質量證明記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司質量證明記錄的管理，確保質量證明記錄真實、完整、可追溯，有效支持產品質量控制和質量改進，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及產品質量證明記錄的生成、收集、整理、存儲、檢索、保管和銷毀等活動。（三）職責1.質量管理部門負責制定和完善質量證明記錄管理制度，并監督執行。對質量證明記錄的完整性、準確性進行審核。定期組織質量證明記錄的內部評審和分析，為質量改進提供依據。2.各業務部門負責本部門質量證明記錄的填寫、收集、整理和初步審核。按照規定的時間和方式將質量證明記錄提交給質量管理部門。確保質量證明記錄的真實性和及時性。3.文件管理部門負責質量證明記錄的集中存儲和保管，建立電子和紙質檔案。提供質量證明記錄的檢索和查閱服務。按照規定的期限對質量證明記錄進行銷毀處理。二、質量證明記錄的定義和分類（一）定義質量證明記錄是指能夠證明產品或服務符合規定質量要求的各類文件、數據、圖表、報告等記錄資料。（二）分類1.原材料質量證明記錄原材料采購訂單、合同。原材料質量檢驗報告、合格證書。原材料供應商資質證明文件。2.生產過程質量證明記錄生產任務單、工藝流程圖。生產操作記錄、設備運行記錄。半成品檢驗報告、質量檢驗記錄。過程參數監控記錄、環境監測記錄。3.成品質量證明記錄成品檢驗報告、試驗報告。產品質量認證文件、合格證書。客戶反饋記錄、投訴處理記錄。4.質量體系運行記錄內部審核報告、管理評審報告。質量培訓記錄、人員資質證書。質量改進計劃及實施記錄。三、質量證明記錄的生成與填寫（一）基本要求1.質量證明記錄應按照規定的格式和內容進行填寫，確保信息準確、完整、清晰。2.記錄應及時填寫，不得事后補記或追記，確保記錄的及時性和真實性。3.填寫記錄應使用藍黑墨水或碳素筆，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。4.記錄如有錯誤，應采用劃改的方式進行更正，并在劃改處簽名或蓋章，注明日期。（二）具體要求1.原材料質量證明記錄采購訂單應明確原材料的名稱、規格、型號、數量、交貨日期等信息。質量檢驗報告應詳細記錄檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、判定結論等內容。供應商資質證明文件應包括營業執照、生產許可證、質量認證證書等。2.生產過程質量證明記錄生產任務單應明確產品名稱、規格、型號、生產數量、生產批次等信息。工藝流程圖應清晰標注生產工藝步驟、工藝參數、質量控制點等內容。生產操作記錄應記錄操作人員、操作時間、操作內容、設備運行狀況等信息。半成品檢驗報告應詳細記錄檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、判定結論等內容。過程參數監控記錄應記錄溫度、壓力、時間、速度等關鍵過程參數的實測值。環境監測記錄應記錄生產環境的溫度、濕度、潔凈度等參數。3.成品質量證明記錄成品檢驗報告應詳細記錄檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、判定結論等內容。試驗報告應記錄產品的性能測試、可靠性測試、安全性測試等結果。產品質量認證文件應包括認證證書、認證標志使用授權書等。客戶反饋記錄應記錄客戶的意見、建議、投訴等內容，以及處理情況和結果。4.質量體系運行記錄內部審核報告應記錄審核目的、范圍、方法、審核發現的問題及整改措施等內容。管理評審報告應記錄評審目的、范圍、輸入、輸出、評審結論等內容。質量培訓記錄應記錄培訓時間、培訓內容、培訓講師、參加人員等信息。人員資質證書應記錄員工的專業技能證書、崗位資格證書等信息。質量改進計劃及實施記錄應記錄改進項目的名稱、目標、措施、實施過程、效果驗證等內容。四、質量證明記錄的收集與整理（一）收集1.各業務部門應按照規定的時間和方式，將本部門生成的質量證明記錄收集齊全。2.收集的質量證明記錄應確保完整，不得遺漏重要信息。3.對于電子記錄，應進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。（二）整理1.收集后的質量證明記錄應進行分類整理，按照類別和時間順序進行編號。2.對于紙質記錄，應進行裝訂成冊，便于查閱和保管。3.對于電子記錄，應建立電子文件夾，按照類別和時間順序進行命名和存儲。4.整理后的質量證明記錄應附上目錄，注明記錄的名稱、編號、日期等信息，便于檢索和查閱。五、質量證明記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.質量證明記錄應采用紙質和電子兩種方式進行存儲，確保數據的安全性和可追溯性。2.紙質記錄應存放在專用的文件柜中，按照類別和時間順序進行排列，便于查閱和保管。3.電子記錄應存儲在服務器或存儲設備中，建立備份機制，定期進行數據備份，防止數據丟失。（二）保管期限1.質量證明記錄的保管期限應根據相關法律法規和公司規定執行，一般不得少于產品的保質期或相關合同約定的期限。2.對于重要的質量證明記錄，如產品質量認證文件、客戶投訴處理記錄等，應適當延長保管期限。（三）保管要求1.存儲質量證明記錄的場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保記錄的完整性和可讀性。2.對于電子記錄，應設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問和修改記錄。3.定期對質量證明記錄進行檢查和盤點，確保記錄的安全和完整。六、質量證明記錄的檢索與查閱（一）檢索1.文件管理部門應建立質量證明記錄的檢索系統，便于快速查找所需記錄。2.檢索系統應包括紙質記錄的目錄索引和電子記錄的數據庫查詢功能。3.檢索時應按照記錄的類別、編號、日期等信息進行查詢，確保檢索結果的準確性。（二）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱質量證明記錄時，應填寫《質量證明記錄查閱申請表》，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經部門負責人批準后，到文件管理部門查閱。2.查閱紙質記錄時，應在文件管理部門指定的地點進行，不得擅自將記錄帶出。如需復印或摘錄記錄內容，應經文件管理部門同意，并按照規定進行登記。3.查閱電子記錄時，應在文件管理部門的指導下進行操作，不得擅自修改或刪除記錄內容。如需拷貝電子記錄，應經文件管理部門同意，并按照規定進行登記。4.外部人員因工作需要查閱質量證明記錄時，應按照公司相關規定辦理審批手續，并在公司人員的陪同下進行查閱。七、質量證明記錄的銷毀（一）銷毀條件1.質量證明記錄已超過保管期限，且不再具有保存價值。2.質量證明記錄因自然災害、事故等原因損壞或丟失，無法修復或找回。3.質量證明記錄涉及的產品或服務已停止生產或提供，且相關業務已結束。（二）銷毀程序1.各業務部門應定期對本部門保管的質量證明記錄進行清理，確定需要銷毀的記錄清單，并填寫《質量證明記錄銷毀申請表》，注明記錄名稱、編號、日期、銷毀原因等信息，經部門負責人審核后，提交給質量管理部門。2.質量管理部門對各業務部門提交的銷毀申請進行審核，確認銷毀記錄的必要性和合規性。審核通過后，報公司分管領導批準。3.經批準后，文件管理部門負責組織質量證明記錄的銷毀工作。銷毀時應指定專人負責監督，確保記錄被徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀工作完成后，應填寫《質量證明記錄銷毀清單》，注明銷毀記錄的名稱、編號、日期、銷毀方式等信息，由監督人員和銷毀人員簽字確認。《質量證明記錄銷毀清單》應與《質量證明記錄銷毀申請表》一并歸檔保存。八、質量證明記錄的保密與安全（一）保密1.質量證明記錄涉及公司的商業秘密和客戶信息，應嚴格保密。2.公司內部人員應遵守保密規定，不得擅自泄露質量證明記錄的內容。3.對于涉及保密的質量證明記錄，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全1.質量證明記錄的存儲場所應具備安全防護設施，防止火災、水災、盜竊等事故的發生。2.定期對質量證明記錄的存儲設備進行維護和檢查，確保設備的正常運行。3.對于電子記錄，應采取數據備份、病毒防護、網絡安全等措施，防止數據丟失和被篡改。九、監督與考核（一）監督檢查1.質量管理部門應定期對各業務部門質量證明記錄的管理情況進行監督檢查，確保制度的有效執行。2.監督檢查內容包括質量證明記錄的生成、收集、整理、存儲、檢索、保管和銷毀等環節。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核