局檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護檔案的真實性、準確性和系統性，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等安全事故發生。2.預防為主原則：強化檔案安全意識，建立健全安全防范機制，加強日常管理和監督檢查，做到防患于未然。3.責任到人原則：明確各部門及工作人員在檔案安全管理中的職責，確保檔案安全管理工作落到實處。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以局主要領導為組長，各分管領導為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責統籌協調本局檔案安全管理工作，研究解決檔案安全管理中的重大問題，指導和監督檔案安全管理制度的貫徹執行。（二）檔案管理部門本局設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本局檔案的集中統一管理。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本局檔案安全管理制度并組織實施。2.負責本局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案安全宣傳教育和培訓工作，提高全體工作人員的檔案安全意識和業務水平。5.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的業務聯系，做好檔案的移交、接收等工作。（三）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案安全管理工作的第一責任人，負責組織本部門人員做好檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的安全。2.各部門指定專人負責本部門檔案的日常管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門集中保管。3.各部門工作人員應嚴格遵守檔案安全管理制度，妥善保管和使用本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，均應納入檔案收集范圍。具體包括：1.上級機關下發的與本局工作相關的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、統計報表等。3.本局召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.本局開展業務工作形成的文件、合同、協議、項目資料、技術資料等。5.本局工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲材料等。6.本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應做到齊全、完整、真實，確保檔案內容的準確性和系統性。對于重要文件和資料，應同時收集紙質版和電子版。3.檔案收集責任人應認真核對檔案材料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案材料，應及時補充或更正。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。具體原則如下：1.遵循文件形成規律：按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，使檔案具有系統性和邏輯性。2.保持文件有機聯系：將同一問題、同一項目、同一事件等相關的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.區分不同價值：根據檔案的重要性、保存期限等，將檔案分為不同類別，分別進行整理和保管。4.便于保管和利用：檔案整理應便于檔案的存放、檢索和借閱，提高檔案利用效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業務工作類、人事管理類、財務管理類、聲像檔案類等若干類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于檔案的檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.本局設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監測設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，裝具應牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，并在裝具上標明檔案類別、編號、起止年度等信息，便于檔案的管理和檢索。（三）檔案存放1.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，不同類別的檔案應分開存放，不得混放。2.同一類別的檔案應按照時間順序或重要程度進行排列，便于查找和利用。3.檔案存放應遵循便于保管和利用的原則，避免頻繁移動檔案，減少檔案的損壞風險。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對本局工作具有長遠查考利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的確定應根據國家有關規定和本局實際情況，由檔案管理部門會同相關部門共同研究確定。3.檔案保管期限應在檔案整理時明確標注，并在檔案目錄中注明。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、裝具的完好情況、溫濕度記錄等。2.定期檢查應每月至少進行一次，檢查結果應詳細記錄，并及時發現和解決存在的問題。3.對于檢查中發現的檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充，并查明原因，追究相關人員的責任。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實性、完整性和保密性。2.檔案利用應優先滿足本局工作需要，為本局各項工作提供有力支持。3.檔案利用應嚴格按照規定的程序和手續進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內容。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規定的程序和手續進行辦理。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，須持有單位介紹信，并經本局檔案管理部門負責人批準后方可查閱。3.涉及國家機密、商業秘密等敏感檔案的利用，應嚴格按照國家有關保密規定進行審批和管理。（三）利用程序1.查閱程序本局工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門工作人員根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督，確保查閱人員遵守檔案利用規定。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.借閱程序本局工作人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。檔案管理部門工作人員根據借閱申請表，將檔案借給借閱人員，并登記借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄檔案內容。借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、查閱（借閱）期限等。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和統計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對本局保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否已失去保存價值，是否仍具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否已滿，是否符合國家有關規定。3.檔案的完整性和準確性，是否存在涂改、偽造等情況。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單，并通知檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據鑒定原則和標準，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定小組將鑒定意見提交檔案管理領導小組審批，經批準后，對確定銷毀的檔案進行銷毀處理。（五）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人和檔案管理領導小組組長簽字確認后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行現場監督，并由監銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立本局檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對本局現有的紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲。2.檔案管理系統建設：開發或選用適合本局檔案管理工作的信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.安全防護體系建設：建立檔案信息化安全防護體系，采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應加強對檔案信息化管理工作的組織領導，明確專人負責檔案信息化管理系統的運行維護和管理。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，嚴格按照系統操作規程進行檔案管理工作。3.應定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行和數據的安全。4.應加強對檔案電子數據的備份管理，定期將檔案電子數據備份到移動存儲設備或其他存儲介質上，并異地存放，防止數據丟失。八、檔案安全監督與檢查（一）監督檢查機構本局檔案管理領導小組負責對本局檔案安全管理工作進行監督檢查，檔案管理部門負責具體的監督檢查工作。（二）監督檢查內容1.檔案安全管理制度的執行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環節的操作是否符合規定。2.檔案保管場所的安全狀況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施是否完好有效。3.檔案裝具的使用情況，是否符合要求，是否存在損壞、變形等情況。4.檔案信息化管理系統的運行情況，是否存在安全漏洞，數據備份是否及時、有效。5.檔案利用情況，是否按照規定的程序和手續進行查閱、借閱，是否存在違規利用檔案的情況。（三）監督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每月至少進行一次檔案安全檢查，對檔案安全管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理領導小組不定期對檔案安全管理工作進行抽查，及時發現和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查，確保檔案安全管理工作落到實處。（四）問題整改1.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門或人員限期整改。2.整改責任部門或人員應認真分析問題產生的原因，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改任務。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整