統計管理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司統計管理檔案工作，確保統計資料的真實性、準確性、完整性和及時性，充分發揮統計資料在公司決策、管理和發展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位的統計管理檔案工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司統計管理檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：統計資料必須如實反映公司的實際情況，不得虛報、瞞報、拒報、遲報，不得偽造、篡改。3.及時有效原則：統計工作要及時收集、整理、分析和報送統計資料，為公司決策提供及時有效的依據。4.保密原則：對涉及公司商業秘密和敏感信息的統計資料，要嚴格保密，防止泄露。二、統計管理檔案的分類與編號（一）分類1.綜合統計報表類：包括公司年度、季度、月度綜合統計報表，以及各類專項統計報表。2.統計調查資料類：如市場調研、客戶滿意度調查、員工滿意度調查等資料。3.統計分析報告類：對公司生產經營、市場動態、行業趨勢等進行分析的報告。4.統計臺賬類：記錄公司各項統計指標的詳細數據，如銷售臺賬、生產臺賬、庫存臺賬等。5.統計原始記錄類：如員工考勤記錄、生產日報表、銷售訂單等。（二）編號1.采用分類編號法，按照上述分類順序，依次為每一類檔案賦予一個代碼。2.綜合統計報表類代碼為“TJ01”，統計調查資料類代碼為“TJ02”，統計分析報告類代碼為“TJ03”，統計臺賬類代碼為“TJ04”，統計原始記錄類代碼為“TJ05”。3.每一類檔案再根據年份、月份等進行細分編號，例如“TJ01202301”表示2023年1月份的綜合統計報表。三、統計管理檔案的收集（一）職責分工1.各部門負責本部門統計資料的收集、整理和初步審核，并按時報送至公司統計管理部門。2.公司統計管理部門負責對各部門報送的統計資料進行匯總、審核和歸檔。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責統計資料的收集工作，確保資料的準確性和完整性。2.統計資料應按照規定的格式和內容填寫，字跡清晰、數據準確、簽字蓋章齊全。3.對于統計原始記錄，應及時收集、整理，確保記錄的連續性和真實性。4.各部門應在規定的時間內將統計資料報送至公司統計管理部門，不得延誤。（三）收集渠道1.內部報表：各部門按照公司統一制定的報表格式，定期報送各類統計報表。2.業務系統：通過公司的業務管理系統，提取相關的統計數據。3.專項調查：針對特定的統計需求，開展專項調查，收集相關資料。4.外部信息：收集政府部門、行業協會、市場研究機構等發布的與公司相關的統計信息。四、統計管理檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于統計資料的檢索和查詢。（二）整理方法1.分類整理：按照統計管理檔案的分類標準，將收集到的資料進行分類。2.編號排序：對每一類檔案按照編號順序進行排列，確保檔案的系統性。3.裝訂成冊：對于紙質檔案，應進行裝訂，使其整齊、牢固。4.編制目錄：為每一類檔案編制詳細的目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。五、統計管理檔案的審核（一）審核內容1.數據準確性：審核統計資料中的數據是否真實、準確，是否與實際情況相符。2.邏輯一致性：檢查統計數據之間的邏輯關系是否合理，是否存在矛盾或異常情況。3.完整性：審核統計資料是否完整，是否涵蓋了應統計的所有內容。4.規范性：檢查統計資料的格式、填寫方法、簽字蓋章等是否符合規定要求。（二）審核流程1.各部門在報送統計資料前，應進行自我審核，確保資料的質量。2.公司統計管理部門收到各部門報送的統計資料后，進行初步審核，對存在問題的資料及時反饋給相關部門進行修改。3.對于重要的統計資料，公司統計管理部門應組織相關人員進行會審，確保審核結果的準確性和可靠性。六、統計管理檔案的歸檔（一）歸檔時間1.綜合統計報表類：月度報表應在次月5個工作日內歸檔，季度報表應在季度結束后10個工作日內歸檔，年度報表應在次年1月31日前歸檔。2.統計調查資料類：調查結束后15個工作日內歸檔。3.統計分析報告類：報告完成后10個工作日內歸檔。4.統計臺賬類：每月末應將當月的臺賬數據整理歸檔。5.統計原始記錄類：應根據實際情況，定期進行歸檔，確保記錄的完整性。（二）歸檔要求1.歸檔的統計資料應齊全、完整、準確，符合整理和審核要求。2.紙質檔案應裝訂整齊，編目清晰，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、編號、年度等信息。3.電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保數據的安全性和可訪問性。4.歸檔的統計資料應編制詳細的移交清單，雙方簽字確認。七、統計管理檔案的保管（一）保管期限1.綜合統計報表類：年度報表永久保管，季度報表保管10年，月度報表保管5年。2.統計調查資料類：根據調查目的和重要程度確定保管期限，一般為310年。3.統計分析報告類：保管期限為510年。4.統計臺賬類：保管期限為5年。5.統計原始記錄類：根據實際情況確定保管期限，一般為35年。（二）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發現問題及時處理。八、統計管理檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱統計管理檔案的，應填寫《統計管理檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的統計資料，查閱人員應嚴格遵守保密規定，未經公司領導批準，不得擅自復印、摘抄或傳播。（二）借閱流程1.公司內部人員因工作需要借閱統計管理檔案的，應填寫《統計管理檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損或丟失。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。九、統計管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的統計管理檔案。2.因保管不善導致檔案損壞、變質，無法修復的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對擬銷毀的統計管理檔案進行清理和鑒定，編制《統計管理檔案銷毀清單》。2.《統計管理檔案銷毀清單》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，參加銷毀的人員應在銷毀記錄上簽字確認。4.對于涉及公司機密的統計資料，應按照公司保密制度的規定進行銷毀，確保信息安全。十、統計管理檔案的信息化管理（一）建立統計管理檔案信息系統1.利用現代信息技術，建立公司統計管理檔案信息系統，實現統計資料的電子化管理。2.統計管理檔案信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計分析、報表生成、備份存儲等功能，提高檔案管理的效率和準確性。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案中的數據錄入統計管理檔案信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對統計管理檔案信息系統中的數據進行維護和更新，保證數據的時效性。（三）信息安全管理1.加強統計管理檔案信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。2.定期對系統進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。3.對涉及公司機密的統計數據，應采取加密存儲、傳輸等措施，保障信息安全。十一、統計管理檔案工作的監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對各部門的統計管理檔案工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱與借閱等環節。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1