設計公司資料管理制度一、總則（一）目的為了加強設計公司資料的規范化管理，確保公司資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高工作效率，促進公司業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本設計公司全體員工。（三）定義1.設計資料：指公司在設計項目過程中產生的各類文件、圖紙、數據、報告、樣本、模型等，包括但不限于項目提案、設計方案、效果圖、施工圖、技術文檔、客戶溝通記錄等。2.資料管理：包括資料的收集、整理、分類、存儲、檢索、使用、歸檔、保管和銷毀等一系列活動。二、資料收集（一）項目啟動階段1.項目負責人在項目啟動時，應明確項目所需收集的資料清單，并及時向相關部門和人員傳達。2.資料清單應涵蓋項目背景資料、市場調研資料、客戶需求文檔、設計規范及標準、類似項目案例等方面。（二）項目執行過程中1.各項目團隊成員負責及時收集各自工作范圍內產生的資料，包括但不限于原始數據記錄、設計草圖、溝通紀要、修改意見等，并定期提交給項目負責人。2.項目負責人應督促項目團隊成員按時收集資料，確保資料的完整性和準確性。對于跨部門協作項目，項目負責人需協調各部門之間的資料共享與溝通。3.與客戶溝通產生的各類資料，如會議記錄、郵件往來、需求變更文檔等，由負責該客戶項目的團隊成員負責收集和整理，并及時反饋給項目負責人。（三）外部資料收集1.市場部門負責收集與設計行業相關的市場動態、競爭對手資料、新技術新趨勢等外部信息，并定期整理匯總，為公司設計業務提供參考。2.采購部門負責收集與項目所需材料、設備相關的產品資料、供應商信息等，并進行分類管理，以便項目團隊查詢使用。三、資料整理與分類（一）整理原則1.資料應按照項目類別和時間順序進行整理，確保資料的連貫性和系統性。2.對于同類資料，應按照重要性、相關性等進行排序，便于快速查找和使用。（二）分類方法1.項目類別：按照公司承接的不同設計項目類別進行分類，如建筑設計、室內設計、景觀設計等。每個項目類別下再細分具體項目名稱。2.資料類型：文件類：包括項目立項文件、設計任務書、合同協議、來往函件、報告總結等。圖紙類：如方案設計圖、效果圖、施工圖、變更圖等。數據類：項目相關的各類統計數據、分析數據、成本數據等。樣本類：設計作品樣本、材料樣本、工藝樣本等。其他類：如模型、演示文稿、視聽資料等。（三）標識與編號1.對整理好的每一份資料進行唯一標識編號，編號應體現項目名稱、資料類別、順序號等信息，以便于識別和管理。2.在資料載體上（如文件封面、圖紙右下角等）標注清晰的編號和分類標識，便于快速查找和定位。四、資料存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內部的服務器和網絡存儲設備，建立資料管理專用文件夾，按照分類方法將電子資料進行存儲。每個項目文件夾下再細分不同類型的子文件夾，確保資料存儲的層次分明。2.紙質存儲：對于重要的紙質資料，應設立專門的檔案柜進行存放。檔案柜應按照項目類別和時間順序進行排列，并在檔案柜上標注清晰的標識。（二）存儲環境1.電子資料存儲設備應具備良好的安全性和穩定性，定期進行數據備份，防止數據丟失。同時，要設置合理的訪問權限，確保資料的保密性。2.紙質資料存儲環境應保持干燥、通風，避免資料受潮、發霉或損壞。檔案柜應定期進行清理和維護，防止蟲害侵蝕。五、資料檢索（一）檢索工具1.建立完善的電子資料檢索目錄，通過關鍵詞搜索功能，方便員工快速查找所需資料。檢索目錄應涵蓋資料的編號、名稱、類別、存儲位置等詳細信息。2.對于紙質資料，應建立紙質檔案索引，記錄每個項目資料在檔案柜中的存放位置，以便快速定位。（二）檢索流程1.員工根據工作需要，確定所需資料的關鍵詞或類別信息，通過電子檢索目錄或紙質檔案索引進行查找。2.若在公司內部無法找到所需資料，應及時向資料管理部門提出申請，資料管理部門協助進行查找。六、資料使用（一）使用權限1.公司員工根據工作崗位和職責范圍，享有相應的資料使用權限。一般情況下，與項目直接相關的團隊成員可查閱和使用該項目的所有資料；其他部門員工如需使用特定項目資料，需經項目負責人或資料管理部門同意。2.涉及公司機密的資料，嚴格限制使用權限，僅限經過授權的人員訪問。授權人員需在資料管理部門進行登記備案。（二）使用規范1.員工在使用資料時，應妥善保管，不得隨意轉借、復印、傳播。如需復印或外借資料，需按照公司相關規定辦理審批手續。2.對于電子資料，應注意防止病毒感染和數據丟失，不得擅自修改資料內容。如需對資料進行修改，應在備份后進行，并將修改情況及時反饋給資料管理部門。3.使用資料完成后，應及時歸還資料管理部門或按照規定進行歸檔，不得長期占用。七、資料歸檔（一）歸檔時間1.項目結束后，項目負責人應在規定時間內組織項目團隊成員對項目資料進行全面整理和歸檔。歸檔時間一般為項目驗收通過后的[X]個工作日內。2.對于跨年度項目，應在每年年底對本年度已完成的項目資料進行階段性歸檔。（二）歸檔內容1.項目歸檔資料應包括項目從啟動到結束過程中產生的所有相關資料，確保資料的完整性。具體內容可參照資料收集部分的要求。2.歸檔資料應進行分類整理，并附上詳細的資料清單和說明，以便于日后查閱和管理。（三）歸檔流程1.項目負責人對整理好的歸檔資料進行初步審核，確保資料符合歸檔要求。審核通過后，填寫《資料歸檔申請表》，注明項目名稱、歸檔資料清單、歸檔時間等信息，并提交給資料管理部門。2.資料管理部門收到《資料歸檔申請表》后，對歸檔資料進行再次審核和檢查，確認無誤后將資料存入相應的存儲設備或檔案柜，并在檔案系統中進行登記。3.資料管理部門應定期對已歸檔資料進行清查和核對，確保資料的存儲狀態良好，如有問題及時進行處理。八、資料保管（一）保管責任1.資料管理部門負責公司資料的統一保管工作，指定專人負責資料的日常管理和維護。2.各項目團隊成員在項目進行過程中，有責任保管好各自產生和使用的資料，確保資料的安全和完整。（二）保管期限1.設計資料的保管期限根據其重要性和相關法律法規要求確定。一般情況下，重要項目資料的保管期限為[X]年，普通項目資料的保管期限為[X]年。2.涉及公司機密的資料，應按照公司保密制度的規定進行長期保管，直至解密或銷毀。（三）保管檢查1.資料管理部門應定期對資料保管情況進行檢查，檢查內容包括資料的存儲狀態、完整性、保密性等方面。檢查周期為每[X]個月一次。2.對于檢查中發現的問題，如資料損壞、丟失、泄密等，應及時采取措施進行處理，并記錄詳細情況。對存在問題的責任人進行相應的責任追究。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.對于已超過保管期限且無繼續保存價值的資料，經資料管理部門審核批準后，可進行銷毀處理。2.因公司業務調整、項目變更等原因，導致部分資料不再適用或需保密的資料，經相關部門和領導批準后，也可進行銷毀。（二）銷毀方式1.電子資料的銷毀應采用專業的數據刪除軟件進行徹底刪除，并進行數據覆蓋處理，確保數據無法恢復。刪除操作需由資料管理部門指定專人負責，并記錄操作過程。2.紙質資料的銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行處理，確保資料內容無法還原。銷毀過程應在資料管理部門的監督下進行，并由專人負責記錄銷毀情況。（三）銷毀記錄1.建立資料銷毀記錄臺賬，詳細記錄銷毀資料的名稱、編號、類別、數量、銷毀時間、銷毀方式、批準人等信息。2.資料銷毀記錄臺賬應長期保存，以備查閱。十、監督與考核（一）監督機制1.公司設立資料管理監督小組，由資料管理部門負責人、相關業務部門代表等組成，負責對公司資料管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應制定詳細的監督檢查計劃，明確檢查內容、方法和標準。檢查結果應形成書面報告，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入員工績效考核體系，對資料管理工作表現優秀的員工給予表彰和獎勵；對違反資料管理制度的員工，按照公司相關規定進行處罰。2.考核指標包括資料收集的