局機關發文管理制度一、總則（一）目的為了加強局機關發文管理，確保文件的規范化、標準化，提高文件質量和辦理效率，根據國家有關法律法規和上級機關的要求，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機關各科室、各直屬單位制發的各類文件，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.準確規范原則。文件內容應準確無誤，符合黨和國家的方針政策、法律法規以及上級機關的要求，格式規范統一。2.精簡高效原則。嚴格控制發文數量，提高文件質量，避免文件冗長繁瑣，確保文件能夠及時、有效地傳達和執行。3.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規，確保文件在起草、審核、印發、傳遞、保管、歸檔等各個環節的安全保密，防止文件泄露。二、發文流程（一）擬稿1.主辦科室或單位應根據工作需要，確定文件主題和內容，明確發文目的、要求和范圍。2.擬稿人應認真收集相關資料，進行充分調研和分析，確保文件內容真實、準確、完整。3.文件內容應條理清晰，邏輯嚴密，語言簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。4.擬稿人應按照本局統一的公文格式要求，填寫文件的標題、主送單位、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等要素。（二）審核1.擬稿完成后，擬稿人應將文件送本科室或單位負責人審核?？剖一騿挝回撠熑藨J真審核文件內容，確保文件符合法律法規、政策要求和工作實際，對文件的準確性、完整性、規范性和可行性負責。2.審核通過后，科室或單位負責人應在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。3.對于重要文件或涉及多個科室、單位的文件，擬稿科室或單位應組織相關人員進行會審，充分征求各方意見，確保文件的科學性和合理性。4.會審通過后，擬稿科室或單位應根據會審意見對文件進行修改完善，并將修改后的文件再次送科室或單位負責人審核。（三）簽發1.經審核通過的文件，由擬稿科室或單位負責人送局領導簽發。2.局領導應認真審閱文件內容，對文件的必要性、合法性、準確性和可行性進行全面審查，簽署簽發意見。3.對于涉及重大事項、重要決策或全局性工作的文件，應經局黨組會議或局長辦公會議審議通過后，由局主要領導簽發。4.簽發人應在文件上簽署姓名和簽發日期。如遇局領導出差、休假等特殊情況，可由局領導委托其他領導代為簽發，但應注明委托情況。（四）編號1.文件簽發后，由局辦公室負責統一編號。編號應按照一定的規則進行，確保文件編號的唯一性和連續性。2.文件編號應標注在文件首頁的左上角，一般由年份、發文機關代字、序號組成。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文機關代字應簡潔明了，固定使用；序號不編虛位，不加“第”字，在阿拉伯數字后加“號”字。（五）排版1.局辦公室應按照本局統一的公文排版格式要求，對文件進行排版。排版應做到頁面整潔、字體規范、字號適中、行距合適、頁碼準確。2.文件標題一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。3.主送單位一般用三號仿宋體字，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。4.正文一般用三號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。5.附件應另起一頁編排，并在版記之前，與正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。6.發文機關署名應署發文機關全稱或者規范化簡稱。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。7.頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。（六）校對1.文件排版完成后，應進行認真校對。校對工作一般實行三校制度，即擬稿人自校、科室或單位負責人復校、局辦公室專人校對。2.校對人員應逐字逐句對文件內容進行核對，重點檢查文件的文字表述、格式排版、標點符號、數字用法等是否準確無誤。3.校對過程中如發現錯誤或疑問，應及時與擬稿人或相關科室、單位溝通核實，并進行修改。4.經校對無誤的文件，校對人員應在文件上簽字確認。（七）印制1.文件校對完成后，由局辦公室負責統一印制。印制應選擇質量可靠、信譽良好的印刷單位，確保文件印刷質量清晰、裝訂牢固。2.印制文件時，應嚴格按照文件排版格式要求進行印刷，不得擅自更改文件內容和格式。3.文件印刷數量應根據實際需要確定，避免浪費。印刷完成后，應及時將文件整理、清點、包裝，并交付相關科室、單位或人員發放。（八）分發1.文件印制完成后，由局辦公室負責按照文件的主送單位、抄送單位和發放范圍進行分發。分發應做到及時、準確、安全，確保文件能夠按時送達相關單位和人員手中。2.對于機要文件或涉密文件，應按照國家有關保密規定進行傳遞和管理，嚴格履行登記、簽收、傳遞、保管等手續，確保文件安全保密。3.文件分發時，應填寫文件發放登記表，詳細記錄文件的名稱、文號、發放時間、發放對象、發放份數等信息，并由發放人和接收人簽字確認。三、發文格式（一）文件用紙局機關發文一般使用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。（二）字體字號1.標題：二號小標宋體字。2.主送單位：三號仿宋體字。3.正文：三號仿宋體字。4.附件：三號仿宋體字。5.發文機關署名：三號仿宋體字。6.成文日期：三號仿宋體字。7.頁碼：四號半角宋體阿拉伯數字。（三）排版要求1.頁邊距：上白邊37mm，下白邊35mm，左白邊28mm，右白邊26mm。2.行距：一般為28磅，特殊情況可根據文件內容適當調整。3.頁碼：一般用四號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。（四）印章使用1.印章是文件生效的標志，應嚴格按照規定使用。2.印章應加蓋在文件落款處，上不壓正文，下壓成文日期，做到端正、清晰、居中。3.聯合行文時，主辦機關印章在前，其他機關印章依次在后，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。4.印章使用完畢后，應及時登記、保管，防止印章丟失或被盜用。四、發文管理（一）發文登記1.局辦公室應建立發文登記制度，對每一份發文進行詳細登記。登記內容包括文件的編號、標題、主送單位、抄送單位、發文日期、發文機關、份數、密級等信息。2.發文登記應做到及時、準確、完整，便于查詢和統計。登記完成后，應將發文登記表妥善保存，以備查閱。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應按照檔案管理的有關規定及時進行歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊、編目規范。2.歸檔文件應包括文件的正本、定稿、附件、發文稿紙、領導批示、會議紀要等相關材料。3.局辦公室應定期對歸檔文件進行整理、編目、裝訂，并移交本局檔案管理部門集中保管。檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對歸檔文件進行分類存放、編目檢索，便于查閱和利用。（三）文件保密1.嚴格遵守國家保密法律法規，加強文件保密管理。對涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的文件，應按照保密規定進行處理。2.確定文件的密級和保密期限，嚴格控制知悉范圍。文件的密級應根據文件內容和工作需要，按照國家有關保密規定確定，一般分為絕密、機密、秘密三級。保密期限應根據文件的性質和重要程度確定，一般絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。3.加強文件傳遞、保管、借閱等環節的保密管理。文件傳遞應通過機要通信、專人送達等方式進行，確保文件安全。文件保管應存放在保密柜或保密場所，防止文件丟失或泄露。文件借閱應嚴格履行審批手續，借閱人應妥善保管文件，不得擅自轉借、復印或傳播。4.定期對文件保密情況進行檢查和清理，及時發現和消除安全隱患。對不再需要保密的文件，應按照規定進行解密或銷毀。（四）文件清理1.定期對本局發文進行清理，及時清理過期、失效、無用的文件。清理工作一般每年進行一次，由局辦公室負責組織實施。2.清理文件時，應認真核對