監(jiān)理公司信息管理制度一、總則（一）目的為了加強公司信息管理，規(guī)范信息處理流程，提高信息利用效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各項目組以及全體員工。（三）信息管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司信息管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負責，確保信息的集中、規(guī)范管理。2.及時準確原則：信息的收集、傳遞、處理應及時、準確，保證信息的時效性和可靠性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保信息安全，防止信息泄露。4.共享利用原則：促進信息資源的共享與合理利用，提高公司整體運營效率。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.行政辦公類：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結等。2.業(yè)務項目類：涵蓋項目監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、工程進度報告、質量檢驗報告、安全管理資料等。3.客戶信息類：包含客戶基本資料、項目需求、溝通記錄、服務反饋等。4.人力資源類：如員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核結果等。5.財務信息類：包括財務報表、預算數據、費用報銷記錄等。6.其他類：無法歸類的其他重要信息。（二）信息編碼1.對各類信息進行編碼，以便于識別、存儲和檢索。編碼應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則。2.行政辦公類信息編碼格式為：XG+年份+流水號，如XG2023001表示2023年第1號行政辦公文件。3.業(yè)務項目類信息編碼格式為：YW+項目編號+信息類型代碼+流水號，例如YW001JL01表示項目編號為001的監(jiān)理規(guī)劃文件。4.客戶信息類信息編碼格式為：KH+客戶編號+信息類別代碼+流水號，如KH002XQ02表示客戶編號為002的項目需求信息。5.人力資源類信息編碼格式為：RL+員工編號+信息類型代碼+流水號，像RL010JZ03表示員工編號為010的績效考核記錄。6.財務信息類信息編碼格式為：CW+年份+信息類型代碼+流水號，例如CW2023FY05表示2023年第5號費用報銷記錄。7.其他類信息編碼格式為：QT+年份+流水號，如QT2023003表示2023年第3號其他類信息。三、信息收集與整理（一）收集渠道1.內部部門與員工主動報送：各部門和員工應按照規(guī)定及時向綜合管理部門或相關部門報送各類信息。2.工作過程中自然產生：在日常辦公、項目執(zhí)行、業(yè)務活動等過程中形成的信息，由相關責任人負責及時收集。3.外部獲?。和ㄟ^與客戶溝通、市場調研、行業(yè)交流、政府部門發(fā)布等方式獲取的信息。（二）收集要求1.信息收集應全面、完整，確保涵蓋與工作相關的各類重要信息。2.對于時效性較強的信息，應在規(guī)定時間內及時收集，避免延誤。3.收集的信息應真實、準確，不得弄虛作假。（三）整理流程1.信息收集后，由綜合管理部門或相關部門進行初步篩選和分類。2.對篩選后的信息進行進一步整理，去除重復、無效信息，補充缺失信息。3.根據信息分類與編碼規(guī)則，對整理后的信息進行編碼標識，并建立相應的索引目錄。四、信息傳遞與共享（一）傳遞方式1.書面?zhèn)鬟f：通過文件、報告、信件等書面形式進行信息傳遞。2.電子傳遞：利用電子郵件、公司內部辦公系統(tǒng)、即時通訊工具等電子方式傳遞信息。3.會議傳達：通過召開會議，由主持人或相關人員傳達信息。（二）傳遞流程1.信息發(fā)送部門或人員按照規(guī)定的格式和要求編寫信息內容，并明確接收對象。2.通過相應的傳遞方式將信息發(fā)送給接收方，發(fā)送時應確保信息清晰、準確，避免誤傳。3.接收方收到信息后，應及時進行查收和確認，如有疑問或需要反饋，應及時與發(fā)送方溝通。（三）信息共享1.基于公司內部辦公系統(tǒng)，建立信息共享平臺，各部門和員工可根據權限訪問和共享相關信息。2.明確各類信息的共享范圍和權限，確保信息在授權范圍內共享，防止信息泄露。3.定期對共享信息進行更新和維護，保證信息的及時性和有效性。五、信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用服務器、磁盤陣列、云存儲等設備對電子信息進行存儲。2.紙質存儲：對于重要的紙質文件，應進行分類歸檔，存放在專門的檔案柜中。（二）存儲要求1.電子信息存儲應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。2.紙質文件應按照檔案管理要求進行整理、裝訂，標注清晰的檔案編號和目錄。3.存儲環(huán)境應保持安全、穩(wěn)定，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（三）保管期限1.行政辦公類信息保管期限根據文件性質和相關規(guī)定確定，一般為[X]年。2.業(yè)務項目類信息保管期限按照項目檔案管理要求執(zhí)行，自項目結束之日起保存[X]年。3.客戶信息類信息保管期限為自與客戶合作結束后[X]年。4.人力資源類信息保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，員工檔案應長期保管。5.財務信息類信息保管期限為[X]年。6.其他類信息保管期限根據實際情況確定，一般不少于[X]年。（四）檔案查閱與借閱1.內部人員查閱檔案應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經檔案管理部門負責人和相關領導批準后辦理借閱手續(xù)。3.查閱和借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借或損壞檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應進行核對和驗收。六、信息安全管理（一）安全策略1.制定信息安全策略，明確信息安全目標、原則和措施，確保公司信息安全。2.對信息系統(tǒng)進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備。3.定期進行信息安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現并修復安全隱患。（二）用戶權限管理1.根據員工工作職責和崗位需求，設定不同的信息訪問權限，嚴格限制用戶對敏感信息的訪問。2.用戶賬號應定期更換密碼，密碼應具備一定的強度要求，包含字母、數字和特殊字符。3.員工離職或崗位變動時，及時調整其信息訪問權限，確保信息安全。（三）數據加密1.對重要的電子信息進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的保密性。2.采用加密算法對敏感數據進行加密處理，加密密鑰應妥善保管。（四）安全事件應急處理1.制定信息安全事件應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.當發(fā)生信息安全事件時，應立即啟動應急預案，采取相應的措施進行處理，如隔離故障源、恢復數據、調查原因等。3.及時向上級領導和相關部門報告信息安全事件，配合有關部門進行調查和處理。七、信息處理與利用（一）處理流程1.信息收集后，根據信息的性質和用途，由相關部門或人員進行分析、加工和處理。2.對于重要信息，應組織專題會議或進行深入研討，提出針對性的解決方案或建議。3.處理后的信息應形成報告、文件、決策依據等形式，為公司決策和業(yè)務開展提供支持。（二）信息利用1.充分利用公司信息資源，進行數據分析和挖掘，為公司制定戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務決策、市場營銷、客戶服務等提供依據。2.定期發(fā)布信息簡報或內部刊物，向員工傳達公司重要信息和業(yè)務動態(tài)，促進信息共享和交流。3.將信息管理與績效考核相結合，鼓勵員工積極參與信息管理工作，提高信息質量和利用效率。八、信息管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.綜合管理部門負責對公司信息管理工作進行日常監(jiān)督檢查，確保信息管理各項制度的執(zhí)行。2.定期對信息管理工作進行全面審計，檢查信息收集、整理、傳遞、存儲、安全等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現問題及時整改。（二）考核辦法1.制定信息管理工作考核指標體系，對各部門和員工的信息管理工作進