京東企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)京東企業(yè)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東企業(yè)總部及各分公司、子公司，涵蓋公司在運(yùn)營、管理、業(yè)務(wù)拓展等過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和日常維護(hù)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立科學(xué)的檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好相關(guān)記錄。6.參與公司重大活動(dòng)檔案的收集、整理和歸檔工作。7.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在工作中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購訂單、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及技術(shù)方案、研發(fā)文檔、專利申請(qǐng)材料、軟件代碼等。5.其他類：如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)審計(jì)、技術(shù)研發(fā)等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：對(duì)每份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保無誤后填寫《檔案移交清單》。2.將檔案及《檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，審核通過后辦理簽收手續(xù)，并將檔案歸入相應(yīng)類別。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄等檔案，如公司章程、股東協(xié)議、重大合同等。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括重要的業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)資料、人事檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年，一般為一般性的行政管理文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保存。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并編制《檔案清查報(bào)告》，向上級(jí)匯報(bào)。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時(shí)歸還檔案。4.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司檔案，如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定繳納一定的押金。（三）復(fù)制要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”印章。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀前應(yīng)再次清點(diǎn)核對(duì)，并填寫《檔案銷毀清單》。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份歸檔保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子檔案收集齊全，并按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的歸檔1.電子檔案的歸檔時(shí)間與紙質(zhì)檔案一致，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔。2.歸檔時(shí)應(yīng)將電子檔案存儲(chǔ)到檔案管理部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。3.同時(shí)，應(yīng)將電子檔案的元數(shù)據(jù)（如文件名稱、日期、作者等）進(jìn)行整理，與電子檔案一并歸檔。（三）電子檔案的保管與利用1.電子檔案的保管條件應(yīng)符合國