合同及發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同及發(fā)票管理，規(guī)范合同簽訂、履行及發(fā)票開具、取得等行為，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類合同簽訂、履行以及發(fā)票的開具、取得、保管等事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行及發(fā)票的開具、取得必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.審慎負(fù)責(zé)原則各部門應(yīng)認(rèn)真審查合同條款和發(fā)票相關(guān)信息，確保合同及發(fā)票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，防范風(fēng)險(xiǎn)。3.統(tǒng)一管理原則合同及發(fā)票管理工作由公司統(tǒng)一負(fù)責(zé)，明確各部門職責(zé)，實(shí)行歸口管理。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、對(duì)方單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)審核法務(wù)部門對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同內(nèi)容提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具要求等，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、可行，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)意見進(jìn)一步調(diào)整合同內(nèi)容。4.授權(quán)審批經(jīng)法務(wù)和財(cái)務(wù)審核通過(guò)的合同，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。合同金額在一定限額以下的，由相關(guān)授權(quán)人員審批；超過(guò)限額的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可簽訂合同。5.合同簽訂合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方單位簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審核通過(guò)的合同草案一致，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門存檔。（二）合同履行管理1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)按照合同約定的條款和時(shí)間要求，全面履行自身義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)措施，如協(xié)商解決、追究違約責(zé)任等，同時(shí)將情況告知法務(wù)部門。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題提供咨詢和指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理涉及法律糾紛的事項(xiàng)。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出合同變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批。2.經(jīng)審批同意的合同變更事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方單位簽訂合同變更協(xié)議，并及時(shí)將變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門存檔。3.如因?qū)Ψ竭`約、不可抗力等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出合同解除申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除原因，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批。4.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理款項(xiàng)結(jié)算、資產(chǎn)交接等手續(xù)，并將相關(guān)情況告知法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。（四）合同檔案管理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理合同相關(guān)資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、審批文件等，按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并及時(shí)移交公司檔案室存檔。2.檔案室應(yīng)建立合同檔案臺(tái)賬，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。3.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)按照公司檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、外借合同檔案。三、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.銷售部門在確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)后，應(yīng)按照合同約定及時(shí)向客戶開具發(fā)票。開具發(fā)票前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)客戶信息、開票金額、開票內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的開具工作。開票人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定，使用稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，不得壓線、錯(cuò)格。3.發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，并按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行登記。發(fā)票存根聯(lián)和記賬聯(lián)應(yīng)妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。（二）發(fā)票取得1.采購(gòu)部門在采購(gòu)貨物或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商按照合同約定及時(shí)開具發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否符合規(guī)定。2.對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商重新開具。如因特殊原因無(wú)法重新開具的，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明情況，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后，方可作為記賬憑證。3.采購(gòu)部門取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票移交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核對(duì)發(fā)票與合同、入庫(kù)單等相關(guān)憑證的一致性，并按照財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，設(shè)立發(fā)票專用保險(xiǎn)柜，對(duì)發(fā)票進(jìn)行妥善存放，確保發(fā)票安全。2.發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、開具日期、領(lǐng)用情況等信息。3.定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并按照規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)掛失、報(bào)備。（四）發(fā)票作廢與紅沖1.因開票有誤等原因需要作廢發(fā)票的，應(yīng)在開票當(dāng)月及時(shí)收回全部聯(lián)次，并注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。同時(shí)，在開票系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，并將作廢發(fā)票情況記錄在發(fā)票保管臺(tái)賬中。2.發(fā)生銷售退回、開票有誤等情形，不符合發(fā)票作廢條件的，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序辦理。由銷售部門填寫《開具紅字發(fā)票申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)開具紅字發(fā)票。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同及發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、解除以及發(fā)票開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。（二）日常檢查各部門應(yīng)定期對(duì)本部門合同及發(fā)票管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)職能部門應(yīng)不定期對(duì)各部門合同及發(fā)票管理情況進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。五、責(zé)任追究（一）對(duì)于違反本制度規(guī)定，在合同簽訂、履行過(guò)程中存在過(guò)錯(cuò)，給公司造成損失的，將追究相關(guān)責(zé)任