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.印章保管人不得將印章轉借他人使用，不得在未經批準的情況下將印章帶出公司辦公區域。3.如因工作需要暫時離開崗位，印章保管人應將印章妥善保管，或委托其他可靠人員代為保管，并辦理交接手續。（三）保管要求1.印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應及時報告行政管理部門，并采取相應的措施。2.印章保管人應妥善保管印章使用記錄，包括使用日期、使用部門、使用事項、批準人等信息，以備查閱。3.印章保管人應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露印章的保管情況和使用記錄。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等的簽署；公司內部重要文件的發布；公司對外報送的各類報表、資料等的蓋章確認。2.合同專用章：用于公司簽訂各類經濟合同、業務合同等。3.財務專用章：用于公司財務收支、銀行結算、稅務申報等相關業務的蓋章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關業務的蓋章，如銀行開戶、支票簽發等。5.部門章：用于各部門內部文件的發布、工作聯系函等的蓋章確認。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人應根據印章使用事項，填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的原因、文件名稱、文號、使用范圍、使用日期等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批：根據印章使用的性質和金額，按照公司規定的審批權限進行審批。一般事項由部門負責人審批；重要事項由公司分管領導審批；重大事項由公司法定代表人審批。3.蓋章：印章保管人在收到經審批后的《印章使用申請表》后，應認真核對申請表上的各項信息，確保無誤后在相應文件或資料上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄蓋章日期、文件名稱、文號、使用部門、使用事項、批準人等信息。4.留存歸檔：印章使用完畢后，印章保管人應將《印章使用申請表》和相關文件資料一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常審批流程進行審批時，印章使用人應通過電話、短信等方式向有權限的審批人報告，并在事后及時補辦審批手續。2.如遇印章被盜用、冒用等情況，印章保管人應立即向公司行政管理部門報告，并采取相應的措施，如向公安機關報案、登報聲明作廢等，以減少公司損失。同時，公司應及時對印章被盜用、冒用的原因進行調查，追究相關人員的責任。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經公司分管領導審批。2.經審批同意后，行政管理部門應在公司內部發布《印章停用通知》，明確停用印章的名稱、停用日期等信息。3.印章保管人在收到《印章停用通知》后，應將停用印章及時交回行政管理部門，并在《印章交接登記表》上簽字確認。（二）銷毀1.對于停用的印章，行政管理部門應按照公司規定的程序進行銷毀。一般情況下，由行政管理部門會同審計部門等相關人員共同對印章進行銷毀，并填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀日期、印章名稱、數量等信息。2.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保印章無法再使用。銷毀過程應進行拍照或錄像，留存備查。3.如因特殊原因需要保留部分停用印章作為歷史檔案的，應由行政管理部門提出申請，經公司分管領導審批同意后，指定專人妥善保管，并建立相應的檔案管理制度。六、監督與檢查（一）監督部門公司行政管理部門負責對印章管理制度的執行情況進行監督檢查，定期或不定期對印章的保管、使用等情況進行抽查。（二）檢查內容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴格遵守印章保管規定。2.印章使用情況：檢查印章使用是否按照規定的流程進行審批，使用記錄是否完整、準確。3.印章管理制度執行情況：檢查各部門是否嚴格執行印章管理制度，是否存在違規使用印章的情況。（三）違規處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規使用印章給公司造成損失的，違規責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。七、附則（