會計檔案出納管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案與出納工作的管理，規范會計檔案的整理、保管、查閱和銷毀等行為，確保公司財務信息的安全與完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部會計檔案的管理以及出納人員在涉及會計檔案相關工作中的操作規范。（三）基本原則1.真實性原則：會計檔案應如實反映公司經濟業務活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋公司各類經濟業務形成的所有會計憑證、賬簿、報表等資料，不得遺漏。3.安全性原則：采取有效措施確保會計檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發生。4.保密性原則：對涉及公司商業機密的會計檔案嚴格保密，限制查閱范圍。二、會計檔案管理職責分工（一）財務部門職責1.負責會計檔案的收集、整理、裝訂、歸檔等日常工作。2.制定會計檔案保管期限和銷毀程序，并組織實施。3.建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴格審批流程。4.對會計檔案的安全和保密負責，定期檢查檔案保管情況。（二）出納人員職責1.負責現金收付、銀行結算等業務，并及時編制相關記賬憑證。2.將涉及現金和銀行存款的原始憑證及時傳遞給會計人員，確保財務數據的及時性和準確性。3.協助會計人員整理和裝訂與現金、銀行存款相關的會計憑證。4.嚴格遵守會計檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改會計檔案。三、會計檔案的分類與編號（一）會計檔案分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號規則1.會計憑證：按年、月順序編號，每月從1號開始。例如，20XX年1月的記賬憑證編號為“20XX0100120XX01XXX”。2.會計賬簿：總賬以科目編碼為基礎進行編號，明細賬按科目類別和順序編號，日記賬按日期順序編號。固定資產卡片按資產編號單獨記錄。3.財務報告：按年份和報告期編號，如20XX年度財務會計報告編號為“20XX”，季度報告編號為“20XXQ120XXQ4”，月度報告編號為“20XXM120XXM12”。4.其他類：根據檔案類別分別編號，如銀行存款余額調節表編號為“YHXX年份月份”，銀行對賬單編號為“YHDZ年份月份”等。四、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證整理與裝訂1.每月終了，會計人員應及時將審核無誤的原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并對附件進行分類整理。2.記賬憑證應按編號順序排列，檢查附件是否齊全，對短缺或不規范的附件及時補齊或更正。3.采用專用的會計憑證裝訂機或線繩進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂后的憑證應在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數等信息，并由裝訂人員在騎縫處加蓋印章。（二）會計賬簿整理與裝訂1.年度終了，總賬、明細賬、日記賬等賬簿應結賬并打印輸出。2.將打印好的賬簿按順序整理，去除空白頁，并加裝封面和封底。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由記賬人員、會計主管人員簽字或蓋章。（三）財務報告整理與裝訂1.財務報告編制完成后，應按規定的格式和內容進行整理。2.將各類報表、附表、附注及文字說明等依次排列，加裝封面和封底。3.在封面上注明單位名稱、年度、報告期等信息，并加蓋單位公章、單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他類檔案整理與裝訂1.銀行存款余額調節表、銀行對賬單等應按月或按季整理，裝訂成冊。2.納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等應按規定格式填寫完整，分別裝訂。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告類：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案室，用于存放會計檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.會計檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。（三）保管要求1.定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。如發現檔案損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施。2.對磁性介質保存的會計檔案，應定期進行復制，防止數據丟失。3.會計檔案保管人員應保持相對穩定，如有變動，應辦理交接手續。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經本部門負責人批準后，到財務部門辦理查閱手續。2.財務部門應指定專人負責接待查閱，并在查閱現場監督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封或抽換。3.查閱會計檔案應在財務部門指定的地點進行，如需帶出檔案室，應經財務部門負責人批準，并限期歸還。（二）借閱規定1.外單位因特殊原因需要借閱公司會計檔案時，應持有單位介紹信，經公司總經理批準后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續。3.借閱會計檔案時，借閱人員應認真填寫《會計檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數量等信息。4.借閱人員應對所借閱的會計檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄或傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應承擔相應責任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及訴訟、仲裁等未了事項的會計檔案，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（二）銷毀程序1.由財務部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經財務部門負責人審核，報公司總經理批準后執行。3.公司應組織專人負責會計檔案的銷毀工作，銷毀時應由財務部門、審計部門等相關人員共同監銷。監銷人員應在銷毀前認真清點核對要銷毀的會計檔案，銷毀后在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司總經理。八、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門應定期對會計檔案管理情況進行審計監督，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、銷毀等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查財務部門應定期對會計檔案進行自查，檢查檔案的完整性、準確性、安全性等情況，對發現的問題及時進行處理。同時，應配合公司其他部門的檢查工作，提供相關會