電腦耗材采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司電腦耗材采購行為，加強采購管理，確保電腦耗材的質量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門電腦耗材的采購活動，包括但不限于打印機墨盒、硒鼓、打印紙、鼠標、鍵盤、U盤等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司各部門實際工作需求，合理確定電腦耗材的采購數量和規格，避免浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合環保要求的電腦耗材產品，確保辦公設備正常運行。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過優化采購流程、集中采購、談判議價等方式，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭。二、采購流程（一）需求申請1.各部門根據本部門電腦耗材的使用情況，定期填寫《電腦耗材需求申請表》，詳細注明所需耗材的名稱、規格、型號、數量等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性后簽字批準，并將申請表提交至行政部門。（二）采購計劃制定1.行政部門收到各部門提交的《電腦耗材需求申請表》后，進行匯總整理，結合庫存情況，制定月度電腦耗材采購計劃。2.采購計劃應明確采購的耗材名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容，并報分管領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選行政部門根據采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商名錄。對供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，選擇符合要求的供應商作為潛在合作對象。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采用評分制對供應商進行量化評估，根據評估結果對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。3.供應商合作協議簽訂與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、售后服務、付款方式等內容。合作協議應定期進行評審和修訂，以適應公司業務發展和市場變化的需要。（四）采購實施1.根據采購計劃和選定的供應商，行政部門下達采購訂單。采購訂單應明確采購的耗材名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期等內容，并要求供應商簽字確認。2.采購人員跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。如遇特殊情況需要變更采購訂單，應及時與相關部門和供應商協商一致，并辦理變更手續。（五）驗收與入庫1.電腦耗材到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括產品的規格、型號、數量、質量等方面，確保與采購訂單一致。2.驗收合格的電腦耗材辦理入庫手續，填寫《電腦耗材入庫單》，注明耗材名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員簽字確認。3.驗收不合格的電腦耗材，采購人員應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續，確保公司利益不受損失。（六）付款結算1.財務部門根據采購合同和驗收合格的《電腦耗材入庫單》，審核無誤后辦理付款手續。2.付款方式應按照采購合同的約定執行，一般采用銀行轉賬方式支付。對于長期合作的優質供應商，可根據實際情況適當延長付款期限。三、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對電腦耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結束后填寫《電腦耗材盤點表》。2.如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《盤盈盤虧報告表》，報行政部門和財務部門審批后進行處理。（二）庫存預警1.設定電腦耗材的庫存預警值，當庫存數量低于預警值時，倉庫管理人員應及時通知行政部門采購人員進行補貨。2.庫存預警值應根據公司的實際使用情況和采購周期等因素進行合理設定，并定期進行調整。（三）庫存安全1.倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保電腦耗材的存放環境符合要求。2.對易燃、易爆、易腐蝕等特殊電腦耗材，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設施，防止電腦耗材被盜、被損壞或發生安全事故。四、使用與監督（一）使用管理1.各部門應指定專人負責電腦耗材的領取和使用，嚴格按照公司規定的流程進行操作。2.領取電腦耗材時，應填寫《電腦耗材領用單》，注明領用日期、耗材名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字批準。3.使用人員應正確使用電腦耗材，避免浪費和損壞。如因使用不當造成電腦耗材損壞或浪費的，應照價賠償。（二）監督檢查1.行政部門定期對各部門電腦耗材的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括領用記錄、使用情況、庫存管理等方面。2.對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保公司電腦耗材采購管理制度的有效執行。五、采購成本控制（一）價格談判1.在采購過程中，采購人員應與供應商進行充分的價格談判，爭取最優惠的采購價格。2.關注市場動態，了解同類產品的價格走勢，及時調整采購策略，確保采購成本的合理性。（二）集中采購1.對于通用性較強的電腦耗材，如打印紙、墨盒等，實行集中采購，以提高采購量，降低采購成本。2.集中采購應選擇優質供應商，通過批量采購、集中配送等方式，實現規模效益。（三）成本分析與評估1.定期對電腦耗材的采購成本進行分析和評估，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.根據成本分析結果，制定相應的改進措施，不斷優化采購流程，降低采購成本。六、信息管理（一）采購信息記錄1.行政部門應建立完善的電腦耗材采購信息檔案，記錄采購活動的全過程，包括需求申請、采購計劃、供應商選擇、采購訂單、驗收入庫、付款結算等信息。2.采購信息檔案應妥善保管，以便查詢和追溯。（二）數據分析與利用1.定期對電腦耗材采購信息進行數據分析，了解采購情況、使用情況、成本情況等方面的信息。2.通過數據分析，為公司的采購決策、庫存管理、成本控制