車輛費用使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司車輛費用的管理，規范車輛費用的使用，提高車輛使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛（包括公司自有車輛和租賃車輛）的費用使用管理。（三）基本原則1.預算控制原則：車輛費用的使用應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算執行。2.合規性原則：車輛費用的使用必須符合國家法律法規和公司相關規定。3.效益性原則：在確保車輛正常使用的前提下，合理控制費用支出，提高資金使用效益。4.責任明確原則：明確車輛費用使用各環節的責任，確保費用使用的合理性和透明度。二、車輛費用構成及定義（一）車輛購置費用指購買車輛所發生的全部支出，包括車輛價款、購置稅、上牌費等。（二）車輛保險費用指為車輛購買的各類保險所支付的費用，如交強險、商業險等。（三）車輛燃油費用指車輛運行過程中消耗的汽油、柴油等燃料費用。（四）車輛維修保養費用指車輛日常維修、保養、更換零部件等所發生的費用。（五）車輛路橋費用指車輛在行駛過程中通過路橋收費站所支付的費用。（六）車輛停車費用指車輛在停車場、停車位等場所停放所支付的費用。（七）車輛租賃費用指因業務需要租賃車輛所支付的費用。（八）其他費用指與車輛使用相關的其他費用，如車輛年檢費、駕駛員培訓費等。三、車輛費用預算管理（一）預算編制1.每年末，公司各部門應根據下一年度的業務需求，預估本部門車輛的使用情況，填寫《車輛使用需求申請表》，報行政部門匯總。2.行政部門結合公司整體業務規劃和車輛狀況，對各部門的車輛使用需求進行審核和整合，編制下一年度車輛費用預算草案，提交財務部門。3.財務部門根據公司年度經營目標和資金狀況，對車輛費用預算草案進行審核和調整，報公司管理層審批后確定年度車輛費用預算。（二）預算執行1.各部門應嚴格按照批準的車輛費用預算執行，不得超預算支出。如有特殊情況需要調整預算，應提前填寫《車輛費用預算調整申請表》，說明調整原因和金額，按預算編制審批流程進行審批。2.行政部門負責監控車輛費用預算的執行情況，定期對車輛費用支出進行統計和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.財務部門負責對車輛費用預算執行情況進行監督和檢查，對超預算支出的項目不予報銷，并及時向公司管理層報告。（三）預算考核1.公司將車輛費用預算執行情況納入部門績效考核體系，對預算執行情況良好的部門給予獎勵，對超預算較多的部門進行相應的處罰。2.考核指標包括車輛費用預算執行率、車輛費用節約率等。具體考核辦法由行政部門會同財務部門制定，報公司管理層批準后執行。四、車輛購置與處置管理（一）車輛購置1.因工作需要購置車輛時，由使用部門填寫《車輛購置申請表》，詳細說明購置車輛的原因、用途、車型、配置等信息，報行政部門審核。2.行政部門根據公司車輛配備標準和實際需求，對《車輛購置申請表》進行審核，提出審核意見后報公司管理層審批。3.經公司管理層批準后，行政部門負責組織車輛采購工作。采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，選擇信譽良好、價格合理的供應商進行采購。4.車輛購置后，行政部門負責辦理車輛上牌、保險、登記等相關手續，并將車輛交付使用部門。同時，財務部門負責按照規定進行賬務處理。（二）車輛處置1.車輛因使用年限較長、技術狀況不佳、業務需求變化等原因需要處置時，由使用部門填寫《車輛處置申請表》，說明處置原因、車輛狀況等信息，報行政部門審核。2.行政部門會同財務部門對車輛進行評估，確定車輛的處置方式（如報廢、出售、捐贈等）和處置價格。評估結果報公司管理層審批。3.經公司管理層批準后，行政部門負責組織車輛處置工作。處置過程中應妥善保管相關資料，確保處置行為合法合規。4.車輛處置收入應及時上繳公司財務部門，按照公司財務制度進行賬務處理。五、車輛保險管理（一）保險范圍公司所有車輛均應按照國家法律法規和公司要求購買相應的保險，包括交強險、商業險等。商業險的保險范圍應根據車輛的使用性質、風險狀況等合理確定，一般應包括車輛損失險、第三者責任險、車上人員責任險、盜搶險等。（二）保險辦理1.行政部門負責統一辦理公司車輛的保險手續。每年在保險到期前，行政部門應提前收集各車輛的相關資料，與保險公司進行溝通協商，確定保險方案和保費金額。2.保險方案和保費金額確定后，行政部門應填寫《車輛保險申請表》，報公司管理層審批。經批準后，行政部門負責與保險公司簽訂保險合同，并支付保險費用。3.在保險期間內，如車輛發生保險事故，行政部門應及時通知保險公司，并按照保險公司的要求提供相關資料，協助保險公司進行理賠工作。（三）保險理賠1.車輛發生保險事故后，駕駛員應立即停車，保護現場，及時向公司行政部門和保險公司報案。行政部門接到報案后，應及時了解事故情況，并指導駕駛員填寫《保險事故報告表》。2.保險公司進行現場勘查和定損時，駕駛員應積極配合，提供真實、準確的事故信息和相關資料。行政部門應協助保險公司做好勘查和定損工作，確保理賠工作順利進行。3.保險理賠款到賬后，財務部門應及時進行賬務處理。如理賠款不足以支付車輛維修費用等支出，差額部分由公司按照相關規定進行處理。六、車輛燃油管理（一）加油方式1.公司車輛可采用加油卡加油或現金加油兩種方式。加油卡由行政部門統一辦理和管理，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。2.如遇特殊情況需要現金加油，駕駛員應提前向行政部門申請，并說明加油原因和預計加油金額。經行政部門批準后，駕駛員方可進行現金加油。加油后，駕駛員應及時將加油發票交行政部門審核報銷。（二）加油記錄1.駕駛員每次加油后，應在加油憑證上記錄加油時間、加油站名稱、加油金額、車輛里程數等信息，并簽字確認。2.行政部門應定期收集駕駛員的加油憑證，進行整理和核對，確保加油記錄的真實性和完整性。同時，行政部門應根據加油記錄統計車輛的燃油消耗情況，分析燃油消耗的合理性。（三）油耗考核1.公司將車輛燃油消耗情況納入駕駛員績效考核體系，對油耗較低的駕駛員給予獎勵，對油耗較高的駕駛員進行相應的處罰。2.考核指標包括百公里油耗、油耗節約率等。具體考核辦法由行政部門會同財務部門制定，報公司管理層批準后執行。七、車輛維修保養管理（一）維修保養計劃1.行政部門應根據車輛的使用年限、行駛里程、技術狀況等制定車輛年度維修保養計劃。維修保養計劃應明確維修保養項目、時間、費用預算等內容。2.車輛維修保養計劃經公司管理層批準后，行政部門應按照計劃組織實施。如遇特殊情況需要調整維修保養計劃，應提前填寫《車輛維修保養計劃調整申請表》，說明調整原因和內容，按審批流程進行審批。（二）維修保養審批1.車輛需要維修保養時，駕駛員應填寫《車輛維修保養申請表》，詳細說明車輛故障情況、維修保養項目、預計費用等信息，報行政部門審核。2.行政部門根據車輛維修保養計劃和實際情況，對《車輛維修保養申請表》進行審核。對于金額較小的維修保養項目，行政部門可直接審批；對于金額較大的維修保養項目，行政部門應組織相關人員進行技術鑒定和價格評估，提出審核意見后報公司管理層審批。3.經批準后，駕駛員應選擇正規的維修保養廠家進行維修保養。維修保養過程中，駕駛員應監督維修保養質量，確保維修保養項目符合要求。（三）維修保養費用結算1.車輛維修保養完成后，維修保養廠家應提供維修保養清單和發票。駕駛員應將維修保養清單和發票交行政部門審核。2.行政部門根據維修保養審批結果和實際發生的費用，對維修保養清單和發票進行審核。審核無誤后，行政部門填寫《車輛維修保養費用報銷申請表》，報財務部門報銷。3.財務部門按照公司財務制度對車輛維修保養費用進行審核和支付。如發現維修保養費用與審批結果不符或存在其他問題，財務部門應及時與行政部門溝通核實，并按照相關規定進行處理。八、車輛路橋與停車管理（一）路橋費用1.車輛在行駛過程中發生的路橋費用，駕駛員應妥善保存相關票據，并及時交行政部門審核報銷。2.行政部門應定期對路橋費用進行統計和分析，檢查路橋費用的合理性。如發現異常情況，應及時與駕駛員溝通核實，并采取相應措施。（二）停車費用1.公司車輛因業務需要在停車場、停車位等場所停放時，駕駛員應按照規定支付停車費用，并保存好停車票據。2.停車費用的報銷流程與路橋費用相同，駕駛員應將停車票據交行政部門審核報銷。行政部門應加強對停車費用的管理，嚴格控制停車費用支出。九、車輛租賃管理（一）租賃申請1.因業務需要租賃車輛時，使用部門應填寫《車輛租賃申請表》，詳細說明租賃車輛的原因、用途、租賃期限、租賃車型等信息，報行政部門審核。2.行政部門根據公司車輛配備情況和實際需求，對《車輛租賃申請表》進行審核。對于金額較小的車輛租賃項目，行政部門可直接審批；對于金額較大的車輛租賃項目，行政部門應組織相關人員進行評估，提出審核意見后報公司管理層審批。（二）租賃合同簽訂1.經批準后，行政部門負責與車輛租賃公司簽訂租賃合同。租賃合同應明確租賃車輛的車型、數量、租賃期限、租金標準、付款方式、雙方權利義務等內容。2.在租賃合同履行過程中，行政部門應密切關注租賃車輛的使用情況，確保租賃車輛按照合同約定使用。如發現租賃車輛存在問題或租賃公司違反合同約定，行政部門應及時與租賃公司溝通協商，采取相應措施解決問題。（三）租金支付1.車輛租賃費用由財務部門按照租賃合同約定進行支付。財務部門在支付租金前，應審核租賃合同和相關發票，確保支付金額準確無誤。2.行政部門應定期對車輛租賃費用進行統計和分析，檢查租賃費用的合理性。如發現異常情況，應及時與財務部門溝通核實，并采取相應措施。十、車輛費用報銷管理（一）報銷流程1.駕駛員或相關人員在車輛費用發生后，應及時收集整理相關票據，并按照公司財務制度的要求填寫報銷憑證。2.報銷憑證經本部門負責人審核簽字后，報行政部門審核。行政部門應根據車輛費用使用管理制度對報銷憑證進行審核，審核內容包括票據的真實性、合法性、完整性，費用支出的合理性等。3.行政部門審核通過后，報銷憑證報財務部門審核。財務部門按照公司財務制度對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。（二）報銷標準1.車輛費用的報銷標準應按照公司相關規定執行。具體報銷標準如下：車輛購置費用：按照公司批準的購置預算和實際發生金額報銷。車輛保險費用：按照公司與保險公司簽訂的保險合同約定的金額報銷。車輛燃油費用：按照實際加油金額報銷，但應符合公司油耗考核標準。車輛維修保養費用：按照公司批準的維修保養計劃和實際發生金額報銷，但應嚴格控制維修保養費用支出。車輛路橋費用：按照實際發生金額報銷。車輛停車費用：按照實際發生金額報銷。車輛租賃費用：按照租賃合同約定的金額報銷。其他費用：按照公司相關規定報銷。2.如遇特殊情況需要超出報銷標準的，應提前填寫《車輛費用報銷超標申請表》，說明超標原因和金額，按審批流程進行審批。經批準后，方可按照超標后的金額報銷。（三）報銷時間1.駕駛員或相關人員應在車輛費用發生后的[X]個工作日內完成報銷憑證的填寫和整理，并提交報銷申請。2.行政部門應在收到報銷申請后的[X]個工作日內完成審核工作，并將審核結果反饋給報銷人員。3.財務部門應在收到行政部門審核通過的報銷憑證后的[X]個工作日內完成報銷支付工作。十一、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對車輛費用的使用情況進行審計，檢查車輛費用的預算執行情況、報銷憑證的真實性和合法性、費用支出的合理性等。如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查行政部門和財務部門應加強對車輛費用使用情況的日常檢查，定期對車輛費用支出進行統計和分析，及時發現和解決問題。如發現違規行為，應按照公司相關規定進行處理。（三）投訴舉報公司鼓勵員工對車輛費用使用過程中的違規行為進行投訴舉報。對于經查實的違規行為，公司將按照相關規定嚴肅處理，并對舉報人給予獎勵。十二、違規處理（一）對駕駛員的違規處理1.駕駛員如有下列違規行為之一的，公司將視情節輕重給予警告、罰款、扣發績效獎金、辭退等處理：未按照規定使用車輛，私自將車輛轉借他人或用于非公司業務的；虛報、冒領車輛費用的；違反車輛維修保養規定，私自選擇維修保養廠家或增加維修保養項目的；不遵守交通規則，發生交通事故并承擔主要責任的；其他違反車輛費用使用管理制度的行為。