上海會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發揮會計檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則，由公司財務部門負責組織實施，并接受公司檔案管理部門的監督和指導。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發票、收據、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經濟業務的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記經濟業務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬、存貨明細賬等。3.日記賬，按照經濟業務發生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產卡片，記錄固定資產的詳細信息，包括名稱、型號、購置日期、原值、折舊等。5.輔助賬簿，為補充總賬和明細賬所提供的核算資料而設置的賬簿，如備查賬簿等。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.季度財務會計報告，除月度報表外，還可能包括附注等。3.半年度財務會計報告，內容更加詳細，涵蓋更多財務分析信息。4.年度財務會計報告，是公司年度財務狀況和經營成果的全面反映，包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節表，用于核對公司銀行存款日記賬與銀行對賬單的差異。2.銀行對賬單，由銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費的申報繳納情況。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案在不同部門或人員之間交接的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，登記會計檔案的種類、數量、保管期限等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的原因、時間、內容等。7.其他具有保存價值的會計資料，如財務分析報告、審計報告、驗資報告等。三、會計檔案的整理（一）分類標準會計檔案按照形成時間、類別進行分類。先按年度分類，再在每個年度內按會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料等類別分別整理。（二）憑證整理1.將原始憑證按照經濟業務發生的時間順序排列，同類原始憑證應粘貼在一起，并在粘貼單上注明張數、金額等信息。2.記賬憑證應按照編號順序整理，檢查附件是否齊全，編號是否連續，摘要是否清晰，會計分錄是否正確等。3.將整理好的記賬憑證連同原始憑證一起裝訂成冊，在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。（三）賬簿整理1.總賬、明細賬、日記賬應按照賬頁順序排列，檢查賬頁是否完整，有無缺頁、跳行等情況。2.對于活頁式賬簿，應去除空白賬頁，并將賬頁編號連續，然后裝訂成冊。3.固定資產卡片應按照類別和編號順序排列，與固定資產實物進行核對，確保卡片信息準確無誤。（四）財務會計報告整理1.月度、季度、半年度財務會計報告應按照報告期順序排列，檢查報告內容是否完整，數據是否準確。2.年度財務會計報告應單獨整理，包括正文和附注等全部內容，并檢查報告的封面、扉頁、目錄等是否齊全。（五）其他會計資料整理1.銀行存款余額調節表、銀行對賬單應按照月份或季度順序整理，與相關會計憑證進行核對。2.納稅申報表應按照稅種和申報期順序整理，確保申報數據的準確性和完整性。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照編制時間順序整理，妥善保存。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告中月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料中銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（二）保管地點會計檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保會計檔案的安全。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。2.定期對會計檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或處理。3.電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并定期進行備份。備份應異地存放，以防止數據丟失。4.借閱會計檔案應辦理登記手續，注明借閱時間、借閱人、借閱內容等信息。借閱人員不得在檔案上涂改、標記、拆散原卷冊，更不得抽換。五、會計檔案的查閱與復制（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案的，應經財務部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。2.外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱會計檔案的，應持有單位介紹信，并經公司財務部門負責人和公司主管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并提交相關審批人簽字。2.檔案管理人員根據審批后的申請表，提供相應的會計檔案，并在查閱現場進行監督。3.查閱人員應在規定的時間內查閱完畢，并將檔案歸還檔案管理人員。如需要復印會計檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規定的程序進行復印。（三）復制要求1.復制會計檔案應使用質量較好的紙張和設備，確保復制件清晰可讀。2.復制件應加蓋“與原件核對一致”章，并由檔案管理人員和查閱人員簽字確認。3.復制會計檔案的用途應嚴格限定在申請查閱時注明的范圍內，不得用于其他目的。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由公司財務部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。（二）銷毀程序1.公司財務部門負責人和檔案管理部門負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.公司主管領導對會計檔案銷毀清冊進行審批。3.由財務部門、檔案管理部門及相關部門共同派人監銷。監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本公司主管領導。（三）特殊情況處理1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案信息化管理（一）電子會計檔案的形成1.公司應使用符合國家統一標準的會計核算軟件進行會計核算，并按照規定生成電子會計檔案。2.電子會計檔案應具備完整性、準確性、可用性和安全性，能夠真實、完整地反映公司經濟業務活動。（二）電子會計檔案的存儲1.電子會計檔案應存儲在符合安全標準的存儲設備上，并定期進行備份。備份應采用異地存儲的方式，以防止數據丟失。2.存儲電子會計檔案的設備應具備防磁、防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保電子會計檔案的安全。（三）電子會計檔案的管理1.公司應建立電子會計檔案管理制度，明確電子會計檔案的管理職責、存儲方式、備份要求、查閱權限等內容。2.電子會計檔案應按照類別、年度等進行分類存儲，并建立索引，便于查找和使用。3.查閱電子會計檔案應經財務部門負責人批準，并在檔案管理人員的協助下進行。查閱人員不得對電子會計檔案進行修改、刪除等操作。（四）電子會計檔案的移交與接收1.公司因分立、合并等原因需要移交電子會計檔案的，應按照國家有關規定辦理移交手續。2.接收電子會計檔案的單位應按照本制度的要求，對接收的電子會計檔案進行管理。八、監督與檢查（一）監督部門公司審計部門負責對會計檔案管理工作進行定期或不定期的監督檢查。（二）檢查內容1.會計檔案的整理、保管、查閱、復制、銷毀等環節是否符合本制度的規定。2.會計檔案的完整性、準確性、安全性是否得到保障。3.電子會計檔案的管理是否符合信息化管理的要求。（三）問題整改對于監督檢查