設計單位選擇管理制度總則目的為規范公司設計單位選擇流程，確保選擇到合適、優質的設計單位，保障公司項目設計質量，控制設計成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及設計服務采購的項目，包括但不限于工程設計、產品設計、平面設計等。基本原則1.公平公正原則：在選擇設計單位過程中，確保所有參與競爭的設計單位享有平等的機會，依據既定標準和程序進行評估和選擇，不受任何不正當因素干擾。2.擇優選擇原則：綜合考慮設計單位的專業能力、業績經驗、團隊素質、服務質量、價格等因素，選擇最能滿足公司項目需求的設計單位。3.透明公開原則：選擇過程中的相關信息應及時、準確地向所有相關方公開，接受內部監督和外部監督（如有需要），確保過程透明。設計單位選擇流程需求提出1.項目發起部門項目發起部門根據項目需求，明確設計服務的具體內容、要求、時間節點等，并填寫《設計需求申請表》，詳細說明項目背景、設計目標、技術要求、交付成果等信息。2.審核與審批《設計需求申請表》提交至部門負責人審核，確保需求清晰、合理。審核通過后，報公司分管領導審批。審批通過后的申請表作為設計單位選擇流程的啟動依據。供應商信息收集1.內部資源首先從公司內部已有的設計單位合作名錄中篩選，查看是否有過往合作良好且能滿足本次項目需求的設計單位。相關信息可通過公司內部項目管理系統、檔案庫等獲取。2.外部渠道網絡搜索：利用專業設計網站、行業論壇、搜索引擎等，查找潛在的設計單位。關注其官方網站展示的業務范圍、案例作品、團隊介紹等信息。行業推薦：向同行業企業、協會、專家咨詢推薦合適的設計單位。招標平臺：關注各類政府招標平臺、專業招標網站等發布的設計相關招標信息，收集潛在供應商名單。廣告宣傳：留意設計單位發布的廣告、宣傳資料等，從中發現有潛力的合作對象。3.信息整理對收集到的設計單位信息進行整理，包括單位名稱、聯系人、聯系方式、業務范圍、主要業績、資質證書、團隊人員情況等，建立《潛在設計單位信息庫》。資格預審1.預審標準制定依據項目需求和公司要求，制定資格預審標準，一般包括但不限于：具有合法有效的營業執照、設計資質證書。近[X]年內具有類似項目設計經驗，提供相關業績證明材料（合同復印件等）。具有良好的信譽，無不良記錄（通過信用中國等平臺查詢）。具備專業的設計團隊，核心設計人員具有相關專業資質和經驗。2.預審實施向《潛在設計單位信息庫》中的設計單位發送《資格預審邀請函》及相關預審文件，告知預審標準和提交資料要求。設計單位應在規定時間內提交資格預審申請文件，包括公司簡介、資質證書、業績證明、團隊人員簡歷等。3.預審評審組建資格預審評審小組，成員包括項目發起部門代表、技術專家、采購人員等。評審小組根據預審標準對申請文件進行評審，對設計單位的資格條件進行打分。滿足預審標準的設計單位進入后續的評選環節。評選1.評選文件編制技術文件：明確項目的技術要求、設計任務書等詳細內容，要求設計單位提供技術方案，包括設計思路、技術路線、創新點等。商務文件：要求設計單位提供報價文件，明確設計服務費用，包括收費明細、價格構成等。同時提供公司商務條款響應情況，如服務期限、付款方式、售后服務承諾等。2.評選通知發放向通過資格預審的設計單位發放《評選邀請函》及評選文件，告知評選流程、時間安排和相關要求。3.評選過程技術評審：設計單位在規定時間內提交評選文件。由技術專家組成技術評審小組，對技術方案進行評審，重點評估設計單位的專業技術能力、設計方案的合理性、創新性、可行性等，按照技術評審標準進行打分。商務評審：采購人員組成商務評審小組，對商務文件進行評審，主要審查報價的合理性、商務條款響應情況等，按照商務評審標準進行打分。綜合評審：根據技術評審得分和商務評審得分，按照一定權重（如技術占[X]%，商務占[Y]%）計算綜合得分，評選出得分最高的設計單位為第一候選單位，得分次高的為第二候選單位，依此類推。合同談判與簽訂1.談判準備項目發起部門、采購部門等相關人員組成談判小組，根據評選結果與第一候選設計單位進行合同談判。談判小組仔細研究評選文件和候選單位的響應文件，明確雙方的權利義務，梳理合同條款中的關鍵問題和風險點。2.談判過程與候選設計單位就設計服務內容、價格、交付時間、質量標準、售后服務等條款進行協商談判。在談判過程中，要堅持公司利益最大化原則，爭取有利的合同條款。對于雙方存在分歧的條款，進行充分溝通和協商，尋求共識。3.合同簽訂談判達成一致后，擬定合同文本。合同文本應符合法律法規要求，明確雙方的權利義務、服務內容、價格、付款方式、交付時間、驗收標準、違約責任等關鍵條款。合同經公司法律顧問審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，與設計單位簽訂正式合同。設計單位管理與評估設計單位日常管理1.項目對接項目發起部門指定專人作為與設計單位的對接人，負責溝通協調項目設計過程中的各項事宜。對接人要及時向設計單位傳達項目需求變更、進度要求等信息，確保設計工作順利進行。2.進度跟蹤建立設計項目進度跟蹤機制，定期檢查設計單位的工作進度。要求設計單位提交項目進度報告，匯報設計工作進展情況、遇到的問題及解決方案等。對于進度滯后的情況，及時與設計單位溝通，分析原因，督促其采取措施加快進度。3.質量監督項目發起部門和技術部門定期對設計成果進行質量檢查，依據合同要求和相關標準對設計方案、圖紙等進行審核。對于不符合質量要求的，要求設計單位及時整改。建立設計質量反饋機制，收集項目使用部門或相關方對設計質量的意見和建議，并反饋給設計單位，促使其不斷改進設計質量。設計單位評估1.評估周期每年對合作的設計單位進行一次全面評估，評估時間為每年的[具體月份]。2.評估指標設計質量：主要評估設計成果是否符合項目要求、設計規范，是否存在質量缺陷等，通過項目驗收情況、使用部門反饋等進行評價。服務態度：考察設計單位在項目過程中的溝通響應及時性、服務主動性、配合度等，通過對接人評價、項目相關方反饋等獲取信息。進度控制：根據設計單位實際完成的進度與合同約定進度的對比情況進行評估。成本控制：對比設計服務實際費用與合同約定費用，評估設計單位在成本控制方面的表現。創新能力：評估設計單位在設計過程中提出的創新思路、方法及應用效果，通過設計成果的創新性體現等進行考量。3.評估方法問卷調查：向項目發起部門、使用部門、采購部門等相關方發放調查問卷，收集對設計單位的評價意見。業績分析：分析設計單位在合作項目中的具體表現，如設計質量問題數量、進度延誤次數、成本超支情況等。面談溝通：與對接人、項目團隊成員等進行面談，了解設計單位在項目過程中的實際表現和相關問題。4.評估結果應用優秀設計單位：對于評估結果為優秀的設計單位，在后續項目中可優先考慮合作，并給予一定的獎勵或優惠政策，如增加合作機會、提高設計費用支付比例等。合格設計單位：評估結果為合格的設計單位，繼續保持合作，但需關注其在后續項目中的改進情況。不合格設計單位：對于評估結果為不合格的設計單位，暫停或終止合作關系。同時，將評估結果反饋給設計單位，要求其分析原因，制定改進措施，并在規定時間內提交整改報告。整改后經復查合格的，可重新考慮合作。監督與審計監督機制1.內部監督公司內部審計部門定期對設計單位選擇過程及合同執行情況進行監督檢查。重點檢查選擇流程是否合規、評選標準是否公正執行、合同履行是否符合約定等，發現問題及時督促相關部門整改。2.外部監督（如有需要）對于涉及重大項目或公眾關注項目的設計單位選擇，可邀請外部監督機構（如行業主管部門、專業審計機構等）進行監督，確保選擇過程的公開、公正、公平。審計要求1.審計范圍涵蓋設計單位選擇的全過程，包括需求提出、供應商信息收集、資格預審、評選、合同談判與簽訂以及后續的設計單位管理與評估等環節。2.審計內容審查選擇流程是否嚴格按照本管理制度執行，有無違規操作。檢查評選文件的編制、評審過程是否公正、透明，評審結果是否合理。核實合同條款是否符合法律法規和公司利益，合同執行情況是否良好。評估設計單位管理與評估工作是否到位，評估結果是否真實、準確。3.審計報告