藥店記錄憑證管理制度一、總則1.目的為加強藥店記錄憑證管理，規范經營行為，確保藥品質量可追溯，保障公眾用藥安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本藥店所有涉及藥品采購、驗收、儲存、銷售、養護等環節的記錄憑證管理。3.職責分工質量管理部門：負責監督記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔及保管等工作，確保記錄憑證真實、完整、準確、可追溯。采購部門：負責采購記錄憑證的填寫與保存，包括采購計劃、訂單、發票等，保證采購信息的清晰與可查。驗收部門：做好藥品驗收記錄憑證的填制，詳細記錄藥品的驗收情況，如驗收日期、藥品名稱、規格、數量、批號、有效期、質量狀況等。倉儲部門：負責藥品儲存記錄憑證的管理，涵蓋藥品入庫、儲存、養護、出庫等環節的記錄，確保庫存信息準確。銷售部門：準確填寫銷售記錄憑證，包括銷售日期、藥品名稱、規格、數量、批號、購買方信息等，保證銷售流向清晰。二、記錄憑證的種類及內容要求（一）采購記錄1.采購計劃應明確采購藥品的名稱、規格、數量、預計采購日期、用途等信息。由采購部門根據庫存情況、銷售預測等因素制定，并經相關負責人審核批準。2.采購訂單詳細記錄采購藥品的供應商名稱、地址、聯系方式。藥品的具體信息，如名稱、規格、劑型、數量、單價、總價、采購日期、交貨日期等。訂單編號、采購合同編號等相關標識。3.發票包含發票號碼、開票日期、購買方信息（本藥店名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）。銷售方信息（供應商名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）。藥品名稱、規格、數量、單價、金額、稅率、稅額等明細。發票專用章清晰可辨。（二）驗收記錄1.藥品驗收單驗收日期、藥品通用名稱、商品名稱、劑型、規格、批準文號、批號、有效期、生產廠家、供貨單位、到貨數量、驗收合格數量、驗收結果（合格/不合格）。驗收項目及結果，包括外觀、包裝、標簽、說明書、性狀、數量、質量檢驗等情況的詳細記錄。驗收人員簽名。（三）儲存記錄1.藥品入庫記錄入庫日期、藥品名稱、規格、劑型、批號、有效期、生產廠家、供貨單位、入庫數量、來源（采購/退貨/其他）。存放貨位、質量狀況（合格/不合格待處理）。入庫人員簽名。2.藥品養護記錄養護日期、藥品名稱、規格、劑型、批號、有效期、生產廠家、養護人員。養護情況，如溫濕度記錄、藥品外觀檢查結果、養護措施等。發現問題及處理情況記錄。3.藥品出庫記錄出庫日期、藥品名稱、規格、劑型、批號、有效期、生產廠家、銷售流向（客戶名稱、地址、聯系方式）。出庫數量、發貨人員簽名。（四）銷售記錄1.零售銷售記錄銷售日期、藥品名稱、規格、劑型、數量、零售價、生產廠家、批號、有效期、購買人姓名、身份證號碼（可根據實際情況選擇是否記錄）、聯系電話、銷售小票號碼。銷售人員簽名。2.批發銷售記錄銷售日期、藥品名稱、規格、劑型、數量、批發價、生產廠家、批號、有效期、購貨單位名稱、地址、聯系人、聯系電話、銷售合同編號。銷售人員簽名。三、記錄憑證的填寫規范1.基本要求記錄憑證應使用藍黑或碳素墨水筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水筆。填寫內容應清晰、工整、準確，不得隨意涂改、刮擦、挖補。如有錯誤需要更正，應在原錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內容，并加蓋更正人員印章或簽名。2.具體內容填寫規范日期：填寫實際發生日期，年、月、日應完整，不得簡寫。藥品名稱：填寫通用名稱，不得使用商品名、曾用名或代號。規格：填寫藥品的具體規格，如片劑的片數、重量，注射劑的劑量等。劑型：填寫藥品的劑型，如片劑、膠囊劑、注射劑、丸劑等。批號：填寫藥品生產批次編號，應與藥品包裝上的批號一致。有效期：填寫藥品的有效期限，格式為“有效期至XXXX年XX月”。生產廠家：填寫藥品生產企業的全稱。供貨單位：填寫提供藥品的供應商名稱。數量：填寫實際采購、驗收、銷售等的藥品數量，數字應準確。金額：填寫藥品的采購價、零售價、批發價等金額，應與實際交易金額一致。質量狀況：明確填寫合格、不合格待處理等質量狀態。驗收項目及結果：詳細記錄各項驗收內容及判定結果。養護情況：如實記錄溫濕度、外觀檢查等養護相關信息及處理情況。銷售流向：準確填寫購買方的相關信息。四、記錄憑證的收集與整理1.收集時間要求采購記錄憑證應在采購業務完成后及時收集，如采購訂單簽訂后、發票收到后等。驗收記錄憑證在藥品驗收工作結束后立即收集。儲存記錄憑證按照入庫、養護、出庫等環節及時收集。銷售記錄憑證在銷售業務發生后當日或規定時間內收集，如零售銷售小票應在銷售完成后及時整理，批發銷售記錄應在銷售合同執行完畢后收集。2.整理要求對收集到的記錄憑證進行分類整理，按照采購、驗收、儲存、銷售等類別分別存放。同一類別的記錄憑證按照時間順序排列，確保先后順序清晰。去除無關的附件或多余的紙張，保持記錄憑證的簡潔明了。對于電子記錄憑證，應進行備份，并按照規范的電子文檔命名規則進行命名，便于查找和管理。五、記錄憑證的歸檔與保管1.歸檔要求每月末或每季度末，將整理好的記錄憑證進行歸檔。歸檔時應編制歸檔目錄，注明記錄憑證的類別、年度、月份、起止日期、憑證編號等信息，便于查閱。將歸檔的記錄憑證裝入檔案盒或文件夾，并在封面或標簽上標明檔案名稱、年度、月份等信息。2.保管期限采購記錄、銷售記錄憑證保存至超過藥品有效期1年，但不得少于3年。驗收記錄、儲存記錄憑證保存期限不得少于5年。3.保管地點及環境要求記錄憑證應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應保持干燥、通風、防潮、防蟲、防火、防盜。檔案柜應分類存放記錄憑證，不同類別的檔案之間應有明顯標識。檔案室應配備溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等必要的設施設備，確保檔案安全。4.檔案查閱與借閱管理內部人員因工作需要查閱記錄憑證，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，在檔案室管理人員陪同下查閱。外部單位（如藥品監管部門、審計部門等）查閱記錄憑證，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經藥店負責人批準后，按照規定程序查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等，如需復制，應經藥店負責人同意，并在管理人員監督下進行。借閱記錄憑證應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱內容、借閱期限等信息，經部門負責人和藥店負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延長，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的記錄憑證，不得轉借他人，按時歸還。六、記錄憑證的銷毀1.銷毀條件記錄憑證超過保管期限，且藥店已無繼續保存必要時，可進行銷毀。因不可抗力等特殊原因導致記錄憑證損壞、丟失，無法繼續保存的，經相關部門核實后可進行銷毀。2.銷毀程序由質量管理部門提出記錄憑證銷毀申請，說明銷毀的記錄憑證類別、年度、數量、銷毀原因等信息。申請經藥店負責人審核批準后，質量管理部門負責組織銷毀工作。銷毀記錄憑證時，應至少有兩名人員在場監銷，監銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀記錄憑證類別、年度、數量、銷毀原因、監銷人員簽名等內容，與申請銷毀記錄一同保存。七、監督與檢查1.內部監督質量管理部門定期對記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔及保管等情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，對發現的問題及時督促相關部門整改。其他部門應配合質量管理部門的監督檢查工作，如實提供相關記錄憑證及資料。2.外部檢查應對當藥品監