酒店財務(wù)檔案管理規(guī)定

酒店財務(wù)檔案管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店財務(wù)部及涉及財務(wù)檔案管理的相關(guān)部門和人員。3.管理原則：財務(wù)檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、保密性、安全性原則，做到分類科學(xué)、存放有序、查閱方便，防止財務(wù)檔案的毀損、散失和泄密。二、財務(wù)檔案的范圍1.會計憑證類-原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、出入庫單等，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明。-記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證等。-匯總憑證：對一定時期內(nèi)反映相同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多張原始憑證進(jìn)行匯總編制的憑證，如工資匯總表等。2.會計賬簿類-總賬：按照總分類賬戶分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，用以提供總括核算資料。-明細(xì)賬：按照明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分類登記的賬簿，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。-日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無誤的收、付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。-固定資產(chǎn)卡片：記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片，包括固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、原值、折舊等內(nèi)容。-輔助賬簿：對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。3.財務(wù)報告類-月度、季度、年度財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表等，是反映酒店一定時期財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面報告。-財務(wù)情況說明書：對酒店一定時期內(nèi)財務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報告，主要說明酒店的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、利潤實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、稅金繳納情況等。-審計報告：由注冊會計師對酒店年度財務(wù)報表進(jìn)行審計后出具的報告，對財務(wù)報表的合法性、公允性發(fā)表審計意見。4.其他類-銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對酒店銀行存款日記賬與銀行對賬單之間差異的表格。-銀行對賬單：銀行定期向酒店提供的記錄其銀行賬戶收支情況的對賬單。-會計檔案移交清冊：在會計人員調(diào)動工作或離職時，辦理會計檔案交接手續(xù)所編制的清冊。-會計檔案保管清冊：詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息的清冊。-會計檔案銷毀清冊：在會計檔案達(dá)到保管期限需要銷毀時，編制的記錄擬銷毀會計檔案相關(guān)信息的清冊。-經(jīng)濟(jì)合同：包括采購合同、租賃合同、銷售合同等與酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議。-財務(wù)預(yù)算、計劃、分析等資料：酒店制定的年度財務(wù)預(yù)算、資金計劃以及財務(wù)分析報告等資料。三、財務(wù)檔案的整理與裝訂1.會計憑證的整理與裝訂-每月結(jié)賬后，會計人員應(yīng)及時將當(dāng)月的原始憑證、記賬憑證進(jìn)行整理。首先，檢查原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，對不符合要求的原始憑證進(jìn)行補(bǔ)充或更正。-將記賬憑證按編號順序排列，附上所對應(yīng)的原始憑證，對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，并在一旁注明張數(shù)和合計金額。-憑證裝訂應(yīng)使用專用的裝訂機(jī)，將整理好的會計憑證加上封面、封底，在左上角打孔，用線繩裝訂牢固。裝訂厚度一般以1.5厘米為宜，以保證裝訂牢固，美觀大方。-裝訂完成后，在憑證封面上填寫憑證所屬年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息，并加蓋裝訂人員印章。2.會計賬簿的整理與裝訂-年度終了，會計人員應(yīng)將各種會計賬簿打印輸出，并進(jìn)行整理。首先，檢查賬簿的完整性，確保所有賬頁都已打印齊全。-對于活頁賬簿，應(yīng)將賬頁取出，去除空白頁，按照賬戶順序排列整齊，編定頁碼，并加裝封面、封底，用線繩或其他裝訂方式裝訂成冊。-在賬簿封面上注明賬簿名稱、所屬年度、酒店名稱等信息，并加蓋單位公章和會計主管人員印章。3.財務(wù)報告的整理與裝訂-月度、季度、年度財務(wù)報告編制完成后，應(yīng)將各項(xiàng)報表按順序排列，加上封面、封底，裝訂成冊。封面應(yīng)注明酒店名稱、報告所屬期間、報告類型等信息。-對于審計報告等相關(guān)文件，應(yīng)與財務(wù)報告一同整理歸檔，確保資料的完整性。4.其他財務(wù)檔案的整理與裝訂-銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月整理，裝訂成冊，并注明所屬月份。-會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)在編制完成后及時整理歸檔，單獨(dú)裝訂保存。-經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)按簽訂時間順序整理，分類裝訂，并建立合同索引目錄，方便查閱。-財務(wù)預(yù)算、計劃、分析等資料應(yīng)按年度整理，裝訂成冊，并在封面上注明資料所屬年度和類別。四、財務(wù)檔案的保管1.保管機(jī)構(gòu)與人員-酒店設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，負(fù)責(zé)集中保管財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，熟悉財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)。-檔案管理人員的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的接收、整理、保管、查閱、歸還等工作；定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全、完整；嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.保管設(shè)施與環(huán)境-財務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、貨架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保財務(wù)檔案的安全存放。-財務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。室內(nèi)溫度一般應(yīng)保持在14-24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%之間。-財務(wù)檔案室應(yīng)設(shè)置明顯的防火、防潮、防蟲、防盜等警示標(biāo)志，嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙和存放易燃、易爆物品。3.保管期限-財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年、30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。-會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的保管期限為30年；月度、季度、半年度財務(wù)會計報告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單等的保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等應(yīng)永久保存。-經(jīng)濟(jì)合同等其他財務(wù)檔案的保管期限根據(jù)合同約定和酒店實(shí)際需要確定，一般不少于合同履行完畢后的5年。4.保管登記-檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)檔案保管登記簿，對每一批財務(wù)檔案的入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。-當(dāng)財務(wù)檔案發(fā)生轉(zhuǎn)移、查閱等情況時，檔案管理人員應(yīng)及時在保管登記簿上記錄相關(guān)信息，確保檔案管理的可追溯性。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到財務(wù)檔案室查閱。-查閱財務(wù)檔案應(yīng)在財務(wù)檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出室外。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、拆封等，確保檔案的完整性和原始性。-檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，對查閱人員的查閱行為進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保查閱工作的規(guī)范進(jìn)行。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定-酒店內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期。-借閱人員應(yīng)對借閱的財務(wù)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何修改、復(fù)制等操作。如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-檔案管理人員應(yīng)建立《財務(wù)檔案借閱登記簿》，對借閱人員的基本信息、借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后在借閱登記簿上簽字注銷。3.外部查閱與借閱-外單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等原因需要查閱或借閱酒店財務(wù)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱或借閱。-外部查閱或借閱的要求與內(nèi)部人員相同，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案的安全和保密。同時，應(yīng)在相關(guān)登記簿上詳細(xì)記錄外部查閱或借閱的情況，包括查閱或借閱單位名稱、查閱或借閱人員姓名、查閱或借閱目的、查閱或借閱時間等信息。六、財務(wù)檔案的移交與銷毀1.移交-酒店因分立、合并、撤銷等原因需要移交財務(wù)檔案時，應(yīng)編制《財務(wù)檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。-移交財務(wù)檔案時，應(yīng)由雙方單位的負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與，按照移交清冊進(jìn)行核對和交接，并在移交清冊上簽字蓋章。-財務(wù)檔案移交后，原保管單位應(yīng)保留相關(guān)檔案的副本或復(fù)印件，以備查閱。同時，應(yīng)將移交情況在財務(wù)檔案保管登記簿上進(jìn)行記錄。2.銷毀-當(dāng)財務(wù)檔案達(dá)到保管期限且無保存價值時，應(yīng)由檔案管理人員提出銷毀申請，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。-《財務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報酒店總經(jīng)理審批。審批通過后，方可進(jìn)行銷毀處理。-銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。對于采用焚燒等方式銷毀的檔案，監(jiān)銷人員應(yīng)確保檔案徹底銷毀；對于采用粉碎等方式銷毀的檔案，監(jiān)銷人員應(yīng)檢查粉碎效果，確保檔案信息無法恢復(fù)。-銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告酒店總經(jīng)理。同時，應(yīng)將銷毀清冊永久保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查1.酒店審計部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括財務(wù)檔案的整理、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)定的要求。2.審計部門在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保財務(wù)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.對于違反本規(guī)定的部門和個人，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等。對于因違規(guī)行為導(dǎo)致財務(wù)檔案損失、泄密等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、附則1.本