酒店商品下架流程規定

酒店商品下架流程規定一、目的為規范酒店商品下架管理，確保商品庫存準確、陳列合理，保障酒店運營秩序，維護酒店及消費者權益，特制定本規定。本規定旨在明確酒店各類商品下架的具體操作流程、責任分工及相關要求，使商品下架工作有章可循，提高工作效率，減少因商品下架不當導致的損失和問題。二、適用范圍本規定適用于酒店內所有用于銷售的商品，包括但不限于客房迷你吧商品、餐飲部零售商品、酒店禮品店商品等。涉及商品從庫存系統和實際銷售區域移除的操作均需遵循本流程規定。三、職責分工（一）采購部門1.信息收集與溝通：負責收集供應商關于商品停產、召回等可能導致商品下架的信息，并及時與酒店內部相關部門進行溝通。2.審核下架申請：對各部門提交的商品下架申請進行審核，判斷是否符合下架條件，并根據市場情況和酒店采購策略提出意見。3.供應商協調：若商品下架涉及與供應商的協商，如退貨、補貨等事宜，采購部門負責與供應商進行溝通協調，確保相關問題得到妥善解決。（二）銷售部門（包括客房部、餐飲部、禮品店等商品銷售部門）1.提出下架申請：銷售部門在日常工作中，如發現商品存在質量問題、銷售不佳、包裝損壞等情況，認為需要下架商品時，應填寫商品下架申請表，并詳細說明下架原因。2.庫存盤點與清理：在接到商品下架通知后，銷售部門負責對本部門所負責區域內的相關商品進行庫存盤點，確保庫存數量準確，并將實際庫存情況反饋給庫存管理部門。3.商品下架執行：按照規定的時間和要求，將需下架的商品從銷售區域移除，并妥善存放至指定地點，等待進一步處理。（三）庫存管理部門1.庫存記錄更新：根據銷售部門反饋的庫存信息和采購部門的審核意見，及時更新庫存系統中的商品庫存記錄，確保庫存數據的準確性。2.存放與保管：接收銷售部門下架的商品，按照規定的存放方式和地點進行妥善保管，防止商品損壞、丟失等情況發生。3.監督與檢查：對商品下架過程中的庫存管理情況進行監督和檢查，確保下架商品的數量、質量等與記錄一致，發現問題及時反饋并協助解決。（四）財務部門1.成本核算與賬務處理：負責對下架商品的成本進行核算，根據商品的不同處理方式（如退貨、報廢等）進行相應的賬務處理，確保財務數據的準確和合規。2.審核與監督：對商品下架過程中的費用支出、損失評估等進行審核和監督，防止出現不合理的財務損失，保障酒店的經濟利益。（五）質量管理部門1.質量鑒定：對于因質量問題提出下架申請的商品，質量管理部門負責進行質量鑒定，確定商品是否確實存在質量問題以及問題的嚴重程度，為后續處理提供依據。2.質量問題跟蹤：對因質量問題下架的商品進行跟蹤，協助采購部門與供應商溝通，督促供應商采取整改措施，防止類似質量問題再次發生。四、商品下架情形（一）質量問題1.商品在保質期內出現變質、損壞、異味等影響正常使用或食用的質量問題。2.經相關質量檢測機構抽檢不合格的商品。3.收到消費者反饋并經核實存在質量問題的商品。（二）銷售不佳1.連續[X]個月（根據酒店實際情況設定）銷售數量低于一定標準，且經市場分析和促銷手段嘗試后，銷售情況仍無明顯改善的商品。2.因酒店經營策略調整，某些商品不再符合酒店的銷售定位或目標客戶群體需求，需要進行下架處理。（三）包裝問題1.商品包裝出現嚴重破損、變形、掉色等影響商品外觀和銷售的情況。2.包裝標識存在錯誤、缺失重要信息（如生產日期、保質期、成分表等），不符合相關法規要求的商品。（四）供應商原因1.供應商停產、倒閉或因其他原因無法繼續提供商品。2.供應商召回已供應的商品，可能存在質量隱患或其他問題。（五）其他原因1.因法律法規、政策調整，商品不符合新的規定要求，需要下架處理。2.酒店內部裝修、布局調整等原因，導致商品銷售區域發生變化，某些商品不再適合在新區域銷售。五、商品下架流程（一）下架申請1.銷售部門在發現商品符合上述下架情形時，應填寫《酒店商品下架申請表》。申請表應包含以下內容：-商品基本信息：包括商品名稱、規格、型號、條碼、供應商等。-下架原因：詳細說明商品下架的具體原因，如質量問題需描述問題表現，銷售不佳需提供銷售數據等。-庫存信息：注明本部門所負責區域內該商品的現有庫存數量。-申請部門及申請人信息：填寫申請部門名稱、申請人姓名及申請日期。2.申請表填寫完成后，由銷售部門負責人進行審核簽字。審核內容包括申請表填寫是否完整、下架原因是否合理、庫存信息是否準確等。審核通過后，將申請表提交給采購部門。（二）審核階段1.采購部門審核：采購部門收到銷售部門提交的下架申請表后，對申請內容進行審核。首先，核對商品信息與采購記錄是否一致，確認商品的采購情況和供應商信息。然后，根據市場情況和酒店采購策略，判斷商品下架是否合理。對于因供應商原因導致的下架申請，采購部門需與供應商進行核實溝通。如審核通過，采購部門負責人在申請表上簽字，并將申請表流轉至庫存管理部門；如審核不通過，采購部門應注明原因并將申請表退回銷售部門。2.質量管理部門審核（針對質量問題下架申請）：若商品下架原因是質量問題，采購部門在審核通過后，需將申請表轉交給質量管理部門。質量管理部門對商品進行質量鑒定，可采用現場檢查、實驗室檢測等方式。根據鑒定結果，在申請表上填寫質量鑒定意見，如商品是否確實存在質量問題、問題的嚴重程度等。審核通過后，將申請表返回采購部門，由采購部門繼續流程流轉。（三）庫存處理1.庫存盤點：庫存管理部門收到經采購部門審核通過的下架申請表后，通知銷售部門對所負責區域內的相關商品進行庫存盤點。銷售部門應在規定時間內完成盤點工作，并將實際庫存數量反饋給庫存管理部門。庫存管理部門對銷售部門反饋的庫存數量進行核實，確保與庫存系統記錄一致。如有差異，需共同查找原因并進行調整。2.庫存記錄更新：庫存管理部門根據核實后的庫存數量，在庫存系統中對商品庫存記錄進行更新，將該商品的庫存狀態標記為“待下架”。同時，打印庫存清單，清單內容包括商品名稱、規格、庫存數量、存放位置等信息，作為后續商品下架和處理的依據。（四）商品下架執行1.下架操作：銷售部門在接到庫存管理部門的通知后，按照庫存清單的信息，將需下架的商品從銷售區域移除。下架過程中，要注意商品的完整性和包裝情況，避免對商品造成進一步損壞。對于有特殊存放要求的商品，要按照規定的方式進行搬運和存放。2.標識與隔離：將下架商品搬運至指定的存放地點后，銷售部門需對商品進行標識，注明“下架商品”字樣，并與正常庫存商品進行隔離存放，防止混淆。標識內容應包括商品名稱、下架原因、下架日期等信息。（五）商品處理1.退貨處理（適用于因供應商原因或質量問題可退貨的商品）：-采購部門根據與供應商的協商結果，確定是否進行退貨處理。如決定退貨，采購部門負責填寫《酒店商品退貨申請表》，詳細列出退貨商品的信息、退貨原因、預計退貨時間等內容，并提交給供應商。-供應商在收到退貨申請表后，應在規定時間內回復確認。采購部門根據供應商的確認信息，安排退貨事宜。庫存管理部門按照退貨清單，對退貨商品進行再次核對，確保退貨商品的數量、規格等與清單一致。-退貨商品由采購部門或指定的物流人員負責發運給供應商。在發運過程中，要保留好發貨憑證，以便后續查詢和核對。供應商收到退貨商品后，應及時辦理入庫手續，并將退貨確認函反饋給酒店采購部門。采購部門收到確認函后，通知庫存管理部門和財務部門進行相應的賬務處理。2.報廢處理（適用于因質量問題無法退貨或銷售不佳且無價值的商品）：-對于需要報廢處理的商品，質量管理部門應出具報廢鑒定報告，明確商品的報廢原因和處理方式。庫存管理部門根據報廢鑒定報告，填寫《酒店商品報廢申請表》，包括商品信息、報廢原因、庫存數量等內容。-《酒店商品報廢申請表》需經采購部門、財務部門、分管領導等相關部門和人員審核簽字。審核通過后，庫存管理部門負責組織對報廢商品進行集中處理。處理方式可根據商品性質選擇焚燒、粉碎、填埋等環保方式，確保處理過程符合相關法規要求。-在報廢處理過程中，庫存管理部門要做好記錄，包括處理時間、地點、處理方式、參與人員等信息。處理完成后，將相關記錄和報廢申請表一并歸檔保存。財務部門根據報廢申請表和處理記錄，進行相應的賬務核銷處理。3.其他處理方式（如內部員工購買、促銷處理等）：根據商品的實際情況，酒店可選擇其他合適的處理方式。如對于一些包裝輕微損壞但不影響使用的商品，可在內部員工中進行優惠銷售；對于部分尚有一定市場需求的商品，可組織促銷活動進行處理。采用這些處理方式時，需制定相應的操作流程和規范，確保處理過程公平、公正、透明，符合酒店的利益和相關規定。（六）信息反饋與存檔1.信息反饋：商品下架處理完成后，各相關部門應及時將處理結果反饋給其他部門。采購部門向銷售部門和庫存管理部門反饋與供應商溝通及退貨處理的結果；庫存管理部門向采購部門、銷售部門和財務部門反饋商品庫存處理情況；財務部門向其他部門反饋賬務處理情況。確保各部門對商品下架處理的全過程信息清晰、準確。2.文檔存檔：各部門負責將商品下架過程中產生的相關文檔進行整理歸檔，包括下架申請表、質量鑒定報告、退貨申請表、報廢申請表、庫存清單、處理記錄等。存檔文檔應按照酒店檔案管理規定進行妥善保存，保存期限根據相關法規和酒店要求確定，以便日后查詢和審計。六、培訓與監督（一）培訓1.酒店定期組織各部門員工進行商品下架流程規定的培訓，確保員工熟悉流程內容和各自的職責。培訓內容包括制度講解、案例分析、實際操作演示等，以提高員工的理解和執行能力。2.新員工入職時，人力資源部門應將商品下架流程規定納入培訓課程，使新員工在入職初期就了解相關制度要求。采購部門、銷售部門、庫存管理部門等相關部門在新員工入職后，可根據實際工作情況進行針對性的培訓和指導。（二）監督1.酒店設立專門的監督小組，成員包括行政部門、質量管理部門和財務部門的人員。監督小組定期對商品下架流程的執行情況進行檢查，重點檢查各部門是否按照規定的流程和要求進行操作，相關文檔記錄是否完整、準確