電子發票報銷管理制度總則目的為了規范公司電子發票報銷流程，加強財務管理，確保財務信息的真實性、準確性和完整性，提高工作效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常經營活動中發生的電子發票報銷業務。基本原則1.真實性原則：報銷的電子發票必須是真實、合法的交易憑證，不得偽造、篡改。2.合法性原則：報銷行為應符合國家法律法規及公司相關規定。3.準確性原則：電子發票信息應準確無誤，包括發票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額等。4.及時性原則：員工應在規定時間內提交電子發票報銷申請，財務部門應及時審核并支付報銷款項。電子發票的獲取與保存電子發票的獲取1.員工在發生費用支出后，應向銷售方索取電子發票。銷售方應通過增值稅發票管理新系統開具電子發票，并將電子發票信息及時準確地推送至員工的手機或電子郵箱。2.員工應確保獲取的電子發票符合國家稅務總局的相關規定，發票內容應與實際交易相符。電子發票的保存1.員工收到電子發票后，應及時進行保存。可以通過以下方式保存：將電子發票下載至本地電腦，并按照日期、業務類型等進行分類存儲。使用專門的電子發票管理軟件進行保存和管理。將電子發票保存至手機等移動設備，并定期進行備份。2.電子發票的保存期限應按照國家法律法規及公司檔案管理規定執行，確保在需要時能夠提供完整、準確的電子發票信息。報銷流程報銷申請1.員工在完成費用支出并獲取電子發票后，應按照公司規定的報銷流程填寫報銷申請表。報銷申請表應包括以下內容：員工姓名、部門、員工編號。報銷日期。費用明細，包括費用名稱、金額、用途等。電子發票信息，包括發票代碼、號碼、開票日期、金額等。其他相關信息，如審批意見、附件說明等。2.員工應確保報銷申請表填寫的信息真實、準確、完整，并附上對應的電子發票原件。電子發票應清晰可辨，不得進行任何形式的修改或裁剪。部門審批1.員工提交的報銷申請表應首先由所在部門負責人進行審批。部門負責人應根據公司相關規定和實際業務情況，對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽署審批意見。2.部門負責人在審批過程中，如發現報銷事項存在疑問或不符合規定，應及時與員工溝通核實，并要求員工補充相關資料或做出說明。財務審核1.經部門負責人審批通過的報銷申請表，應提交至財務部門進行審核。財務部門應重點審核以下內容：電子發票的真實性、合法性和有效性。通過國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺等方式對電子發票進行查驗，確保發票信息與稅務系統一致。報銷申請表填寫的信息是否準確、完整，與電子發票信息是否相符。報銷費用是否符合公司相關規定的標準和范圍。審批流程是否完整，簽字是否齊全。2.財務審核人員在審核過程中，如發現問題應及時與員工或相關審批人員溝通，并要求其進行整改。整改完成后，重新提交審核。報銷支付1.經財務審核通過的報銷申請，將按照公司規定的支付方式進行報銷支付。報銷支付方式包括銀行轉賬、現金支付等，具體支付方式根據公司實際情況和員工報銷金額確定。2.財務部門應在規定時間內完成報銷支付，并及時通知員工報銷款項已支付。員工應及時查收報銷款項，如有疑問應及時與財務部門聯系。特殊情況處理電子發票重復報銷1.為防止電子發票重復報銷，財務部門應建立電子發票報銷臺賬。在收到員工報銷申請時，首先在臺賬中查詢該電子發票是否已報銷。2.如發現電子發票已報銷，財務部門應拒絕該報銷申請，并告知員工電子發票已重復報銷。員工應核實情況，如有誤應及時與財務部門溝通解決。電子發票丟失或損壞1.如員工不慎丟失或損壞電子發票，應及時向銷售方聯系，要求其重新提供電子發票。銷售方應按照原電子發票信息重新開具電子發票，并提供給員工。2.員工在重新獲取電子發票后，應按照正常報銷流程進行申請報銷。同時，應在報銷申請表中注明電子發票丟失或損壞的情況，并附上相關說明材料。電子發票信息有誤1.如員工發現獲取的電子發票信息有誤，應及時與銷售方聯系，要求其更正電子發票信息。銷售方更正電子發票信息后，應將新的電子發票提供給員工。2.員工在收到更正后的電子發票后，應按照正常報銷流程進行申請報銷。同時，應在報銷申請表中注明電子發票信息有誤及更正的情況，并附上相關說明材料。監督與檢查內部審計公司內部審計部門應定期對電子發票報銷業務進行審計檢查，重點檢查報銷流程的執行情況、電子發票的真實性和合法性、報銷費用的合理性等。對審計檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。財務監督財務部門應加強對電子發票報銷業務的日常監督，定期對電子發票報銷臺賬進行核對，確保電子發票報銷信息的準確性和完整性。對發現的異常報銷情況，應及時進行調查核實，并采取相應的措施進行處理。培訓與宣傳培訓1.公司應定期組織員工進行電子發票報銷相關知識的培訓，包括電子發票的獲取、保存、報銷流程等內容。2.通過培訓，使員工了解電子發票報銷的相關規定和要求，掌握正確的報銷流程和操作方法，提高員工的報銷業務水平。宣傳1.公司應通過內部公告、郵件、微信群等方式，加強對電子發票報銷管理制度的宣傳，使員工充分了解制度的內容和要求。2.宣傳電子發票報銷的優勢和便利性，鼓勵員工積極使