企業辦公電話管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公電話的使用管理，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則辦公電話的使用應遵循高效、規范、節約的原則，確保公司業務的正常開展。二、辦公電話的配備與管理1.電話配備標準根據工作需要，為各部門配備相應數量的辦公電話。具體配備標準由行政部門根據實際情況制定，并報公司領導批準后執行。2.電話安裝與調試行政部門負責辦公電話的安裝與調試工作，確保電話線路暢通，設備正常運行。新員工入職時，由行政部門負責為其開通辦公電話。3.電話維護與維修行政部門定期對辦公電話進行檢查和維護，確保設備正常運行。如發現電話故障，應及時通知專業維修人員進行維修。維修費用由公司承擔。4.電話使用登記各部門應指定專人負責辦公電話的使用登記工作，記錄電話的使用時間、通話內容、通話對象等信息。使用登記記錄應妥善保存，以備查閱。三、辦公電話的使用規范1.接聽規范接聽電話應及時、禮貌，使用文明用語，如“您好，[公司名稱]”。認真傾聽對方講話，記錄重要信息，并及時傳達給相關人員。如遇重要事項或緊急情況，應及時向領導匯報，并按照領導指示處理。對于不明身份的來電，應謹慎對待，核實對方身份后再進行溝通。2.撥打規范撥打辦公電話應明確通話對象，避免誤撥。通話內容應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關緊要的話題。如需轉接他人，應先征得對方同意，并告知轉接原因。嚴禁使用辦公電話撥打私人電話，如有特殊情況需要撥打私人電話，應盡量縮短通話時間，并確保不影響工作。3.會議電話規范召開會議電話前，應提前通知參會人員會議時間、會議內容、會議要求等信息。參會人員應按時參加會議電話，不得遲到、早退或無故缺席。會議電話過程中，應保持安靜，不得隨意打斷他人講話，如有意見或建議，應在適當的時候提出。會議結束后，應及時整理會議記錄，并將會議精神傳達給相關人員。4.長途電話規范因工作需要撥打長途電話，應提前填寫長途電話申請表，經部門負責人批準后，方可撥打。長途電話申請表應注明通話對象、通話時間、通話內容等信息。嚴格控制長途電話的使用，避免不必要的長途通話。如遇緊急情況需要撥打長途電話，應在通話結束后及時向部門負責人匯報通話情況。四、辦公電話費用管理1.費用標準公司根據實際情況制定辦公電話費用標準，包括市內通話費、長途通話費、國際通話費等。費用標準應定期進行調整，以適應市場變化。2.費用核算行政部門每月對辦公電話費用進行核算，統計各部門的電話使用情況，并將費用明細報送財務部門。財務部門根據費用標準和實際使用情況，對各部門的電話費用進行審核和結算。3.費用控制各部門應嚴格控制辦公電話費用的支出，避免浪費。如發現電話費用異常，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.費用報銷員工因工作需要產生的辦公電話費用，應按照公司的費用報銷制度進行報銷。報銷時應提供相關的發票和通話記錄等證明材料。五、辦公電話的安全管理1.信息安全員工應妥善保管辦公電話，不得隨意轉借他人使用。如因工作需要轉借他人，應經部門負責人批準，并做好登記工作。嚴禁在辦公電話上談論涉及公司機密、商業秘密等敏感信息。如因工作需要必須談論敏感信息，應確保通話環境安全，避免信息泄露。定期對辦公電話進行殺毒和安全檢查，防止病毒感染和信息泄露。2.設備安全辦公電話應放置在安全、干燥、通風的地方，避免受到碰撞、擠壓和潮濕等影響。不得隨意拆卸、改裝辦公電話設備，如需維修或更換部件，應通知行政部門安排專業人員進行處理。如發現辦公電話設備丟失或被盜，應及時向行政部門報告，并采取相應的措施進行處理。六、監督與考核1.監督檢查行政部門定期對辦公電話的使用情況進行監督檢查，包括接聽規范、撥打規范、費用管理、安全管理等方面。如發現問題，應及時通知相關部門和人員進行整改。2.考核辦法將辦公電話的使用情況納入員工績效考核體系，對違反本制度的員工進行相應的考核扣分。具體考核辦法如下：接聽電話不及時、不禮貌，使用文明用語不規范的，每次扣[X]分。撥打私人電話，影響工作的，每次扣[X]分。未按規定填寫長途電話申請表，擅自撥打長途電話的，每次扣[X]分。電話費用超支，且無正當理由的，根據超支金額按比例扣減績效分。因保管不善，導致辦公電話設備損壞或丟失的，照價賠償，并扣[X]分。違反辦公電話信息安全規定，導致公司信息泄露的，視情節輕重給予相應的紀律處分，并扣[X]分。3.考核結果應用考核結果與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤。對于考核成績優秀的員工，給予適當的獎勵；對于考核成績