中醫(yī)檔案收集管理制度一、總則（一）目的為了加強中醫(yī)檔案的收集管理，確保中醫(yī)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮中醫(yī)檔案在醫(yī)療、教學、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門在醫(yī)療、教學、科研、行政管理等活動中形成的中醫(yī)檔案的收集管理。（三）定義中醫(yī)檔案是指在中醫(yī)醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中醫(yī)檔案由單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。2.真實性原則：收集的檔案應真實反映中醫(yī)醫(yī)療、教學、科研、管理等活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集各類中醫(yī)檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.準確性原則：檔案內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。5.及時性原則：及時收集檔案，確保檔案的時效性。二、檔案收集職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善中醫(yī)檔案收集管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門的檔案收集工作。3.負責接收和整理各部門移交的中醫(yī)檔案。4.對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。5.建立中醫(yī)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。6.定期對檔案收集工作進行檢查和總結，提出改進意見和建議。（二）各部門職責1.設立兼職檔案員，負責本部門中醫(yī)檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，并進行初步整理。3.對收集的檔案進行分類登記，確保檔案的齊全完整。4.將整理好的檔案定期移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案收集范圍（一）醫(yī)療檔案1.門診病歷：包括初診病歷、復診病歷、會診記錄等。2.住院病歷：涵蓋住院病案首頁、入院記錄、病程記錄、手術記錄、護理記錄、檢驗檢查報告等。3.中醫(yī)特色診療記錄：如針灸、推拿、中藥方劑應用等詳細記錄。4.醫(yī)療統(tǒng)計報表：各類醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表。5.醫(yī)療質(zhì)量控制資料：醫(yī)療質(zhì)量檢查、評估報告等。（二）教學檔案1.教學計劃、教學大綱、授課教案。2.學生實習計劃、實習手冊、實習鑒定。3.教學課件、教學視頻、教學案例。4.教學成果材料：教學獲獎證書、教學改革項目資料等。（三）科研檔案1.科研項目申請書、任務書、開題報告。2.科研實驗原始記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析資料。3.科研論文、著作、專利等成果材料。4.科研項目結題報告、驗收材料。（四）行政管理檔案1.單位文件：上級文件、本單位發(fā)文、會議紀要等。2.工作計劃、總結、報告。3.人事檔案：員工招聘、培訓、考核、晉升等資料。4.財務檔案：財務報表、賬目、憑證等。5.設備檔案：設備購置合同、使用說明書、維修記錄等。6.基建檔案：基建項目規(guī)劃、設計圖紙、施工資料等。四、檔案收集流程（一）形成階段1.各部門兼職檔案員負責在日常工作中及時收集本部門產(chǎn)生的各類中醫(yī)檔案。2.檔案形成后，相關責任人應按照檔案管理的要求，對檔案進行分類整理，確保檔案內(nèi)容完整、格式規(guī)范。（二）整理階段1.兼職檔案員對收集到的檔案進行進一步整理，按照檔案類別進行分類，去除重復、無效的文件。2.對每份檔案進行編號，編制目錄，注明檔案的名稱、日期、來源等信息。3.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。（三）移交階段1.各部門兼職檔案員定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。五、檔案收集要求（一）紙質(zhì)檔案收集要求1.檔案應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。2.檔案紙張應質(zhì)地優(yōu)良，尺寸統(tǒng)一，破損或褪色嚴重的應進行修復或復制。3.檔案應保持整潔，不得隨意涂改、圈劃、污損。（二）電子檔案收集要求1.電子檔案應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，確保長期可讀性。2.電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和更新。3.電子檔案的命名應規(guī)范，便于查找和管理，文件名應包含檔案主題、日期、作者等關鍵信息。（三）聲像檔案收集要求1.照片應圖像清晰，主題明確，注明拍攝時間、地點、人物等信息。2.錄音、錄像應聲音清晰、畫面完整，標注錄制日期、內(nèi)容摘要等。3.聲像檔案應進行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關聯(lián)。六、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。2.具體分類如下：醫(yī)療檔案：分為門診病歷、住院病歷、中醫(yī)特色診療記錄、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料等類別。教學檔案：分為教學計劃、教學大綱、授課教案、學生實習、教學成果等類別。科研檔案：分為科研項目申請、科研實驗記錄、科研成果等類別。行政管理檔案：分為單位文件、工作計劃、人事檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案等類別。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號采用數(shù)字與字母相結合的方式，如“YL001”表示醫(yī)療檔案中的第1份檔案。3.具體編號規(guī)則如下：醫(yī)療檔案：“YL”+順序號教學檔案：“JX”+順序號科研檔案：“KY”+順序號行政管理檔案：根據(jù)不同類別分別編號，如“DW”表示單位文件，“RS”表示人事檔案等，后面接順序號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨成冊。3.電子檔案應建立相應的電子目錄，便于檢索和查詢。七、檔案保管期限（一）確定原則根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求等因素確定保管期限。（二）具體劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。保管期限為30年的檔案：重要的醫(yī)療、教學、科研、行政管理等檔案。保管期限為10年的檔案：一般性的文件材料。（三）調(diào)整與鑒定1.定期對檔案的保管期限進行檢查和調(diào)整，根據(jù)實際情況確定檔案是否繼續(xù)保存或銷毀。2.成立檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定，確保銷毀的檔案確無保存價值。八、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.方便利用，提高檔案的使用效率。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門設立專門的查閱室，供利用者查閱檔案。利用者應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.如需復印、拍照檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.利用結束后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。九、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查，確保檔案的安全保存。3.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）保密管理1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案收集、整理、保管、利用等工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由單位領導、檔案管理部門負責人和相關部門代表組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集工作是否及時、完整，是否符合收集范圍和要求。2.檔案整理是否規(guī)范，分類是否準確，編號是否一致。3.檔案保管是否安全，環(huán)境是否符合要求，保管期限是否正確。4.檔案利用是否合理，借閱手續(xù)是否齊全，利用記錄是