產品選型采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司產品選型采購管理工作，確保所采購的產品符合公司業務需求，提高采購效率，降低采購成本，保證產品質量和售后服務，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有產品選型采購活動，包括但不限于硬件設備、軟件系統、辦公用品、原材料等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際業務需求進行采購，避免盲目采購和重復采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合行業標準的產品，確保產品能夠滿足公司業務運營的要求。3.成本效益原則：在保證產品質量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，嚴禁任何形式的不正當競爭行為。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據各部門提交的采購申請，結合公司庫存情況和業務需求，編制年度、季度和月度采購計劃。2.組織實施采購活動，包括供應商的選擇、詢價、比價、議價、合同簽訂等工作。3.負責與供應商溝通協調，跟蹤采購訂單執行情況，確保按時、按質、按量到貨。4.建立和維護供應商檔案，對供應商進行評估和管理，定期更新供應商信息。5.負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和歸檔工作，確保合同的合法性和有效性。（二）需求部門1.根據公司業務發展需要，及時向采購部門提交采購申請，詳細說明采購產品的名稱、規格、型號、數量、技術要求、交貨時間等信息。2.參與產品選型和供應商評估工作，提供專業意見和建議，協助采購部門選擇合適的產品和供應商。3.負責對采購產品進行驗收，確保產品符合采購合同要求和公司業務需求。如發現產品質量問題或其他不符合項，應及時通知采購部門與供應商協商解決。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內支出。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關，確保公司資金安全。3.負責采購款項的支付審核和賬務處理，及時記錄采購業務，確保財務數據的準確性和完整性。（四）質量管理部門1.制定產品質量驗收標準和檢驗流程，參與重要采購產品的驗收工作，確保采購產品符合質量要求。2.對采購產品的質量問題進行跟蹤和處理，分析質量問題產生的原因，提出改進措施和建議，防止類似問題再次發生。（五）法務部門1.負責審核采購合同，確保合同條款符合法律法規要求，維護公司合法權益。2.對采購過程中的法律風險進行評估和防范，為采購活動提供法律咨詢和支持。三、產品選型（一）選型需求調研1.采購部門接到需求部門的采購申請后，應及時與需求部門溝通，了解采購產品的詳細業務需求和技術要求。2.需求部門應提供相關的技術文檔、業務流程說明、使用案例等資料，以便采購部門準確把握選型方向。3.采購部門可組織相關人員召開選型需求調研會議，邀請需求部門、技術部門、使用部門等人員參加，共同討論和明確采購產品的功能、性能、質量、服務等方面的要求。（二）選型標準制定1.根據選型需求調研結果，采購部門會同技術部門、質量管理部門等制定產品選型標準。選型標準應包括產品的技術指標、質量標準、性能要求、售后服務等方面的內容。2.選型標準應具有明確性、可操作性和可比性，以便在選型過程中對不同供應商的產品進行客觀評價。3.選型標準應根據公司業務發展和市場變化情況適時進行修訂和完善。（三）供應商推薦與收集1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加行業展會等方式。2.建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行整理和分類，記錄供應商的基本情況、產品信息、聯系方式、業績情況等內容。3.根據采購產品的特點和選型標準，從供應商信息庫中篩選出潛在的供應商，并向其發出詢價邀請。（四）選型評估與比較1.采購部門組織相關人員對供應商提交的產品資料進行評審，按照選型標準對產品的技術性能、質量水平、價格、售后服務等方面進行評估和比較。2.對于重要的采購項目，可組織供應商進行產品演示和測試，以便更直觀地了解產品的實際情況。3.評估過程中，應充分聽取需求部門、技術部門、質量管理部門等人員的意見和建議，確保選型結果符合公司業務需求。4.根據評估結果，采購部門編制選型評估報告，推薦幾家符合要求的供應商，并對其產品優勢和劣勢進行分析。（五）選型決策1.采購部門將選型評估報告提交給采購決策小組，采購決策小組由公司高層領導、采購部門、需求部門、技術部門、財務部門等相關人員組成。2.采購決策小組根據選型評估報告和公司實際情況，對推薦的供應商進行綜合評審，最終確定中標供應商。3.采購決策過程應記錄在案，明確決策依據和理由，確保決策過程的透明和公正。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要填寫采購申請表，詳細說明采購產品的名稱、規格、型號、數量、技術要求、交貨時間、預算金額等信息，并經部門負責人簽字確認。2.采購申請表應提交給采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的必要性、合理性、預算金額等。如審核通過，采購部門將采購申請納入采購計劃；如審核不通過，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因并要求其修改或重新提交采購申請。（二）采購計劃編制1.采購部門根據采購申請和公司庫存情況，結合公司年度、季度和月度業務計劃，編制采購計劃。采購計劃應明確采購產品的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、采購方式等內容。2.采購計劃應提交給財務部門審核，財務部門根據公司預算情況對采購計劃進行審核，確保采購費用在預算范圍內。如審核通過，采購計劃報公司領導審批；如審核不通過，采購部門應根據財務部門意見對采購計劃進行調整后重新提交審核。（三）采購方式選擇1.根據采購產品的特點、金額大小、市場供應情況等因素，采購部門選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于金額較大、技術復雜、涉及國家安全和公共利益等重要采購項目，應采用招標采購方式；對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的采購項目，可采用詢價采購或競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應商處采購的產品或服務，可采用單一來源采購方式。3.采購部門應按照相關法律法規和公司規定的采購方式程序進行操作，確保采購過程的合法合規。（四）供應商選擇與確定1.根據采購方式和選型結果，采購部門在合格供應商名單中選擇供應商，并向其發出采購詢價單或招標邀請書等采購文件。2.供應商應在規定時間內響應采購文件要求，提交報價文件或投標文件。采購部門對供應商提交的文件進行評審，按照選型標準和采購文件要求對供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。3.根據評審結果，采購部門確定中標供應商或成交供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等內容。（五）采購合同簽訂與執行1.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交給法務部門和財務部門審核。法務部門負責審核合同的合法性和合規性，財務部門負責審核合同的付款條款和資金安排。如審核通過，采購部門方可與供應商簽訂正式采購合同。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好合同執行的準備工作。3.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在違約行為，采購部門應及時采取措施，追究其違約責任，維護公司合法權益。（六）采購驗收1.采購產品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應組織相關人員按照采購合同要求和產品驗收標準對采購產品進行驗收。2.驗收過程中，應檢查產品的數量、規格、型號、質量等是否與采購合同一致，同時檢查產品的外觀、包裝、標識等是否完好。如發現產品存在質量問題或其他不符合項，驗收人員應及時填寫驗收報告，并要求供應商限期整改或退換貨。3.驗收合格后，需求部門應在驗收報告上簽字確認，并將驗收報告提交給采購部門。采購部門根據驗收報告辦理付款手續。（七）采購付款1.采購產品驗收合格后，采購部門應根據采購合同約定，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購產品名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上驗收報告、發票等相關憑證。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、發票的合法性等。如審核通過，財務部門按照公司財務制度和采購合同約定辦理付款手續；如審核不通過，財務部門應及時與采購部門溝通，說明原因并要求其補充或修改相關資料。五、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門負責制定供應商準入標準，明確供應商應具備的資質條件、生產能力、產品質量、售后服務等方面的要求。2.供應商準入標準應向潛在供應商公開，接受其咨詢和申請。潛在供應商應按照準入標準要求提交相關資料，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證證書、業績證明等。3.采購部門對潛在供應商提交的資料進行審核，必要時可進行實地考察。如審核通過，采購部門將其納入合格供應商名單，并建立供應商檔案。（二）供應商評估與考核1.采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種方式。2.根據評估結果，采購部門對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，可給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，應及時采取措施，如減少采購量、暫停合作、取消合格供應商資格等。3.采購部門應建立供應商評估與考核檔案，記錄供應商的評估結果和考核情況，為供應商管理提供依據。（三）供應商激勵與約束1.采購部門建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予適當的獎勵，如表彰、獎勵金、增加采購量等。通過激勵措施，提高供應商的合作積極性和服務質量。2.同時，采購部門應建立供應商約束機制，對違反采購合同約定或存在其他違規行為的供應商進行處罰，如扣除貨款、罰款、取消合作資格等。通過約束措施，規范供應商的行為，維護公司利益。（四）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態，協調解決合作過程中出現的問題。2.建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護供應商的合法權益。對于供應商提出的合理建議，采購部門應認真研究并積極采納，不斷改進采購工作。3.通過建立良好的供應商關系，實現與供應商的互利共贏，共同推動公司業務發展。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。2.采用定性和定量相結合的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。對于高風險事件，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動情況，通過與多家供應商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質量風險應對：加強對采購產品的質量控制，嚴格按照選型標準和驗收標準進行驗收，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾。對于質量問題嚴重的供應商，應及時采取措施，如退貨、換貨、索賠等。3.供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。加強對供應商的日常管理和監督，及時發現和解決供應商存在的問題。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法合規、明確清晰。合同簽訂后，應加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。5.法律風險應對：加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動符合法律法規要求。在采購合同簽訂前，應提交法務部門審核，避免合同存在法律漏洞和風險。對于重大采購項目，可聘請專業律師提供法律咨詢和服務。（三）風險監控與預警1.建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，提醒相關人員采取應對措施。3.根據風險監控和預警結果，及時調整采購策略和風險應對措施，確保采購風險始終處于可控狀態。七、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應積極配合內