倉庫產品外售管理制度一、總則（一）目的為規范公司倉庫產品外售行為，確保外售產品的質量、數量準確無誤，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司倉庫所有產品的外售活動，包括但不限于成品、半成品、原材料等。（三）基本原則1.合法性原則：外售活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.合規性原則：嚴格按照公司規定的流程和審批權限進行操作。3.準確性原則：確保外售產品的質量符合標準，數量準確無誤。4.效益性原則：在保證產品質量和合規的前提下，追求公司利益最大化。二、職責分工（一）銷售部門1.負責接收客戶的外售產品訂單，并對訂單信息進行初步審核，確保訂單內容清晰、準確、完整。2.將審核后的訂單及時傳遞給倉庫管理部門，并跟進訂單執行情況。3.與客戶溝通協調外售產品的交付時間、交付方式、運輸要求等相關事宜。（二）倉庫管理部門1.根據銷售部門傳遞的訂單信息，負責組織外售產品的備貨工作，確保產品質量合格、數量準確。2.對備貨完成的產品進行妥善保管，做好防潮、防火、防盜等防護措施，保證產品在交付前的質量不受影響。3.按照銷售部門與客戶確定的交付時間和方式，負責外售產品的發貨工作，確保產品按時、安全送達客戶指定地點。4.負責對外售產品的發貨數量、發貨時間、發貨方式等信息進行記錄，并及時反饋給銷售部門。（三）財務部門1.負責審核外售產品的價格、貨款結算方式等財務條款，確保公司利益不受損失。2.對外售產品的銷售收入進行核算和賬務處理，及時準確記錄相關財務信息。3.負責與客戶進行貨款結算工作，跟蹤貨款回收情況，對逾期未收回的貨款及時采取催款措施。（四）質量控制部門1.對外售產品進行質量檢驗，確保產品質量符合公司標準和客戶要求。2.對檢驗合格的產品出具質量檢驗報告，作為產品外售的質量依據。3.參與外售產品質量問題的處理，提出改進措施和建議，防止類似質量問題再次發生。（五）法務部門1.對外售合同進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律風險。2.為外售活動提供法律咨詢和支持，協助解決可能出現的法律糾紛。三、外售產品的定價與合同管理（一）定價原則1.成本加成原則：外售產品價格應在產品成本的基礎上，加上合理的利潤空間。產品成本包括原材料成本、生產成本、運輸成本、倉儲成本等直接和間接成本。2.市場導向原則：參考市場同類產品價格，結合公司產品的質量、品牌、競爭優勢等因素，制定具有市場競爭力的價格。3.客戶協商原則：對于特殊客戶或特殊訂單，可根據客戶需求和市場情況，與客戶進行協商定價。（二）定價流程1.銷售部門根據產品成本、市場行情等因素，初步擬定外售產品價格。2.將初步擬定的價格提交給財務部門進行成本核算和利潤分析，財務部門提出價格調整建議。3.銷售部門根據財務部門的建議，對價格進行調整后，提交給公司管理層審批。4.經公司管理層審批通過后的價格作為外售產品的最終定價。（三）合同管理1.銷售部門在與客戶達成外售產品意向后，應及時簽訂書面合同。合同內容應包括產品名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、貨款結算方式、違約責任等條款。2.合同簽訂前，銷售部門應將合同草本提交給法務部門進行合法性審查，法務部門提出修改意見后，銷售部門進行修改完善。3.合同簽訂后，銷售部門應將合同副本分別發送給倉庫管理部門、財務部門等相關部門，各部門按照合同要求履行各自職責。4.合同執行過程中，如遇合同變更、解除等情況，銷售部門應及時與客戶協商，并簽訂相關補充協議或變更協議。同時，將協議副本發送給各相關部門備案。四、外售產品的備貨管理（一）備貨計劃1.倉庫管理部門根據銷售部門傳遞的訂單信息，制定外售產品備貨計劃。備貨計劃應明確產品名稱、規格型號、數量、備貨時間、交貨時間等內容。2.備貨計劃應提前與生產部門、采購部門等相關部門溝通協調，確保原材料、零部件等及時供應，保證產品按時備貨完成。（二）備貨要求1.倉庫管理部門應按照備貨計劃組織產品備貨，確保備貨產品的質量合格、數量準確。2.備貨產品應進行分類存放，做好標識，便于識別和管理。同時，應做好防潮、防火、防盜等防護措施，保證產品在交付前的質量不受影響。3.倉庫管理部門應對備貨產品進行定期盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符情況，應及時查明原因，并進行調整。（三）備貨檢驗1.質量控制部門在產品備貨完成后，對外售產品進行質量檢驗。檢驗內容包括產品外觀、尺寸、性能、包裝等方面，確保產品質量符合公司標準和客戶要求。2.對于檢驗合格的產品，質量控制部門出具質量檢驗報告，并在外售產品上加蓋合格標識。對于檢驗不合格的產品，應及時通知倉庫管理部門進行返工或報廢處理。五、外售產品的發貨管理（一）發貨通知1.倉庫管理部門在接到銷售部門的發貨通知后，應及時安排發貨工作。發貨通知應明確產品名稱、規格型號、數量、發貨時間、交貨地點、運輸方式等信息。2.倉庫管理部門應根據發貨通知，核對備貨產品的信息，確保發貨產品與訂單要求一致。（二）發貨流程1.倉庫管理部門根據發貨通知，組織發貨人員對備貨產品進行包裝、標識等工作。包裝應符合產品運輸要求，確保產品在運輸過程中不受損壞。2.發貨人員將包裝好的產品搬運至發貨區，并按照運輸方式進行裝車或托運。裝車時應注意產品的擺放順序和固定方式，避免產品在運輸過程中發生碰撞、擠壓等情況。3.發貨人員在產品裝車或托運完成后，填寫發貨清單，詳細記錄產品名稱、規格型號、數量、發貨時間、運輸單號等信息。發貨清單一式多份，分別交給銷售部門、財務部門等相關部門。4.倉庫管理部門將發貨清單及時傳遞給銷售部門，銷售部門根據發貨清單告知客戶發貨信息，并跟蹤產品運輸情況，及時反饋給客戶。（三）運輸管理1.銷售部門應根據產品特點、客戶要求等因素，選擇合適的運輸方式。運輸方式包括公路運輸、鐵路運輸、航空運輸、水路運輸等。2.對于需要委托第三方物流公司運輸的產品，銷售部門應與物流公司簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。同時，應要求物流公司提供運輸保險，確保產品在運輸過程中的安全。3.倉庫管理部門在產品發貨前，應對運輸車輛或運輸工具進行檢查，確保其符合運輸要求。如發現運輸車輛或運輸工具存在安全隱患，應及時更換或維修。4.在產品運輸過程中，倉庫管理部門應跟蹤運輸情況，及時了解產品的運輸狀態。如發現運輸延誤、產品損壞等情況，應及時與物流公司溝通協調，采取相應的措施解決問題。六、外售產品的貨款結算管理（一）結算方式1.外售產品的貨款結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票結算、承兌匯票結算等。具體結算方式由銷售部門與客戶協商確定，并在合同中明確約定。2.對于新客戶或信用狀況不佳的客戶，原則上應采用現金結算或銀行轉賬等較為安全的結算方式；對于信用狀況良好的老客戶，可根據實際情況適當采用支票結算、承兌匯票結算等方式。（二）結算流程1.銷售部門在產品發貨后，應及時與客戶核對發貨數量、發貨金額等信息，并向客戶開具發票。發票內容應與合同約定一致，包括產品名稱、規格型號、數量、價格、金額等。2.客戶在收到發票后，應按照合同約定的結算方式和時間支付貨款。財務部門負責跟蹤貨款回收情況，對于逾期未收回的貨款，應及時通知銷售部門進行催款。3.銷售部門在收到客戶支付的貨款后，應及時與財務部門核對確認，并辦理相關入賬手續。財務部門應根據貨款到賬情況，及時更新應收賬款臺賬，確保賬實相符。（三）應收賬款管理1.財務部門應定期對應收賬款進行清理和分析，及時掌握應收賬款的賬齡、金額、客戶分布等情況。對于逾期未收回的應收賬款，應按照賬齡進行分類管理，采取不同的催款措施。2.銷售部門負責具體的催款工作，根據應收賬款的賬齡和客戶情況，制定催款計劃，并及時與客戶溝通協商，督促客戶盡快支付貨款。對于多次催款仍未收回的應收賬款，銷售部門應及時向公司管理層匯報，并配合法務部門采取法律措施追討貨款。3.公司應建立應收賬款考核制度，將應收賬款回收率、逾期賬款率等指標納入銷售部門和相關人員的績效考核體系，激勵銷售部門和相關人員積極催收貨款，降低公司應收賬款風險。七、外售產品的退貨管理（一）退貨原因1.產品質量問題：如產品存在外觀缺陷、性能不符合要求、包裝破損等質量問題，客戶有權要求退貨。2.客戶需求變更：客戶因自身原因，如市場需求變化、產品選型錯誤等，導致不需要購買已訂購的產品，可要求退貨。3.其他原因：如運輸過程中產品損壞、交貨時間延誤等原因，導致客戶不滿意，客戶可要求退貨。（二）退貨流程1.客戶提出退貨申請后，銷售部門應及時與客戶溝通，了解退貨原因，并核實退貨產品的數量、規格型號等信息。2.銷售部門將客戶的退貨申請傳遞給倉庫管理部門，倉庫管理部門根據退貨申請，安排人員接收退貨產品。3.質量控制部門對退貨產品進行質量檢驗，確定退貨產品是否存在質量問題。如退貨產品存在質量問題，應按照公司相關規定進行處理；如退貨產品不存在質量問題，應辦理入庫手續。4.倉庫管理部門在退貨產品入庫后，填寫退貨清單，詳細記錄退貨產品的名稱、規格型號、數量、退貨時間、退貨原因等信息。退貨清單一式多份，分別交給銷售部門、財務部門等相關部門。5.銷售部門根據退貨清單，與客戶協商退貨退款事宜。如客戶要求退款，財務部門應按照合同約定的結算方式和時間，及時辦理退款手續。（三）退貨處理1.對于因產品質量問題導致的退貨，公司應按照相關規定對產品進行返工、維修或報廢處理。同時，應及時與供應商溝通協調，追究供應商的責任，要求供應商承擔相應的損失。2.對于因客戶需求變更或其他原因導致的退貨，公司應根據實際情況，合理安排退貨產品的處理方式。如退貨產品仍有銷售價值，可重新進行銷售；如退貨產品已無銷售價值，可考慮報廢處理。3.公司應建立退貨產品管理檔案，詳細記錄退貨產品的相關信息，包括退貨原因、處理方式、處理結果等。通過對退貨產品管理檔案的分析，總結經驗教訓，不斷改進產品質量和服務水平，減少退貨情況的發生。八、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，由財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對外售產品活動進行定期監督檢查。2.監督小組應重點檢查外售產品的定價、合同簽訂、備貨、發貨、貨款結算、退貨處理等環節是否符合公司規定和相關流程要求，是否存在違規操作行為。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規操作行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理。（二）考核制度1.公司建立外售產品考核制度，將外售產品的各項指標納入相關部門和人員的績效考核體系。考核指標包括外售產品銷售額、銷售利潤、貨款回收率、退貨率等。2.銷售部門負責考核外售產