文件信息管理辦法文件編號版本號A1頁碼第目的為規范公司各類文件的管理，統一日常行文格式和流轉標準，發揮文件在公司經營和運作中的作用，規范公司日常經營管理工作中文件的編制、格式、審核、發文、收文和歸檔等工作，逐步實現行文高效流轉以及行文規范化、標準化，特制定本辦法。文件是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題、指導或商洽工作的重要工具。文件實行統一管理，文件的管理要做到規范、準確、及時、安全。行文部門或個人，要克服官僚主義和文牘主義。各部門相關人員，對文件中涉及國家、政府或本公司應當保密的事項，必須嚴守機密，不得向他人泄露。分類按文件的級別來分，可分為公司文件和部門文件；按文件的性質來分，可分為制度性文件（包括制度、規程、規定、條例、規范、辦法、決定和原則意見等）和非制度性文件（包括報告、請示、備忘錄、函、通報、通知和會議紀要等）。適用范圍本辦法適用于公司文件的編制、審核、收發文和歸檔工作；部門文件由部門文員依據部門實際情況進行管理，可參照本制度執行。職責綜合事務部是公司各類文件歸口管理部門，負責制定文件編制的格式、文件審核、流轉及歸檔的流程規范，負責文件在貫徹和實施過程中的協調工作。綜合事務部行政文員負責公司文件的呈批、落實、督辦與催辦；負責公司內部流轉文件的格式擬定，以及內部流轉文件的復審；負責做好公司文件收發文的登記、傳遞、歸檔、立卷等工作；負責保管與監督公司文件。部門文員負責部門文件的呈批、落實、督辦與催辦；負責做好部門文件收發文的登記、傳遞、歸檔、立卷等工作；負責保管與監督部門文件。文件頁面及字體要求文件頁面設置：天、地頭（上、下白邊）各2.54cm，左、右邊（左、右白邊）各2.8cm；文件標題居中排列，標題字體采用宋體或黑體二號加粗，在制度名稱下以黑體二號字體空八行，標注最新發布實施的時間，其字體采用黑體四號加粗；頁腳頁碼居中；正文字體采用宋體小四號；段落以多倍行距，1.25倍；在頁眉中繪制長型方框，所包含三個信息板塊，左邊標注公司LOGO；中部上下行分別為公司名稱及制度名稱；右邊板塊從上至下依次為：文件編號、版本號、頁碼和發布日期，其中文件起始版本號為：A0，第一次修編版本號為：A1，依此類推。頁碼須標注為第X頁共X頁，文字宋體小五號。發布日期為第一次發布日期。規章制度編制要求公司規章制度要按標準格式統一編制，編號要求為：公司代碼－部門代碼－類別－順序號。其中類別代碼簡稱如下：制度/流程表單/標準格式流程Z/LBL例：綜合事務部編制的《宿舍管理規定》編號為：WR-ZH-Z25與其相關的表單編號為：WR-ZH-Z25-B01流程按部門類別實行獨立編號為：WR-ZH-L01制度表單的編號位置為頁眉右上角，居右小五號字加粗。制度項目符號和編號標準為：多級符號。公司制度性文件編制詳見《制度管理流程》（見流程圖16）常規文件編制要求編號方法為：公司代碼－文件類別代碼－部門代碼－年度－順序號。公司中文代碼簡稱為：偉仁地產；公司英文代碼簡稱為：WR；一般用文件開頭兩字的大寫英文作為文件的類別代碼，常用文件類別代碼簡稱如下：呈文合同招標會議紀要通知CWHTZBHYTZ部門代碼簡稱如下：部門名稱中文簡稱英文簡稱部門名稱中文簡稱英文簡稱財務部財CW綜合事務部綜ZH營銷部營YX商管部商SG工程部工GC成控部成CK采購部采CG例： 綜合事務部呈文類文件編號為：WR·CW-ZH-2011-01發文發文包括公司對外、對內發送的請示、報告、公函、說明、協議等。公司對外發文對外正式發文的編號為：公司代碼（湘偉房字）－年度-順序號。公司對外發文，應按公司《正式發文格式》（附件6）由綜合事務部起草擬文，擬寫文件一律用A4紙（圖紙及有特殊要求的除外），擬稿時采用打印稿件，注意文體，語句通順，字跡清晰，擬稿人簽名及簽注日期，并填寫《文件審批單》（附件7），經綜合事務部負責人審核簽字后提交分管副總復核、總經理批準后交行政文員編號、登記和發送；如有必要送有關部門會簽的，相關部門會簽后再送報分管副總復核，總經理批準，最后提交行政文員編號、登記和發送。對收文單位的文字用語應統一口徑。向上級的請示、報告等，一般只寫一個主送單位，需同時報送另一個或幾個上級單位的用“抄報”，對同級或下級則用“抄送”。公文如有附件，應注明附件名稱和件數、頁數。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發《工作聯系函》(對外)（附件8）（應各自編號備查），不用公司名義發文。行政文員負責將發文在《發文登記薄》（附件9）上編發文號、登記。編號、登記后，行政文員負責打印、復制、加蓋公章，并對外發送相關單位或個人；需對外寄發的，由行政文員根據文件的緊急程度采用《傳真文件》（附件10）或速遞形式發送。所發文件均應由行政文員留原稿及正本存檔備查，各相關部門留存復印件。重要內容的發文由經辦人員送達，并在《發文登記薄》上由收文單位人員簽收，以備查考。公司內部發文內部文件是由公司各部門撰寫，并報公司領導批準簽發在公司內部執行的文件，包括內部通知、通報、工作計劃、規章制度、會議記錄等。內部通知、通報必須由有關部門人員撰寫后填寫《文件審批單》經部門負責人審核報總經理批準后下發，發文一律按《日常性非正式發文標準書》（附件11）格式打印后下發或網上公示。公司的各項規章制度，由各部門擬寫，經總經理或相關領導批準后打印下發并在辦公網絡上公示，原稿提交至綜合事務部行政文員存檔。會議紀要由會議記錄人員擬定報部門負責人批閱后，交綜合事務部行政文員復制、分發，原稿由綜合事務部行政文員存檔。內部發文不需用印章。各部門的發文均應局限于本部門職能范圍內，不得超越其職能范圍隨意發文。部門之間的工作往來應以《工作聯系單》（對內）（附件12）的形式進行，經部門負責人審批后發文，公司發文的處理程序為：擬稿→審核（部門負責人）→復核（相關部門負責人或分管副總）→審批（分管副總或總經理）→打印→發文催辦→立卷→歸檔→銷毀等。發文具體操作詳見《發文管理流程》（見流程圖17）。收文收文內容包括上級主管部門（包括政府各職能部門等）的規定、批復、相關單位公函、通知以及各關聯公司之間的《工作聯系函》；公司領導、部門負責人和相關人員參加會議、培訓帶回的文件以及各部門上報的各類報告、請示、總結等。收文統一由綜合事務部行政文員拆封并在收文上按時間順序編號、登記，填寫《文件簽辦單》（附件13），交綜合事務部行政主管進行簽辦。不需要以及沒有保存價值的文件、材料可不登記。所有編號文件由綜合事務部行政主管按文件涉及的業務范圍提出意見，經綜合事務部負責人簽字確認后放行。直接交相關業務部門閱辦的文件，相關部門負責人需在《文件簽辦單》上簽署意見或“已閱”字樣，并簽名和簽注日期，《文件簽辦單》和原件退回行政文員存檔；對一些必須由總經理作決定的文件，由行政主管直接送至總經理批示再交相關部門辦理，最后由行政主管在《文件簽辦單》上簽上辦理情況，并和原件一起退回行政文員存檔。分發文件時，各部門文員要在《收文登記薄》（附件14）簽收欄內簽名并簽注日期。當一份文件須經多位部門負責人、副總及總經理批示和處理時，由行政主管組織傳遞和閱讀；傳閱文件應于每天下午下班前送回行政文員，如有需要可辦理借閱手續，閱后及時送回；文件批閱、辦理完畢后原件應退回行政文員，由行政文員負責在《收文登記薄》注明辦理情況，并存檔備查。各類報告、請示、總結、合同審批等文件均嚴格審核，原件歸口行政文員存檔，并由行政文員進行統一登記，呈報分管領導。日常報表等不需登記，但仍需制表、審核署名。領導批示意見中若有指示需進一步處理的，要盡快辦理，并由處理部門負責人及時反饋處理意見。收文由行政文員統一負責。行政文員收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件內容，分送有關部門或領導閱示，閱示完畢后，由行政文員收回歸檔。公司收文的處理程序為：收文→分文→傳送→催辦→立卷→歸檔。歸檔為方便文件日后的查找，按文書檔案的有關規定做好文件的分類歸檔工作。所有收、發文在按上述收發文要求辦理完畢后，應由行政文員分類形成檔案。檔案卷宗應有目錄表，文件存檔應及時填寫目錄，以便查找。如收、發文有必要分存多個卷宗，則由行政文員負責復制分存，但收、發文原件應存于行政文員，同時在目錄中須登記各復制件分存處所。調閱、借閱公司檔案，需經綜合事務部負責人同意，重要、絕密、機密、秘密的需經總經理批準后方可執行。各部門按上述要求，對本部門形成的材料，按年度整理，形成卷宗，以利查找。行政文員定期對公司各部門文書檔案工作進行指示和檢查。歸檔具體操作詳見《檔案管理制度》（WR-ZH-Z19）。其他文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他的為一般文件。文件的密級由行政文員根據文件內容確定。絕密、機密文件打印一定要用專用優盤或移動硬盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱；機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。草擬文件應注意：內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章；反映情況要客觀，實事求是；文字要準確、精練，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范；人、地、物名、引文及時間要具體、準確。各級責任人閱、批文件應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，需簽署具體意見的，要明確、具體；各級責任人對收到的文件要及時閱/核/批復，屬于急件的，應當天閱/核/批復；屬于一般文件的，三天內閱/核/批復。相關文件《檔案管理制度》--WR-ZH-Z19《制度管理流程》--WR-ZH-L16《發文管理流程》--WR-ZH-L17附件及表單附件1：《制度編制申請表》--WR-ZH-Z13-B01附件2：《制度修訂意見反饋表》--WR-ZH-Z13-B02附件3：《制度文件發放表》--WR-ZH-Z13-B03附件4：《制度匯編更新記錄表》--WR-ZH-Z13-B04附件5：《制度體系檢查評估表》--WR-ZH-Z13-B05附件6：《正式發文格式》--WR-ZH-Z13-B06附件7：《文件審批單》--WR-ZH-Z13-B07附件8：《工作聯系函》（對外）--WR-ZH-Z13-B