司法所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強司法所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在司法所工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所全體工作人員在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：司法所檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映司法所各項工作實際情況，確保檔案信息的準確性。3.及時歸檔原則：各項工作活動中形成的檔案應及時整理歸檔，防止文件資料散失。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作：認真做好各類文件材料的收集和積累，按照檔案分類標準進行科學分類，準確編目，及時裝訂成冊，并妥善上架保存，確保檔案存放有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查、核對：檢查檔案的保管狀況，如有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取補救措施；核對檔案的數量、內容等，確保檔案信息的準確性和完整性。3.負責檔案的查閱、借閱登記和催還工作：嚴格按照檔案查閱、借閱制度，辦理查閱、借閱手續，詳細登記查閱、借閱的時間、內容、人員等信息，并及時催還到期檔案，防止檔案丟失或延誤歸還。4.負責檔案的統計工作：定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，及時向上級主管部門報送檔案統計報表，為檔案管理工作提供數據支持。5.積極開展檔案編研工作：根據工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題文件匯編等，為司法所工作提供歷史依據和參考。6.負責檔案管理設施設備的維護和管理：定期檢查檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設施設備，確保正常運行，發現問題及時報告并采取措施進行維修。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類：在日常工作中，及時收集本部門形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行整理和初步分類，確保文件材料的齊全完整。2.定期將整理好的文件材料移交檔案管理人員：按照檔案歸檔時間要求，定期將本部門整理好的文件材料移交至檔案管理人員，辦理移交手續，確保檔案歸檔工作的順利進行。3.協助檔案管理人員做好檔案的查閱和利用工作：根據工作需要，協助檔案管理人員查找本部門相關檔案資料，提供必要的信息支持，提高檔案利用效率。（三）司法所負責人職責1.領導和監督檔案管理工作：將檔案管理工作納入司法所整體工作計劃，定期聽取檔案管理工作匯報，及時解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作順利開展。2.審定檔案管理規章制度：對檔案管理的各項規章制度進行審定，確保制度的合理性和有效性，為檔案管理工作提供制度保障。3.批準檔案的銷毀和重要檔案的查閱、借閱：嚴格按照檔案銷毀程序，審批檔案銷毀申請；對涉及重要事項、敏感信息等重要檔案的查閱、借閱進行審批，確保檔案信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級黨委、政府、司法行政部門等下發的與司法所工作相關的各類文件、通知、指示等。2.司法所工作文件：司法所制定的工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、規章制度等文件材料。3.業務工作檔案：人民調解、社區矯正、安置幫教、法治宣傳、法律援助等各項業務工作中形成的案件卷宗、工作記錄、統計報表、調查材料等。4.人事檔案：司法所工作人員的履歷表、工資表、考核材料、獎懲材料、任免文件等人事資料。5.財務檔案：財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務文件材料。6.聲像檔案：反映司法所工作活動的照片、錄音、錄像等資料。7.其他檔案：與司法所工作有關的合同、協議、書信、榮譽證書等其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門和工作人員應及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性，防止文件資料積壓或散失。2.完整性：收集的文件材料應齊全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等，確保反映工作活動的全貌。3.準確性：文件材料的內容應真實準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內容等要素進行分類，可采用年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等多種分類方法相結合的方式，確保分類科學合理，便于管理和查找。年度分類：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理存放。組織機構分類：按照司法所內部各部門的職能分工，將檔案分為不同的類別，如辦公室檔案、業務部門檔案等。問題分類：根據檔案內容所反映的問題，將檔案進一步細分，如人民調解檔案、社區矯正檔案等。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。編號可采用檔案全宗號、目錄號、案卷號、件號等多層編號方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂：對紙張規格不一致、破損的文件材料進行整理和修復，然后按照一定的順序進行裝訂，確保檔案整齊美觀，便于保存。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和水源的地方，確保檔案存放環境安全。2.面積要求：根據司法所檔案數量和發展規劃，合理確定檔案庫房面積，滿足檔案存放和管理的需要。檔案庫房應具備一定的空間，便于檔案的分類存放和設備擺放。3.設施配備：溫濕度調節設備：安裝空調、除濕機等設備，將檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。防火設備：配備滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統等消防設施，確保消防設施完好有效，并定期進行檢查和維護。防盜設備：安裝防盜門、防盜窗、監控設備等，對檔案庫房進行24小時監控，防止檔案被盜。防蟲防霉設備：放置防蟲藥、防霉劑等，定期檢查檔案，防止檔案遭受蟲害和霉變。防塵設備：檔案庫房應安裝防塵窗簾、空氣過濾設備等，減少灰塵對檔案的污染。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案柜中，每個檔案柜應標明存放檔案的類別、年度等信息，便于查找。2.排列順序：檔案在檔案柜中的排列應按照編號順序依次排列，保持檔案存放的系統性和連貫性。3.上架要求：檔案應上架存放，不得直接堆放在地面上，確保檔案通風透氣，便于管理和保護。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映司法所主要職能活動和基本歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如司法所成立以來的重要文件、重大事件記錄、歷史沿革、重要業務檔案等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：反映司法所一般工作活動，在較長時間內對本所工作有查考利用價值的檔案，如一般性業務文件、會議記錄、統計報表等。保管期限為10年的檔案：在較短時間內對本所工作有查考利用價值的檔案，如臨時性工作文件、短期業務檔案等。（四）檔案保管檢查1.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案保管情況進行檢查，一般每季度至少檢查一次。檢查內容包括檔案的數量、完整性、存放位置、保管環境等，發現問題及時處理。2.專項檢查：在特殊情況下，如發生自然災害、檔案庫房設施設備故障等，應及時進行專項檢查，確保檔案安全。3.檢查記錄：每次檢查應做好記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內容、發現的問題及處理情況等，并存檔備查。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.依法查閱原則：檔案查閱應嚴格遵守國家法律法規和檔案管理規定，依法進行查閱。2.手續完備原則：查閱檔案必須辦理查閱手續，填寫查閱登記表，經相關負責人批準后方可查閱。3.限定范圍原則：查閱檔案應嚴格限定在批準的范圍內，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與申請無關的檔案。4.確保安全原則：查閱檔案時，應確保檔案的安全，不得對檔案進行涂改、污損、抽取、撤換等行為。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、內容、范圍等信息，并簽名或蓋章。2.審批：申請表經所在部門負責人審核后，報司法所負責人批準。重大案件、重要事項的檔案查閱申請，需經上級主管部門同意。3.查閱登記：檔案管理人員根據批準的查閱申請，在《檔案查閱登記表》上詳細記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容、檔案名稱及編號等信息，并安排專人陪同查閱。4.查閱利用：查閱人在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自將檔案帶出指定地點，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。5.查閱完畢：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認。檔案管理人員應認真核對歸還檔案的數量、完整性等，確保檔案無損歸還。（三）借閱原則1.嚴格審批原則：檔案借閱必須經過嚴格的審批程序，確保檔案借閱的安全性和必要性。2.限期歸還原則：借閱檔案應明確歸還期限，借閱人應按時歸還檔案，如需延期，需提前辦理續借手續。3.確保安全原則：借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失，確保檔案安全完整。（四）借閱程序1.借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、歸還日期等信息，并簽字或蓋章。2.審批：申請表經所在部門負責人審核后，報司法所負責人批準。重要檔案的借閱申請，需經上級主管部門同意。3.借閱登記：檔案管理人員根據批準的借閱申請，在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、檔案名稱及編號、預計歸還日期等信息，并向借閱人發放檔案。4.借閱利用：借閱人應按照規定的用途使用檔案，不得擅自擴大使用范圍或用于其他目的。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。5.歸還催還：檔案管理人員應在借閱期限到期前提醒借閱人歸還檔案。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發現問題，應及時向借閱人提出并記錄在案。6.注銷登記：借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在《檔案借閱登記表》上注銷登記，注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對擬鑒定的檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結果的準確性。2.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由司法所負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員組成，對檔案進行集體鑒定，防止個人主觀因素影響鑒定結果。3.依法鑒定原則：檔案鑒定應嚴格遵守國家法律法規和檔案管理規定，確保鑒定工作合法合規。（二）鑒定內容1.檔案價值鑒定：判斷檔案是否具有保存價值，包括對檔案的現實利用價值和歷史研究價值的評估。2.保管期限鑒定：根據檔案的內容和性質，重新確定檔案的保管期限，對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。3.密級鑒定：對檔案的密級進行審核，根據國家保密規定和實際情況，確定檔案是否需要降密或解密。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照檔案保管期限和鑒定要求，對庫存檔案進行初步篩選，列出擬鑒定的檔案清單。2.鑒定小組審查：檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查，根據鑒定原則和標準，提出鑒定意見，確定檔案的存毀、保管期限調整或密級變更等處理意見。3.審批：鑒定意見經司法所負責人審核批準后生效。對于涉及重要事項、敏感信息等檔案的鑒定結果，需報上級主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：根據批準的鑒定結果，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出銷毀檔案的名稱、數量、編號、保管期限等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》經司法所負責人再次審批后，方可進行銷毀處理。3.實施銷毀：銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程符合規定要求。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀記錄：銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立檔案信息數據庫：將司法所各類檔案信息錄入計算機系統，建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的數字化存儲和管理。2.實現檔案信息共享：通過網絡平臺，使授權人員能夠方便快捷地查閱和利用檔案信息，提高檔案利用效率。3.提高檔案管理效率：利用信息化手段，實現檔案收集、整理、編目、檢索、借閱等管理工作的自動化，減少人工操作，提高工作效率和準確性。（二）檔案數字化1.掃描錄入：對具有保存價值的檔案進行掃描，將紙質檔案轉化為電子圖像，按照檔案分類和編號順序進行存儲，并建立相應的索引目錄。掃描分辨率應不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.數據錄入：對掃描后的檔案圖像進行數據錄入，將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息準確錄入計算機系統，建立完整的檔案信息數據庫。3.質量審核：對錄入的數據進行質量審核，確保數據的準確性和完整性。審核內容包括數據錄入的準確性、圖像與數據的一