營業道具采購管理制度總則目的為規范公司營業道具采購管理，確保采購工作的規范化、制度化、科學化，保障公司營業活動的順利開展，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有與營業道具采購相關的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、門店運營部門等。基本原則1.按需采購原則：根據公司營業活動的實際需求，合理確定采購數量和規格，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合公司營業需求的道具產品，確保道具能夠滿足客戶需求，提升公司形象。3.成本控制原則：在保證道具質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內部監督，確保采購信息的透明化。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，維護公司利益。采購組織與職責采購決策機構成立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策小組負責審議和批準重大采購項目、采購預算、采購政策等事項，確保采購決策的科學性和合理性。采購執行部門設立采購部門，負責具體的采購工作。采購部門應配備專業的采購人員，明確其崗位職責和工作流程，確保采購工作的高效執行。采購人員應具備以下能力和素質：1.熟悉采購業務流程，具備良好的溝通協調能力和談判技巧。2.具備市場分析能力，能夠及時掌握市場動態和供應商信息。3.具備較強的責任心和廉潔自律意識，能夠嚴格遵守公司采購制度和相關法律法規。相關部門職責1.需求部門：負責提出營業道具的采購需求，明確采購道具的規格、數量、質量要求等，并對采購道具的使用效果進行評估。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的使用情況，確保采購資金的合理支出。3.質量控制部門：負責對采購道具的質量進行檢驗和驗收，確保采購道具符合公司質量標準和相關要求。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規性，為采購工作提供法律支持和保障。采購流程需求申請1.需求部門根據公司營業活動的實際需求，填寫《營業道具采購申請表》，詳細說明采購道具的名稱、規格、數量、質量要求、用途、預計采購時間等信息。2.《營業道具采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到《營業道具采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購項目，采購部門負責人可直接審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應將《營業道具采購申請表》提交至采購決策小組進行審批。3.采購決策小組根據公司采購政策和實際情況，對采購項目進行審議和批準，并簽署審批意見。供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，篩選出符合公司要求的供應商。2.供應商選擇：根據采購項目的特點和需求，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價。采購人員應向至少三家供應商發出詢價單，要求供應商提供詳細的報價清單，包括產品規格、價格、交貨期、付款方式等信息。3.供應商評估：采購部門對供應商的報價進行分析和比較，綜合考慮產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優供應商。對于重要采購項目，采購部門可組織相關部門對供應商進行實地考察，進一步了解供應商的實際情況。4.供應商管理：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、采購歷史、產品質量、交貨情況等，定期對供應商進行評估和考核，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時淘汰。采購合同簽訂1.采購部門根據采購決策小組的審批意見和與供應商協商的結果，起草采購合同。采購合同應明確采購道具的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款，確保合同內容完整、準確、合法。2.采購合同起草完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門對合同的合法性和合規性進行審查，提出修改意見和建議。采購部門根據法務部門的審核意見對合同進行修改和完善。3.采購合同經法務部門審核通過后，由采購部門負責人與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給相關部門，如需求部門、財務部門、質量控制部門等，以便各部門及時了解合同內容，做好相關工作。采購執行與跟蹤1.訂單下達：采購部門根據采購合同的約定，向供應商下達采購訂單，明確采購道具的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應加蓋公司公章或合同專用章，并及時發送給供應商。2.采購跟蹤：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解生產進度、質量狀況、交貨時間等信息。如發現供應商存在問題或可能影響交貨期的情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，確保采購任務按時完成。3.到貨驗收：采購道具到貨前，采購部門應通知質量控制部門做好驗收準備工作。質量控制部門按照公司質量標準和采購合同的要求，對采購道具進行檢驗和驗收。驗收合格的，質量控制部門出具《驗收報告》；驗收不合格的，質量控制部門應及時通知采購部門與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。付款管理1.付款申請：采購部門根據采購合同的約定和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細說明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式、發票號碼等信息。《付款申請表》經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.付款審核：財務部門收到《付款申請表》后，對采購合同、驗收報告、發票等相關憑證進行審核，核實付款金額的準確性和合理性。如發現問題，財務部門應及時與采購部門溝通協商，要求其補充或更正相關資料。3.付款審批：財務部門審核通過后，將《付款申請表》提交至公司領導進行審批。公司領導根據公司財務制度和資金狀況，對付款申請進行審批，并簽署審批意見。4.付款執行：財務部門根據公司領導的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。付款完成后，財務部門應做好付款記錄，并將付款憑證歸檔保存。采購預算管理預算編制1.采購部門應根據公司年度營業計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購項目名稱、規格、數量、預計采購金額等信息，并按照公司財務預算編制要求進行編制。2.采購預算編制完成后，采購部門應將其提交至財務部門進行審核。財務部門根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，提出修改意見和建議。采購部門根據財務部門的審核意見對采購預算進行修改和完善。3.采購預算經財務部門審核通過后，提交至采購決策小組進行審議和批準。采購決策小組根據公司戰略目標和實際情況，對采購預算進行審議和批準，并下達給采購部門執行。預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算的，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等信息。2.《采購預算調整申請表》經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行審核。財務部門根據公司財務制度和預算管理規定，對采購預算調整申請進行審核，提出審核意見。3.采購預算調整申請經財務部門審核通過后，提交至采購決策小組進行審議和批準。采購決策小組根據公司實際情況，對采購預算調整申請進行審議和批準，并下達給采購部門執行。4.采購部門應定期對采購預算執行情況進行分析和總結，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和檢查，確保采購預算的嚴格執行。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.對于識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場風險對采購成本的影響。2.供應商風險應對：加強對供應商的管理和評估，建立供應商淘汰機制，定期對供應商進行考核，確保供應商的穩定性和可靠性。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商原因導致的采購風險。3.質量風險應對：加強對采購道具質量的控制和檢驗，嚴格按照公司質量標準和采購合同的要求進行驗收。在采購合同中明確質量條款和違約責任，對不合格產品及時要求供應商進行處理，確保采購道具的質量符合要求。4.合同風險應對：加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同內容完整、準確、合法。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時與供應商協商解決，避免合同糾紛的發生。5.付款風險應對：加強對付款環節的管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。在付款前，對采購合同、驗收報告、發票等相關憑證進行嚴格審核，確保付款金額的準確性和合理性。建立付款風險預警機制，及時發現和解決付款過程中存在的問題，避免因付款問題導致的供應商糾紛和公司信譽損失。采購監督與審計內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購工作進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見和建議。2.采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，確保采購人員嚴格遵守公司采購制度和相關法律法規。外部監督1.公司應主動接受政府相關部門的監督檢查，積極配合政府部門開展的采購專項檢查和