設計管理檔案管理制度總則目的為加強公司設計管理檔案的規范化、科學化管理，確保設計管理檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司設計管理工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有與設計管理相關的檔案資料管理，包括但不限于設計項目策劃書、設計任務書、設計圖紙、設計變更記錄、設計評審報告、設計驗收文件等。基本原則1.集中統一管理原則：設計管理檔案由公司指定的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映設計管理工作的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。檔案管理職責檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：負責制定和完善公司設計管理檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負責設計管理檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規范。3.檔案保管與維護：負責設計管理檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統，為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務，積極主動地為公司設計管理工作提供支持。5.檔案鑒定與銷毀：按照規定的程序和標準，對到期或失去保存價值的設計管理檔案進行鑒定和銷毀。設計部門職責1.檔案形成與積累：負責本部門設計項目檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。2.檔案移交：在設計項目完成后，按照規定的時間和要求，將本部門形成的設計管理檔案及時移交公司檔案管理部門。3.檔案利用：根據工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱申請，合理利用檔案資料。其他部門職責1.配合檔案管理：在各自的職責范圍內，配合檔案管理部門做好設計管理檔案的相關工作，如提供檔案資料、協助檔案整理等。2.遵守檔案制度：嚴格遵守公司設計管理檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。檔案的收集與整理收集范圍1.設計項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告等。2.設計任務書：明確設計項目的目標、要求、技術指標等內容的文件。3.設計過程文件：設計圖紙、設計計算書、設計變更記錄、設計評審報告、設計驗證報告等。4.設計成果文件：設計說明書、設計圖紙、效果圖、模型等最終設計成果。5.設計驗收文件：設計項目驗收報告、用戶反饋意見等。6.與設計管理相關的其他文件：如會議紀要、來往信函、合同協議等。收集要求1.及時收集：各部門應指定專人負責設計管理檔案的收集工作，確保檔案資料在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。2.完整準確：收集的檔案資料應齊全、完整，內容真實、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。3.規范整理：收集的檔案資料應按照規定的分類標準和整理方法進行整理，確保檔案資料的規范性和系統性。整理方法1.分類：按照設計項目的性質、階段、專業等進行分類，如建筑設計、結構設計、電氣設計等。2.編號：為每份檔案資料編制唯一的編號，便于查詢和管理。編號應遵循一定的規則，如按照年份、項目序號、資料類別等進行編制。3.裝訂：對紙張較大或較多的檔案資料進行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，以便于查詢和檢索。檔案的保管保管場所1.檔案庫房：公司應設立專門的檔案庫房，用于存放設計管理檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具：檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案資料的有序存放。保管要求1.分類存放：按照檔案的分類標準，將檔案資料分類存放在檔案裝具中，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案裝具上標明檔案類別、編號、題名等信息，便于識別和查找。3.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。4.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在45%60%之間。檔案的檢索與利用檢索工具1.紙質目錄：編制紙質檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于手工查詢。2.電子目錄：建立電子檔案目錄數據庫，通過計算機檢索系統進行查詢，提高檢索效率。3.索引卡片：對于重要的檔案資料，可以制作索引卡片，注明檔案編號、題名、存放位置等信息，便于快速查找。利用方式1.查詢：公司各部門因工作需要，可以向檔案管理部門提出檔案查詢申請，檔案管理部門應及時提供查詢服務。查詢時應填寫查詢登記表，注明查詢目的、查詢內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，應填寫借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉借、涂改、偽造、丟失，按時歸還。3.復制：對于不涉及保密內容的檔案資料，經檔案管理部門同意，可以進行復制。復制時應注明復制日期、復制人等信息。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理部門應定期對設計管理檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查：鑒定工作應全面審查檔案的內容、價值和歷史意義，確保鑒定結果的準確性。3.集體決定：鑒定結果應由檔案管理部門組織相關人員進行集體討論決定，確保鑒定工作的公正性和客觀性。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。銷毀程序1.編制銷毀清冊：對鑒定后需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。3.銷毀：經批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀時應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。4.監銷：銷毀檔案時，應指定專人進行監銷，確保銷毀過程的合規性。監銷人應在銷毀清冊上簽字確認。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立檔案管理信息系統：利用現代信息技術，建立公司設計管理檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理效率：通過信息化手段，提高檔案的收集、整理、保管、檢索和利用效率，降低檔案管理成本。3.加強檔案安全保密：利用信息化技術，加強檔案的安全保密管理，防止檔案信息泄露。信息化管理措施1.檔案數字化：對重要的設計管理檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的長期保存和便捷查詢。2.權限管理：在檔案管理信息系統中設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息。3.數據備份與恢復：定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。同時，制定數據恢復預案，以便在數據出