質(zhì)量記錄控制管理制度一、總則（一）目的為了有效控制公司質(zhì)量記錄，確保質(zhì)量記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，為質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與質(zhì)量管理相關(guān)的質(zhì)量記錄的控制與管理，包括但不限于文件、報(bào)告、記錄表單、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、審核記錄等。（三）職責(zé)1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和完善質(zhì)量記錄控制管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對(duì)質(zhì)量記錄的格式、內(nèi)容、保存期限等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。定期組織對(duì)質(zhì)量記錄的評(píng)審和清理，確保質(zhì)量記錄的有效性和適用性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的收集、整理、歸檔和保管工作，確保質(zhì)量記錄的真實(shí)、完整和及時(shí)。按照質(zhì)量管理部門的要求，定期提交質(zhì)量記錄相關(guān)報(bào)表和分析報(bào)告。配合質(zhì)量管理部門對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行檢查和審核。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄檔案的集中管理，提供檔案的查閱、借閱等服務(wù)。確保質(zhì)量記錄檔案的安全、完整，防止損壞、丟失和泄密。二、質(zhì)量記錄的分類與編號(hào)（一）分類原則質(zhì)量記錄根據(jù)其產(chǎn)生的部門、業(yè)務(wù)類型、記錄內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于管理。（二）分類明細(xì)1.質(zhì)量管理體系文件類：包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量計(jì)劃等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄類：如原材料檢驗(yàn)報(bào)告、過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告等。3.質(zhì)量審核記錄類：內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄、供應(yīng)商審核記錄等。4.客戶反饋記錄類：客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等。5.不合格品管理記錄類：不合格品評(píng)審記錄、處置記錄等。6.培訓(xùn)記錄類：?jiǎn)T工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。7.計(jì)量器具管理記錄類：計(jì)量器具校準(zhǔn)記錄、使用記錄等。8.其他質(zhì)量記錄類：如質(zhì)量改進(jìn)記錄、數(shù)據(jù)分析記錄等。（三）編號(hào)規(guī)則質(zhì)量記錄編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于識(shí)別和查詢。編號(hào)格式如下：[部門代碼][記錄類別代碼][年份][流水號(hào)]1.部門代碼：采用兩位字母縮寫表示公司內(nèi)各部門，如“QM”表示質(zhì)量管理部門，“PR”表示采購部門等。2.記錄類別代碼：根據(jù)質(zhì)量記錄分類明細(xì)，采用兩位數(shù)字表示不同的記錄類別，如“01”表示質(zhì)量管理體系文件類，“02”表示質(zhì)量檢驗(yàn)記錄類等。3.年份：采用四位數(shù)字表示記錄產(chǎn)生的年份。4.流水號(hào)：采用四位數(shù)字表示同一類別記錄在同一年份內(nèi)的順序號(hào)。例如：QM0120230001，表示質(zhì)量管理部門在2023年產(chǎn)生的第一份質(zhì)量管理體系文件。三、質(zhì)量記錄的填寫與收集（一）填寫要求1.質(zhì)量記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印填寫，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或褪色筆填寫。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。如需要修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.填寫記錄時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行，確保各項(xiàng)信息填寫齊全，邏輯關(guān)系正確。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集工作，確保質(zhì)量記錄及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到指定地點(diǎn)。2.質(zhì)量記錄的收集應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行，不得拖延或積壓。對(duì)于緊急或重要的質(zhì)量記錄，應(yīng)及時(shí)收集并傳遞給相關(guān)部門。3.在收集質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的記錄，應(yīng)及時(shí)返回填寫部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、質(zhì)量記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.收集到的質(zhì)量記錄應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)順序排列，確保同一類別的記錄集中存放。2.對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無效或過期的記錄，保留具有保存價(jià)值的記錄。3.對(duì)質(zhì)量記錄中的附件、證明材料等應(yīng)進(jìn)行整理，確保與主記錄一同歸檔，保持記錄的完整性。（二）歸檔要求1.質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔期限不得超過規(guī)定的時(shí)間。一般情況下，月度質(zhì)量記錄應(yīng)在次月上旬歸檔，年度質(zhì)量記錄應(yīng)在次年一季度內(nèi)歸檔。2.歸檔的質(zhì)量記錄應(yīng)編制目錄，注明記錄的編號(hào)、名稱、日期、保存期限等信息，以便于查閱和管理。3.質(zhì)量記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜或存儲(chǔ)介質(zhì)中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，防止記錄損壞、丟失或變質(zhì)。五、質(zhì)量記錄的保存期限（一）確定原則質(zhì)量記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求以及公司質(zhì)量管理的實(shí)際需要確定，確保在需要時(shí)能夠提供有效的追溯依據(jù)。（二）具體期限1.質(zhì)量管理體系文件類：長期保存。2.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄類：一般保存期限為產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后一年，但對(duì)于涉及重大質(zhì)量問題或法律法規(guī)要求的記錄，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限。3.質(zhì)量審核記錄類：內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄等保存期限為三年；供應(yīng)商審核記錄等保存期限為與供應(yīng)商合作結(jié)束后一年。4.客戶反饋記錄類：客戶投訴處理記錄保存期限為投訴處理完畢后三年；客戶滿意度調(diào)查結(jié)果保存期限為調(diào)查周期結(jié)束后一年。5.不合格品管理記錄類：保存期限為不合格品處置完畢后三年。6.培訓(xùn)記錄類：保存期限為員工離職后一年。7.計(jì)量器具管理記錄類：保存期限為計(jì)量器具報(bào)廢或校準(zhǔn)周期結(jié)束后一年。8.其他質(zhì)量記錄類：根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但不得少于兩年。六、質(zhì)量記錄的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的記錄名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供質(zhì)量記錄，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將記錄帶出或復(fù)印、拍照。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱要求1.因工作需要借閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的記錄名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供質(zhì)量記錄，并與借閱人簽訂《質(zhì)量記錄借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱質(zhì)量記錄的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的質(zhì)量記錄，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還質(zhì)量記錄時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，確認(rèn)記錄完整、無損后，辦理歸還手續(xù)。七、質(zhì)量記錄的銷毀（一）銷毀條件質(zhì)量記錄在保存期限屆滿或已失去保存價(jià)值時(shí)，經(jīng)質(zhì)量管理部門審核批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行清理，確定需要銷毀的記錄清單，并填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請(qǐng)表》，注明記錄名稱、編號(hào)、保存期限、銷毀原因等信息。2.《質(zhì)量記錄銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門組織銷毀。3.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、記錄名稱、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.質(zhì)量記錄的銷毀方式應(yīng)符合環(huán)保和安全要求，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的質(zhì)量記錄，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。八、質(zhì)量記錄的電子管理（一）電子記錄的分類與編號(hào)電子質(zhì)量記錄應(yīng)按照與紙質(zhì)記錄相同的分類原則和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類與編號(hào)，確保電子記錄與紙質(zhì)記錄的一致性和可追溯性。（二）電子記錄的存儲(chǔ)與備份1.電子質(zhì)量記錄應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、可靠，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.定期對(duì)電子質(zhì)量記錄進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。（三）電子記錄的訪問與權(quán)限管理1.設(shè)立電子質(zhì)量記錄訪問權(quán)限管理制度，明確不同人員對(duì)電子記錄的訪問級(jí)別和權(quán)限范圍。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級(jí)別的電子記錄。2.對(duì)電子記錄的訪問進(jìn)行記錄，包括訪問人姓名、部門、訪問時(shí)間、訪問內(nèi)容等信息，以便于審計(jì)和追溯。3.定期對(duì)電子記錄的訪問權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和有效性。（四）電子記錄的安全與保密1.采取必要的安全措施，防止電子質(zhì)量記錄被非法訪問、篡改、泄露或破壞。如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、加密存儲(chǔ)等。2.對(duì)涉及機(jī)密或敏感信息的電子質(zhì)量記錄，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，確保信息安全。3.加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和保密意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致電子記錄的安全事故。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門質(zhì)量記錄的控制情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保存、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.對(duì)質(zhì)量記錄控制工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度的部門和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。（二）考核評(píng)價(jià)