小學辦公室管理制度一、總則（一）目的為了加強小學辦公室的規范化管理，提高工作效率和服務質量，確保學校各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于小學辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和學校的各項規章制度。2.高效、準確、及時地完成各項工作任務。3.樹立服務意識，為師生提供優質的服務。4.團結協作，相互支持，共同推進辦公室工作。二、崗位職責（一）辦公室主任職責1.全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協調辦公室與各部門之間的工作關系，確保各項工作順利進行。3.審核以學校名義發布的文件、報告等文稿，把好文字關。4.組織安排學校的重要會議和活動，做好會議記錄和活動總結。5.負責學校的對外聯絡工作，接待來訪客人，處理來信來訪。6.管理辦公室的辦公用品、設備等物資，做好經費預算和使用管理。7.負責辦公室工作人員的考核、培訓和獎懲等工作。8.完成學校領導交辦的其他工作任務。（二）副主任職責1.協助主任做好辦公室的日常管理工作，負責部分具體工作的組織實施。2.負責學校文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔等工作。3.協助組織學校的會議和活動，做好相關的準備和服務工作。4.負責學校的信息宣傳工作，撰寫和發布學校新聞稿件。5.協助處理學校的對外聯絡和接待工作。6.完成主任交辦的其他工作任務。（三）秘書職責1.負責起草學校的各類文件、報告、講話稿等文稿。2.對學校的工作動態和重要事件進行記錄和整理，編寫工作簡報。3.協助做好學校會議的籌備和組織工作，負責會議材料的準備和會議記錄。4.負責學校印章的管理和使用，嚴格按照規定辦理用印手續。5.完成領導交辦的其他文字材料撰寫和整理工作。（四）檔案管理員職責1.負責學校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和保管工作。2.建立健全學校檔案管理制度，制定檔案工作流程和規范。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴格遵守檔案保密制度。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整和安全。5.負責檔案信息化建設，將檔案資料錄入電子檔案系統，實現檔案信息的便捷查詢和利用。（五）信息管理員職責1.負責學校辦公網絡、計算機設備及相關軟件的日常維護和管理。2.保障學校網絡的安全穩定運行，及時處理網絡故障和安全問題。3.負責學校網站的建設、更新和維護，發布學校信息和通知。4.協助各部門做好信息化設備的使用培訓和技術支持工作。5.收集、整理和分析學校的信息化需求，提出改進建議和方案。（六）后勤保障人員職責1.負責辦公室的環境衛生清掃和維護工作，保持辦公區域整潔。2.做好辦公用品的采購、發放和管理工作，確保辦公用品的正常供應。3.負責辦公室設備的日常維修和保養，及時報修故障設備。4.協助做好學校會議和活動的后勤保障工作，如布置會場、準備茶水等。5.完成領導交辦的其他后勤保障工作任務。三、工作流程與規范（一）文件管理1.文件起草由相關部門或人員根據工作需要起草文件初稿，確保文件內容準確、規范、清晰。初稿完成后，交辦公室秘書進行審核，審核內容包括文件格式、文字表述、政策依據等，提出修改意見。文件起草人根據審核意見進行修改完善，經部門負責人簽字后，提交辦公室主任審定。2.文件審核辦公室主任對文件進行全面審核，重點審核文件的必要性、合法性、準確性和規范性。對于涉及重要事項、政策調整或多部門協調的文件，組織相關部門進行會審，充分征求意見。審核通過的文件，由辦公室主任簽字確認。3.文件印發文件審核通過后，由辦公室秘書按照學校規定的格式進行排版、編號。將排版后的文件交辦公室副主任進行校對，確保文件內容無誤。校對無誤的文件，交由辦公室主任簽發。文件簽發后，由辦公室負責印發，根據文件的性質和范圍，通過校內辦公系統、紙質文件等方式發送給相關部門和人員，并做好文件發放登記。4.文件傳閱辦公室收到上級文件或其他需要傳閱的文件后，及時進行登記，并按照文件要求確定傳閱范圍。將文件放置在專門的文件傳閱夾中，按照傳閱順序依次傳遞給相關人員，確保文件傳閱的及時性和準確性。傳閱人員在收到文件后，應及時閱讀并簽字確認，注明傳閱時間。如對文件有意見或建議，應在文件上批注后及時返回辦公室。辦公室對傳閱完畢的文件進行回收整理，對于需要存檔的文件，及時進行歸檔。5.文件歸檔文件辦理完畢后，由承辦部門或人員按照檔案管理規定，將文件原件及相關資料整理齊全，移交檔案管理員。檔案管理員對接收的文件進行審核，檢查文件的完整性、準確性和規范性，符合要求的予以歸檔。按照檔案分類標準，對歸檔文件進行分類、編號、編目，建立檔案目錄索引，便于查詢和利用。將歸檔文件裝入檔案盒，存放在檔案庫房，并做好檔案庫房的管理工作。（二）會議管理1.會議籌備根據學校工作安排和領導要求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。由辦公室負責起草會議通知，明確會議的各項要求，提前發送給參會人員。根據會議需要，準備會議材料，如會議議程、匯報材料、發言稿等，并確保材料的準確性和完整性。安排會議場地，調試音響、投影儀等設備，確保會議設施正常運行。準備會議所需的文具、茶水等物品。2.會議組織會議開始前，提前到達會場，檢查會議準備情況，引導參會人員簽到入場。按照會議議程組織會議，做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論情況、決議事項等。維持會議秩序，確保會議順利進行。對于會議中出現的突發情況，及時進行協調處理。3.會議紀要會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要初稿。會議紀要初稿經辦公室主任審核后，發送給參會人員征求意見。根據參會人員的意見對會議紀要進行修改完善，經辦公室主任審定后，印發給相關部門和人員，并督促決議事項的落實。4.會議后續工作對會議決議事項進行跟蹤督辦，定期向領導匯報決議事項的執行情況。將會議材料、會議記錄、會議紀要等文件資料進行整理歸檔，以備查閱。（三）接待管理1.接待準備接到接待任務后，了解來訪客人的基本情況、來訪目的、行程安排等信息。根據接待規格和要求，制定接待方案，明確接待流程、陪同人員、接待費用等事項。安排接待人員，提前與來訪客人溝通聯系，確定接待時間和地點。準備接待場所，進行清潔衛生打掃，擺放鮮花、水果等物品，營造良好的接待環境。根據來訪客人的身份和需求，準備相關的宣傳資料、禮品等。2.接待實施接待人員提前到達接待地點，迎接來訪客人，引導客人就座，提供茶水等服務。按照接待方案安排陪同人員與來訪客人進行交流，介紹學校的基本情況、工作開展情況等。組織來訪客人參觀學校的教學設施、校園環境等，展示學校的特色和亮點。根據來訪客人的行程安排，安排好餐飲、住宿等事宜，確保接待服務周到細致。3.接待總結接待任務完成后，及時對接待工作進行總結，收集來訪客人的意見和建議，評估接待效果。將接待過程中形成的文件資料、照片等進行整理歸檔，為今后的接待工作提供參考。對在接待工作中表現突出的人員進行表揚和獎勵，對存在的問題進行分析和改進。（四）印章管理1.印章保管學校印章由辦公室指定專人負責保管，印章保管人員必須嚴格遵守印章管理制度，確保印章的安全。印章應存放在專門的保險柜或抽屜內，實行雙人保管，鑰匙分別由兩人持有，確保印章使用時能夠同時在場。2.印章使用用印部門或人員填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、用印文件名稱、用印份數等信息，并經部門負責人簽字同意。將《印章使用申請表》提交給辦公室主任審批，重要文件和事項需經學校領導批準。印章保管人員根據審批后的《印章使用申請表》，在規定的位置加蓋印章，并進行登記，注明用印時間、用印人、文件名稱等信息。用印完畢后，印章保管人員及時將印章歸位保管。3.印章停用與銷毀因機構變動、印章損壞等原因需要停用印章時，由辦公室提出申請，經學校領導批準后，發布印章停用通知。停用的印章應及時收回，由辦公室統一保管。對于需要銷毀的印章，由辦公室填寫《印章銷毀申請表》，經學校領導批準后，按照規定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。（五）檔案管理1.檔案收集各部門和人員應按照檔案管理規定，定期將辦理完畢的文件、資料等移交檔案管理員，確保檔案收集的完整性和及時性。檔案管理員對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的齊全性和規范性，對不符合要求的檔案，及時退回相關部門或人員進行補充完善。2.檔案整理檔案管理員按照檔案分類標準，對收集的檔案進行分類整理，將同一類別的檔案按照時間順序、重要程度等進行排列。對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查詢和利用。對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊美觀和安全保管。3.檔案保管檔案管理員將整理好的檔案存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等條件良好。建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整和安全。對電子檔案進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行檢查和維護，防止電子檔案數據丟失或損壞。4.檔案借閱因工作需要借閱檔案的人員，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱用途等信息，并經部門負責人簽字同意。將《檔案借閱申請表》提交給檔案管理員審批，重要檔案需經學校領導批準。檔案管理員根據審批后的《檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續，向借閱人員提供檔案，并登記借閱時間、借閱人、檔案名稱等信息。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱人員歸還檔案時，檔案管理員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。5.檔案查閱因工作需要查閱檔案的人員，可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理員應提供必要的協助和指導。查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等，如需復印檔案，應經檔案管理員同意，并按照規定辦理復印手續。（六）信息化管理1.網絡管理信息管理員負責學校辦公網絡的日常維護和管理，確保網絡設備的正常運行，網絡帶寬滿足學校工作需求。定期對網絡設備進行檢查和維護，及時處理網絡故障和安全問題，保障網絡安全穩定。制定網絡安全管理制度，加強對網絡用戶的管理，規范用戶上網行為，防止網絡信息泄露和網絡攻擊。2.計算機設備管理負責學校計算機設備的采購、配置、安裝和調試工作，確保計算機設備滿足學校工作需要。建立計算機設備臺賬，對設備的型號、配置、使用部門等信息進行詳細記錄。定期對計算機設備進行維護和保養，安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，及時更新系統補丁，確保設備安全運行。對計算機設備的報廢、更新等情況進行及時處理，做好資產清查和管理工作。3.軟件管理根據學校工作需要，負責軟件的采購、安裝、調試和維護工作。建立軟件使用管理制度，規范軟件的使用流程，確保軟件的合法使用。對軟件的使用情況進行跟蹤和評估，及時發現和解決軟件使用過程中出現的問題，提高軟件使用效率。4.網站管理負責學校網站的建設、更新和維護工作，確保網站內容的及時、準確、豐富。制定網站信息發布審核制度，對發布的信息進行嚴格審核，確保信息的真實性、合法性和規范性。定期對網站進行安全檢查，防范網絡安全風險，保障網站的正常運行。收集和整理師生及家長對網站的意見和建議，不斷優化網站功能和界面設計，提高網站的用戶體驗。四、工作紀律與要求（一）遵守工作時間1.辦公室工作人員應嚴格遵守學校規定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如有特殊情況需要請假，應按照學校的請假制度辦理請假手續，提前安排好工作交接。（二）堅守工作崗位1.工作時間內，應堅守工作崗位，不得擅自離崗、串崗。2.因工作需要外出時，應向辦公室主任或副主任報告去向和預計返回時間，并確保通訊暢通，以便及時聯系。（三）嚴格工作程序1.各項工作應嚴格按照規定的工作流程和規范進行操作，確保工作質量和效率。2.對于重要工作和事項，應及時請示匯報，不得擅自作主。（四）保守工作秘密1.辦公室工作人員應嚴格遵守保密制度，保守學校的工作秘密和師生的個人隱私。2.對于涉及學校機密的文件、資料、信息等，不得隨意泄露，嚴禁在非工作場合談論機密事項。（五）保持工作環境整潔1.自覺維護辦公室的環境衛生，保持辦公區域整潔有序。2.辦公用品應擺放整齊，文件資料應分類存放，不得隨意丟棄。（六）文明禮貌待人1.對待師生和來訪客人應熱情、禮貌、周到，使用文明用語。2.耐心解答師生和客人的問題，積極提供幫助和服務。五、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業績：包括工作任務的完成情況、工作質量、工作效率等。2.工作態度：包括責任心、敬業精神、團隊協作精神等。3.工作紀律：包括遵守工作時間、堅守工作崗位、保守工作秘密等情況。4.服務質量：包括對師生和客人的服務態度、服務水平等。（二）考核方式1.定期考核：每學期末進行一次全面考核，由辦公室主任負責組織實施，采用個人自評、同事互評、領導評價相結合的方式進行。2.不定期考核：根據工作