嚴格糧食出口管理制度一、總則（一）目的為加強公司糧食出口管理，規范糧食出口業務流程，確保糧食出口質量安全，維護公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于公司所有涉及糧食出口的部門、崗位及相關業務活動。（三）基本原則1.遵守國家法律法規及相關政策規定，確保糧食出口業務合法合規。2.堅持質量第一，嚴格把控糧食質量標準，滿足國內外客戶需求。3.注重風險防控，加強對糧食出口各個環節的風險評估與管理。4.提高效率，優化業務流程，確保糧食出口業務高效運作。二、出口業務流程管理（一）客戶開發與洽談1.市場部負責收集國內外糧食市場信息，分析市場動態和客戶需求，制定客戶開發計劃。2.通過多種渠道開展客戶開發工作，如參加國內外展會、商務拜訪、網絡營銷等，與潛在客戶建立聯系并進行初步洽談。3.在洽談過程中，詳細了解客戶對糧食的品種、質量、數量、價格、交貨期等方面的要求，及時反饋給公司相關部門。（二）合同簽訂1.根據洽談結果，由商務部負責起草糧食出口合同，明確雙方的權利和義務。2.合同內容應包括糧食的品種、規格、數量、質量標準、價格、交貨方式、交貨地點、付款方式、違約責任等條款，并確保符合國家法律法規和公司規定。3.合同初稿形成后，需提交給法務部、財務部、業務部門等相關部門進行審核，審核通過后由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。4.合同簽訂后，商務部應及時將合同副本分發給相關部門，確保各部門了解合同要求并做好相應準備工作。（三）糧食采購1.根據合同約定的糧食品種、數量、質量標準等要求，采購部負責組織糧食采購工作。2.采購部應選擇具有合法資質、信譽良好的供應商進行采購，并與供應商簽訂采購合同。3.在采購過程中，嚴格把控糧食質量，按照國家標準和合同要求進行檢驗檢疫，確保采購的糧食符合出口質量要求。4.采購部應及時了解糧食采購進度，協調解決采購過程中出現的問題，確保按時完成采購任務。（四）倉儲管理1.倉儲部負責提供安全、適宜的倉儲環境，對采購的糧食進行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。2.建立糧食出入庫管理制度，嚴格記錄糧食的出入庫時間、品種、數量、質量等信息，確保庫存糧食數量準確、質量完好。3.定期對庫存糧食進行盤點，核實庫存數量與賬目記錄是否一致，發現問題及時報告并處理。4.加強倉儲設施設備的維護和管理，確保其正常運行，滿足糧食倉儲要求。（五）加工與包裝1.根據合同要求和客戶需求，生產加工部負責對采購的糧食進行加工處理，確保糧食符合出口質量標準。2.在加工過程中，嚴格遵守國家食品生產加工相關法律法規和標準規范，確保加工過程安全衛生。3.按照客戶要求進行糧食包裝，包裝材料應符合食品包裝安全標準，包裝標識應清晰準確，注明糧食的品種、產地、保質期、生產日期等信息。4.加工與包裝完成后，生產加工部應進行自檢，確保加工和包裝后的糧食質量符合要求，并填寫相關記錄。（六）檢驗檢疫1.質量控制部負責組織對即將出口的糧食進行檢驗檢疫工作，確保糧食質量符合國家和進口國的相關標準要求。2.按照國家檢驗檢疫部門規定的檢驗項目和方法，對糧食的品質、衛生、安全等方面進行全面檢驗，出具檢驗檢疫報告。3.對于檢驗檢疫不合格的糧食，應及時通知相關部門進行整改或處理，嚴禁不合格糧食出口。4.配合國家檢驗檢疫部門做好現場查驗、抽樣檢測等工作，確保檢驗檢疫工作順利進行。（七）報關報檢1.商務部負責辦理糧食出口的報關報檢手續，按照國家海關和檢驗檢疫部門的規定提交相關單證和資料。2.準確填寫報關單、報檢單等申報文件，確保申報信息真實、準確、完整。3.及時了解報關報檢進度，配合海關和檢驗檢疫部門進行查驗、抽檢等工作，確保報關報檢手續快速、順利完成。4.妥善保管報關報檢相關單證和資料，以備后續查詢和追溯。（八）裝船出運1.根據合同約定的交貨期和運輸方式，物流部負責安排糧食的裝船出運工作。2.選擇具有良好信譽和資質的運輸公司，并與運輸公司簽訂運輸合同，明確雙方的責任和義務。3.在裝船前，對貨物進行再次核對，確保貨物的品種、數量、質量等與合同要求一致。4.監督裝船過程，確保糧食安全、順利裝船，并做好裝船記錄，包括裝船時間、船名、航次、提單號等信息。5.及時向客戶提供貨物裝船通知，告知客戶貨物的預計到達時間等相關信息。三、質量管理制度（一）質量標準制定1.質量控制部負責收集國內外糧食質量標準和相關法規要求，結合公司實際情況，制定公司糧食出口質量標準。2.質量標準應明確糧食的感官指標、理化指標、衛生指標等具體要求，并確保符合國家和進口國的相關標準。3.質量標準制定后，應報公司管理層批準，并定期進行評審和修訂，確保其科學性和適用性。（二）質量管理體系建立與運行1.公司建立完善的質量管理體系，涵蓋糧食采購、加工、倉儲、檢驗檢疫等各個環節。2.各部門應按照質量管理體系文件要求，明確各自的質量職責和工作流程，確保質量管理體系有效運行。3.質量控制部負責對質量管理體系的運行情況進行監督檢查，定期組織內部審核和管理評審，及時發現問題并采取糾正措施。（三）質量檢驗檢測1.質量控制部配備必要的檢驗檢測設備和專業人員，按照質量標準和檢驗檢疫要求，對糧食進行全面檢驗檢測。2.檢驗檢測項目包括但不限于外觀、色澤、氣味、水分、雜質、蛋白質含量、農藥殘留、重金屬含量等。3.嚴格按照規定的檢驗檢測方法和頻次進行操作，確保檢驗檢測結果準確可靠。4.對檢驗檢測過程中發現的不合格品，應及時進行標識、隔離和處理，并做好記錄。（四）質量追溯與召回1.建立糧食質量追溯體系，對糧食從采購到出口的全過程進行詳細記錄，包括供應商信息、采購日期、加工批次、倉儲位置、檢驗檢測報告等。2.一旦發現糧食質量問題，能夠迅速追溯到問題源頭，采取有效的召回措施，最大限度減少損失和影響。3.制定質量召回管理制度，明確召回的啟動條件、召回流程、責任分工等內容，確保召回工作順利進行。四、風險管理與控制（一）風險識別與評估1.成立風險管理小組，由公司高層管理人員、各業務部門負責人等組成，負責全面識別和評估糧食出口業務中的風險。2.采用定性與定量相結合的方法，對市場風險、質量風險、政策風險、法律風險、信用風險等進行識別和評估。3.定期對風險進行重新評估，及時發現新的風險因素，并調整風險應對策略。（二）風險應對策略1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略，包括風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于市場風險，加強市場調研和分析，合理制定價格策略，優化銷售渠道，降低市場波動對公司的影響。3.對于質量風險，嚴格把控糧食質量，加強質量管理體系建設，提高質量檢驗檢測水平，確保出口糧食質量安全。4.對于政策風險，密切關注國家相關政策法規變化，及時調整業務策略，積極爭取政策支持，降低政策風險對公司的不利影響。5.對于法律風險，加強法務管理，建立健全法律風險防范機制，確保公司業務活動合法合規。6.對于信用風險，加強客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進行評估和監控，采取有效的信用風險防范措施。（三）應急管理1.制定糧食出口業務應急預案，明確應急組織機構、應急響應流程、應急處置措施等內容。2.定期組織應急演練，提高公司應對突發事件的能力和協同作戰水平。3.在發生突發事件時，能夠迅速啟動應急預案，采取有效措施進行處置，最大限度減少損失和影響，并及時向上級主管部門和相關政府部門報告。五、人員管理（一）人員資質與培訓1.從事糧食出口業務的人員應具備相應的專業知識、技能和資質證書，如報關員證、報檢員證、食品安全管理員證等。2.根據崗位需求和員工實際情況，制定培訓計劃，定期組織員工參加業務培訓和技能提升培訓。3.培訓內容包括糧食質量標準、業務流程、法律法規、外語、風險管理等方面，提高員工的綜合素質和業務能力。（二）績效考核與激勵1.建立科學合理的績效考核體系，對員工的工作業績、工作態度、團隊協作等方面進行全面考核。2.根據績效考核結果，給予員工相應的獎勵和激勵，包括獎金、晉升、榮譽稱號等，激發員工的工作積極性和創造性。3.對績效考核不達標或違反公司規定的員工，進行相應的懲罰和處理，如警告、罰款、降職、辭退等。（三）崗位職責與分工1.明確各部門及崗位在糧食出口業務中的職責和分工，確保各項工作有序開展。2.編制詳細的崗位說明書，明確每個崗位的工作內容、工作要求、工作流程、考核標準等，為員工提供明確的工作指導。3.加強部門之間的溝通協作，建立有效的協調機制，及時解決工作中出現的問題，確保業務流程順暢。