臨時(shí)采購(gòu)使用管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司臨時(shí)采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，滿足公司臨時(shí)業(yè)務(wù)需求，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)采購(gòu)的管理與監(jiān)督，提高資金使用效益，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時(shí)性業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備耗材、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合規(guī)性原則：臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司相關(guān)政策以及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。必要性原則：采購(gòu)應(yīng)基于公司臨時(shí)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，避免不必要的采購(gòu)行為。效益性原則：在確保滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，力求降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金的使用效益。公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門因臨時(shí)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)填寫《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期、申請(qǐng)理由等信息。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。2.審批流程預(yù)算內(nèi)采購(gòu)：金額在[X]元以下的采購(gòu)申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)采購(gòu)部門執(zhí)行。金額在[X]元至[X]元之間的采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，再交采購(gòu)部門執(zhí)行。預(yù)算外采購(gòu)：金額在[X]元以上的采購(gòu)申請(qǐng)，無(wú)論是否在預(yù)算范圍內(nèi)，均需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過(guò)后，方可交采購(gòu)部門執(zhí)行。對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，可先電話或口頭向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后先行采購(gòu)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。三、采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門職責(zé)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)根據(jù)審批后的《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格合理。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)估和篩選。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)案例等資料，經(jīng)審核合格后方可納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。3.采購(gòu)方式詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)價(jià)格較為透明的物資或服務(wù)。采購(gòu)人員應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，選擇價(jià)格最低且滿足需求的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的物資或服務(wù)。采購(gòu)部門應(yīng)邀請(qǐng)至少三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)談判確定最終供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后實(shí)施采購(gòu)。4.采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本交至財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門備案。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。對(duì)于因合同變更、解除等原因涉及的款項(xiàng)調(diào)整，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，對(duì)物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《臨時(shí)采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》、采購(gòu)合同、《臨時(shí)采購(gòu)驗(yàn)收單》等相關(guān)資料進(jìn)行付款審核。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。對(duì)于貨到付款的采購(gòu)項(xiàng)目，在驗(yàn)收合格后及時(shí)付款；對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照合同約定的比例支付預(yù)付款。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立臨時(shí)采購(gòu)付款臺(tái)賬，記錄每筆采購(gòu)的付款情況，確保付款信息的準(zhǔn)確、完整。五、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、審批流程的合規(guī)性、采購(gòu)方式的合法性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收與付款的準(zhǔn)確性等。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人員的責(zé)任。2.員工監(jiān)督公司全體員工有權(quán)對(duì)臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。公司應(yīng)設(shè)立舉報(bào)郵箱、舉報(bào)電話等舉報(bào)渠道，并確保舉報(bào)信息的保密性。六、風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考察其信譽(yù)和實(shí)力，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，必要時(shí)可要求供應(yīng)商承擔(dān)退換貨、賠償?shù)蓉?zé)任。法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)政策，確保采購(gòu)合同的合法性和有效性。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可咨詢法務(wù)部門意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。七、信息化管理1.建立臨時(shí)采購(gòu)管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立臨時(shí)采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過(guò)系統(tǒng)，各部門可以在線提交采購(gòu)申請(qǐng)，審批人員可以在線審批，采購(gòu)人員可以在線查詢供應(yīng)商信息、下達(dá)采購(gòu)訂單、跟蹤合同執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)部門可以在線審核付款申請(qǐng)等。2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析臨時(shí)采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能，能夠?qū)Σ少?gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)、分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，統(tǒng)計(jì)各部門的采購(gòu)金額、采購(gòu)次數(shù)、采購(gòu)物資類別等信息，分析采購(gòu)成本的變化趨勢(shì)、供應(yīng)商的供貨情況等。八、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)人力資源部門應(yīng)定期組織臨時(shí)采購(gòu)相關(guān)制度和流程的培訓(xùn)，提高各部門員工對(duì)臨時(shí)采購(gòu)管理的認(rèn)識(shí)和操作水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程、采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)合同管理、驗(yàn)收與付款要求、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的知識(shí)和技能。通過(guò)培訓(xùn)，使員工熟悉臨時(shí)采購(gòu)的各項(xiàng)規(guī)定，掌握正確的操作方法，確保臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.宣傳公司應(yīng)通過(guò)內(nèi)部公告、宣傳欄、內(nèi)部培訓(xùn)等多種方式