企業文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性、規范性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件資料的管理。（三）管理原則1.統一管理原則：公司文件資料實行集中統一管理，由行政部門負責歸口管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件資料的收集、整理、保管和使用，并指定專人負責具體工作。3.及時準確原則：文件資料的形成、傳遞、處理應及時、準確，確保信息的時效性和有效性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保文件資料的安全和保密。二、文件資料分類（一）行政文件1.公司決議、決定、通知、通報等。2.公司規章制度、管理辦法、操作規程等。3.公司內部請示、報告、批復等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協議等。（二）人事文件1.員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。2.人事任免、調動、獎懲等文件。3.人力資源規劃、招聘計劃、培訓計劃等。（三）財務文件1.財務預算、決算報告、財務報表等。2.會計憑證、賬簿、報表等。3.財務審計報告、稅務申報資料等。（四）業務文件1.市場調研報告、銷售合同、客戶資料等。2.產品研發資料、技術方案、工藝文件等。3.生產計劃、采購訂單、質量檢驗報告等。（五）其他文件1.公司榮譽證書、資質證書、營業執照等。2.會議紀要、工作匯報、總結等。3.其他臨時性文件資料。三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.各部門應根據工作需要及時形成各類文件資料，確保文件資料的真實性、準確性和完整性。2.文件資料的起草應符合公司的格式要求和語言規范，內容應明確、具體、可操作。3.文件資料形成后，起草部門應進行認真審核，確保文件資料的質量。（二）文件資料的收集1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集到本部門。2.對于外來文件資料，如上級文件、政府部門文件、合作單位文件等，相關部門應及時收集，并進行登記和傳閱。3.員工個人在工作中形成的文件資料，應及時交所在部門統一保管。四、文件資料的整理與歸檔（一）文件資料的整理1.各部門應定期對收集到的文件資料進行整理，按照文件資料的類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂。2.整理后的文件資料應做到目錄清晰、排列有序、便于查找。3.對于電子文件資料，應按照統一的命名規則進行命名，并建立相應的文件夾結構，確保電子文件資料的存儲和管理規范。（二）文件資料的歸檔1.各部門應在每年年底將整理好的文件資料移交行政部門進行歸檔。2.行政部門應按照檔案管理的要求，對歸檔的文件資料進行進一步整理、編目、上架，建立公司檔案庫。3.歸檔的文件資料應一式兩份，一份存入公司檔案庫，一份由行政部門留存備用。五、文件資料的保管（一）檔案庫管理1.公司應設立專門的檔案庫，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案庫的安全和整潔。2.檔案庫應實行專人管理，管理人員應定期對檔案庫進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。3.檔案庫應建立嚴格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫。（二）電子文件資料保管1.對于電子文件資料，應定期進行備份，備份介質應采用多種形式，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存儲在不同的地點。2.電子文件資料的存儲應采用加密技術，確保文件資料的安全。3.定期對電子文件資料進行檢查和維護，確保電子文件資料的可讀性和可用性。（三）文件資料借閱與歸還1.公司內部人員因工作需要借閱文件資料，應填寫《文件資料借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續。2.行政部門應根據借閱申請表的內容，對借閱的文件資料進行登記，并注明借閱期限和歸還日期。3.借閱人員應按照規定的期限歸還文件資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、涂改文件資料內容。5.借閱人員歸還文件資料時，行政部門應進行認真檢查，如發現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。六、文件資料的使用與審批（一）文件資料的使用1.公司內部人員在工作中需要使用文件資料，應按照規定的程序進行借閱和使用。2.文件資料的使用應嚴格遵守公司的保密制度和相關規定，不得將文件資料泄露給無關人員。3.對于涉及公司機密的文件資料，應嚴格控制使用范圍和使用權限，未經公司領導批準，不得擅自對外提供或公開。（二）文件資料的審批1.對于需要以公司名義發布的文件資料，如公司決議、決定、通知、通報等，應按照公司的審批程序進行審批。2.審批流程一般包括部門負責人審核、分管領導審批、公司主要領導簽發等環節。3.文件資料經審批后，應按照規定的格式和渠道進行發布。七、文件資料的保密與銷毀（一）文件資料的保密1.公司全體員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件資料進行保密。2.對于機密文件資料，應采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保文件資料的安全。3.在文件資料的傳遞、使用過程中，應注意保密，不得在公共場所談論機密文件資料的內容。（二）文件資料的銷毀1.對于已失去保存價值的文件資料，應按照規定的程序進行銷毀。2.銷毀文件資料前，應填寫《文件資料銷毀申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報行政部門審核。3.行政部門審核通過后，應指定專人負責文件資料的銷毀工作，并做好銷毀記錄。4.文件資料的銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件資料的內容無法恢復。八、文件資料的信息化管理（一）建立文件資料管理系統1.公司應建立文件資料管理系統，實現文件資料的電子化管理。2.文件資料管理系統應具備文件資料的上傳、下載、查詢、借閱、審批等功能，提高文件資料的管理效率。3.各部門應指定專人負責文件資料管理系統的操作和維護，確保系統的正常運行。（二）電子文件資料的分類與編號1.電子文件資料應按照與紙質文件資料相同的分類方法進行分類，并建立相應的編號規則。2.電子文件資料的編號應與紙質文件資料的編號一致，便于查詢和管理。（三）電子文件資料的存儲與備份1.電子文件資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照規定的文件夾結構進行存儲。2.定期對電子文件資料進行備份，備份介質應采用多種形式，并分別存儲在不同的地點。九、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對各部門文件資料的管理情況進行監督檢查，確保文件資料的管理工作符合本制度的要求。2.監督檢查的內容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、使用、保密等方面。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時向相關部門發出整改通知，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將文件資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文件資料管理工作進行