京東采購人員管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范京東采購人員的行為，確保采購工作的高效、公正、廉潔，保障公司利益，滿足公司業(yè)務發(fā)展需求。2.適用范圍本制度適用于京東所有從事采購工作的人員，包括正式員工、兼職人員及外包采購人員。3.基本原則誠實守信原則：采購人員應秉持誠實守信的態(tài)度，如實提供信息，履行合同義務。公正公平原則：在采購過程中，應公正對待所有供應商，不偏袒、不歧視，確保公平競爭。廉潔自律原則：嚴格遵守廉潔規(guī)定，杜絕收受供應商賄賂、回扣等不正當利益。高效務實原則：以提高采購效率、降低采購成本為目標，務實開展各項采購工作。二、采購人員職責與權限1.職責需求調研：深入了解公司各部門的采購需求，與需求部門溝通協(xié)調，確保采購的物資和服務符合公司實際需要。供應商開發(fā)與管理：積極尋找、開發(fā)優(yōu)質供應商，建立供應商檔案，對供應商進行定期評估和管理。采購計劃制定：根據(jù)公司需求和庫存情況，制定合理的采購計劃，確保物資和服務的及時供應。采購執(zhí)行：按照采購計劃，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂合同等環(huán)節(jié)。采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。采購成本控制：通過優(yōu)化采購流程、談判技巧等方式，降低采購成本，提高采購效益。質量控制：參與采購物資和服務的質量檢驗和驗收工作，確保所采購的產品和服務符合質量要求。信息管理：及時收集、整理和反饋采購相關信息，為公司決策提供支持。溝通協(xié)調：與公司內部各部門、供應商、物流等相關方保持良好的溝通協(xié)調，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.權限采購決策權：在授權范圍內，有權決定采購物資和服務的品種、數(shù)量、價格、供應商等。合同簽訂權：根據(jù)公司規(guī)定和授權，有權簽訂采購合同。供應商選擇權：有權自主選擇符合公司要求的供應商，并進行合作洽談。信息獲取權：有權獲取與采購工作相關的公司內部信息和供應商信息。緊急采購權：在遇到緊急情況時，有權按照公司規(guī)定進行緊急采購。三、采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途等信息。采購申請表需經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。根據(jù)公司采購審批權限規(guī)定，將采購申請表提交至相應層級的審批人進行審批。審批人應在規(guī)定時間內完成審批，并簽署意見。對于金額較大或重要的采購項目，可能需要經過多輪審批或相關部門的會審。3.供應商選擇與詢價采購人員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如供應商數(shù)據(jù)庫、行業(yè)展會、網絡搜索、供應商推薦等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、信譽記錄等方面的審核。向符合要求的供應商發(fā)出詢價函，要求其提供產品或服務的報價、交貨期、付款方式等詳細信息。收集供應商的報價，并進行整理和比較。4.比價與議價采購人員對各供應商的報價進行詳細分析和比較，評估其價格、質量、服務等方面的優(yōu)勢和劣勢。與供應商進行議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。在議價過程中，應充分了解市場行情和供應商成本結構，以合理的理由要求供應商降價。對于重要采購項目，可組織供應商進行商務談判，明確雙方的權利和義務，達成最終采購協(xié)議。5.合同簽訂根據(jù)比價和議價結果，選擇確定中標供應商，并起草采購合同。采購合同應明確雙方的基本信息、采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同提交至公司法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。經法務部門審核通過后，采購人員與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司公章或合同專用章。6.采購執(zhí)行與跟蹤采購人員按照采購合同約定，及時向供應商下達訂單，明確交貨時間、地點、數(shù)量等要求。跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保供應商按時、按質、按量交付貨物。如發(fā)現(xiàn)供應商有延遲交貨或質量問題等情況，應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施解決問題。在采購物資或服務交付前，通知相關部門做好驗收準備工作。7.驗收采購物資或服務交付后，由需求部門、質量檢驗部門等相關人員組成驗收小組，按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協(xié)商解決，要求其更換產品或采取補救措施，直至驗收合格為止。8.付款采購人員根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。付款申請單需經采購部門負責人、財務部門審核簽字后，提交至公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。四、供應商管理1.供應商開發(fā)采購人員應積極主動地開發(fā)新供應商，拓寬供應商渠道，以滿足公司不斷變化的采購需求。通過市場調研、行業(yè)交流、供應商推薦等方式，收集潛在供應商信息，并對其進行初步篩選和評估。對于符合基本要求的潛在供應商，安排實地考察或樣品測試，深入了解其生產能力、質量控制、管理水平、信譽狀況等方面的情況。根據(jù)考察和評估結果，確定是否將其納入公司供應商名錄。2.供應商評估建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、服務水平、合作態(tài)度、環(huán)保要求等方面。采購人員應收集供應商的相關數(shù)據(jù)和信息，如產品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，并進行整理和分析。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。3.供應商激勵與約束對于優(yōu)秀供應商，給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款、合作獎勵等，以鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作表現(xiàn)。對于不合格供應商，采取相應的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消供應商資格等，促使其改進問題，提高供應質量。建立供應商溝通機制，定期與供應商進行溝通交流，反饋公司的需求和意見，同時了解供應商的經營狀況和合作需求，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購成本控制1.成本分析與預算編制采購人員應定期對采購成本進行分析，了解各項采購費用的構成和變化趨勢，找出成本控制的關鍵點。在編制采購計劃時，結合市場行情和公司需求，合理制定采購預算，明確采購成本控制目標。2.采購策略制定根據(jù)采購物資或服務的特點和市場情況，制定相應的采購策略。對于通用物資，可采用集中采購、招標采購等方式，以獲取規(guī)模效益；對于特殊物資，可采用競爭性談判、單一來源采購等方式，確保采購的順利進行。通過與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。同時，關注供應商的成本變化情況，與供應商共同探討降低成本的方法和措施。3.成本監(jiān)控與調整建立采購成本監(jiān)控機制，定期對采購成本進行核算和分析，與預算目標進行對比。如發(fā)現(xiàn)成本偏差較大，應及時查找原因，并采取相應的調整措施。根據(jù)市場變化和公司業(yè)務需求，適時調整采購策略和預算，確保采購成本始終處于合理水平。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購人員應識別采購過程中可能面臨的各種風險，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定詳細的應急預案，明確責任人和應對流程。加強市場監(jiān)測和分析，及時掌握市場動態(tài)，降低市場風險；嚴格供應商管理，加強質量檢驗和驗收，降低質量風險和供應商風險；規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行，加強合同審核和跟蹤，降低合同風險；加強法律法規(guī)學習，確保采購行為合法合規(guī)，降低法律風險。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，定期對風險狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素或風險變化情況。設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒采購人員采取相應的措施進行應對。七、采購人員培訓與發(fā)展1.培訓計劃制定根據(jù)采購人員的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的內容。培訓內容應涵蓋采購業(yè)務知識、法律法規(guī)、溝通技巧、團隊協(xié)作、職業(yè)道德等方面，以提高采購人員的綜合素質和業(yè)務能力。2.培訓實施按照培訓計劃組織實施培訓活動，培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習、實踐操作等多種形式。邀請行業(yè)專家、內部資深人員等擔任培訓講師，確保培訓內容的專業(yè)性和實用性。鼓勵采購人員積極參與培訓，認真學習培訓內容，做好培訓記錄和總結。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃為采購人員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，根據(jù)其工作表現(xiàn)和能力水平，制定晉升、輪崗、轉崗等職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。建立績效考核機制，對采購人員的工作業(yè)績、工作能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面進行全面考核，為職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的實施提供依據(jù)。為采購人員提供學習和發(fā)展機會，支持其參加各類培訓、考試和行業(yè)交流活動，不斷提升其專業(yè)水平和競爭力。八、采購人員績效考核1.考核指標設定采購人員績效考核指標應包括工作業(yè)績、工作能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面。工作業(yè)績指標可包括采購成本控制、采購任務完成率、交貨期達成率、采購質量合格率等；工作能力指標可包括采購業(yè)務知識、溝通協(xié)調能力、談判能力、問題解決能力等；職業(yè)素養(yǎng)指標可包括誠實守信、廉潔自律、團隊合作、責任心等。根據(jù)不同崗位的職責和要求，合理確定各項考核指標的權重，確保考核結果的科學性和公正性。2.考核周期與方式采購人員績效考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核主要對采購人員本季度的工作表現(xiàn)進行評價，年度考核則是對全年工作表現(xiàn)進行綜合評價?？己朔绞娇刹捎蒙霞壴u價、同事評價、自我評價、供應商評價等多種方式相結合，以全面、客觀地評價采購人員的工作表現(xiàn)。3.考核結果應用根據(jù)績效考核結果，對采購人員進行相應的獎勵和懲罰。對于考核成績優(yōu)秀的采購人員，給予表彰、獎勵、晉升等激勵措施；對于考核成績不合格的采購人員，進行警告、培訓、調崗等處理，情節(jié)嚴重的予以辭退。將績效考核結果與采購人員的薪酬調整、獎金發(fā)放、職業(yè)發(fā)展等掛鉤，充分發(fā)揮績效考核的激勵作用。九、廉潔自律規(guī)定1.嚴禁收受供應商賄賂：采購人員不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品、宴請等不正當利益，不得利用職務之便謀取私利。2.公正公平對待供應商：在采購過程中，應公正公平地對待所有供應商，不得偏袒、歧視任何一方，不得為供應商提供不正當?shù)谋憷騼?yōu)惠。3.嚴格遵守采購流程：采購人員應嚴格按照公司規(guī)定的采購流程進行操作，不得擅自簡化或跳過采購環(huán)節(jié)，不得違規(guī)操作。4.保守公司商業(yè)秘密：采