電廠公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范電廠公司采購活動，確保采購工作的科學性、合理性、規范性和透明度，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務的質量，滿足電廠生產運營的需求，促進公司經濟效益和社會效益的提升。2.適用范圍本制度適用于電廠公司及所屬各部門、各項目涉及的所有物資采購、工程采購、服務采購等活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭，不得偏袒任何一方。效益優先原則：在保證采購物資和服務質量的前提下，充分考慮采購成本、交貨期、售后服務等因素，追求經濟效益最大化。質量第一原則：嚴格把控采購物資和服務的質量，確保其符合電廠生產運營的要求和相關標準。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業信譽。二、采購組織與職責1.采購決策機構采購領導小組：由公司高層管理人員組成，負責審議和決策重大采購事項，制定采購戰略和政策，監督采購工作的執行情況。采購決策會議：定期召開，對采購項目的立項、預算、供應商選擇、合同簽訂等重要環節進行審議和決策。2.采購執行部門采購部門：作為公司采購工作的具體執行部門，負責采購計劃的制定、采購項目的實施、供應商的管理、采購合同的簽訂與執行等工作。采購人員職責負責收集采購需求信息，進行市場調研，制定采購計劃和采購方案。尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。協調解決采購過程中的問題，處理供應商的投訴和糾紛。負責采購文件的整理、歸檔和保管工作。3.其他相關部門職責需求部門：提出采購需求，提供技術規格、質量標準等相關要求，參與采購項目的評審和驗收工作。財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，參與采購合同的審核和付款審批工作。質量部門：負責對采購物資和服務的質量進行檢驗和驗收，參與供應商的質量評估工作。法務部門：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同的合法性和合規性。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據生產運營計劃、設備維護計劃、項目建設進度等，定期或不定期向采購部門提交采購需求申請，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期等內容。采購需求申請應經需求部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到采購需求申請后，對需求進行匯總、分析和評估，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規格、型號、數量、預算金額、采購方式、交貨期等內容，并報采購部門負責人審核批準。3.供應商選擇與管理采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、生產許可證、質量認證、業績情況、信譽狀況等方面的審核，篩選出合格的供應商名單。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯系方式、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等情況，以便進行管理和評估。定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的表現，調整供應商等級，對于表現不佳的供應商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。4.采購實施采購部門根據采購計劃和供應商選擇情況，向選定的供應商發出采購詢價單或招標邀請書，要求供應商提供報價或投標文件。采購人員對供應商的報價或投標文件進行評審，比較價格、質量、交貨期、售后服務等因素，選擇最優的供應商。與選定的供應商進行采購談判，明確雙方的權利和義務，簽訂采購合同。采購合同應包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。5.采購合同執行與跟蹤采購部門負責采購合同的執行和跟蹤，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付采購物資或服務。采購人員應定期檢查采購合同的執行情況，如發現問題，及時與供應商協商解決，并向采購部門負責人匯報。需求部門負責對采購物資或服務進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商處理，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施。6.采購付款采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，附上相關憑證，報財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導審批同意后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。四、采購方式1.招標采購適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，如大型設備采購、工程建設項目等。招標程序：編制招標文件，明確招標項目的技術規格、質量標準、評標方法、投標文件格式等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名的供應商進行資格審查，確定合格的投標人名單。組織開標、評標和定標會議，按照評標方法評選出中標候選人，并確定中標人。向中標人發出中標通知書，與中標人簽訂采購合同。2.詢價采購適用范圍：適用于規格標準統一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項目，如辦公用品、通用設備等。詢價程序：向多家供應商發出詢價單，要求供應商提供報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商。與選定的供應商進行談判，確定最終采購價格和交貨期等條款。簽訂采購合同。3.競爭性談判采購適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的采購項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，不能事先計算出價格總額的采購項目等。競爭性談判程序：成立談判小組，由采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等相關人員組成。制定談判文件，明確談判項目的技術規格、質量標準、談判程序、評定成交的標準等內容。邀請符合資格條件的供應商參加談判，向供應商發出談判邀請書。組織談判會議，與供應商進行談判，要求供應商進行報價、技術方案闡述等。根據談判情況，與供應商進行多輪談判，確定成交供應商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目等。單一來源采購程序：采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、規格、型號、數量、預算金額、采購理由等內容。采購部門負責人審核申請后，報采購領導小組審批。采購領導小組審批同意后，采購部門與唯一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購預算管理1.采購預算編制采購部門應根據公司年度生產運營計劃、設備維護計劃、項目建設進度等，結合歷史采購數據和市場價格變化趨勢，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規格、型號、數量、預算金額等內容，并按照采購項目的類別和性質進行分類匯總。采購預算編制完成后，報財務部門審核，經公司領導審批后執行。2.采購預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和控制，定期對采購支出進行統計和分析，及時發現和糾正超預算采購等問題。采購部門應定期向公司領導匯報采購預算執行情況，確保采購工作在預算范圍內順利進行。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點風險領域和風險等級。2.風險應對措施針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施，如選擇多家供應商、簽訂質量保證協議、采用套期保值等方式應對價格波動風險、加強合同管理和法律審查等。建立風險預警機制，及時發現和預警潛在的風險，采取有效的措施進行防范和控制。定期對采購風險管理工作進行總結和評估，不斷完善風險管理制度和措施，提高風險管理水平。七、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與執行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，防止采