優化檔案人員管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，規范檔案人員行為，提高檔案管理水平，保障檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案借閱人員等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：檔案應全面、系統地記錄公司各項工作的過程和結果，避免遺漏重要信息。4.安全性原則：檔案管理應采取必要的安全措施，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發生。二、檔案人員職責（一）檔案管理人員職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.組織開展檔案收集工作，指導各部門及時將應歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.對收集的檔案進行整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規范化和標準化。4.負責檔案的保管工作，建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。5.按照檔案利用規定，為公司內部各部門和外部單位提供檔案查閱、借閱等服務。6.組織開展檔案信息化建設工作，建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲和利用。7.參與檔案鑒定和銷毀工作，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案提出鑒定意見，并按照規定進行銷毀。8.定期對檔案工作進行總結和分析，向上級領導匯報檔案管理工作情況，提出改進建議。（二）檔案整理人員職責1.根據檔案管理人員的安排，協助開展檔案整理工作。2.按照檔案整理標準和要求，對檔案文件進行分類、編號、編目等操作，確保檔案整理的質量。3.對檔案整理過程中發現的問題及時向檔案管理人員報告，并協助解決。4.做好檔案整理工作記錄，保證檔案整理工作的可追溯性。（三）檔案借閱人員職責1.按照檔案借閱規定，填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱檔案。2.借閱檔案時，應遵守檔案借閱制度，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案。3.檔案借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。4.借閱人員應對所借閱檔案的安全和保密負責，不得泄露檔案內容，不得將檔案用于非工作目的。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業務活動中形成的文件材料，如合同、協議、訂單、發票、報表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結、報告、通知、會議記錄等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、工會文件、團的文件等。5.公司科研、技術、生產等方面的文件材料，如科研項目申報書、研究報告、技術方案、產品圖紙等。6.公司員工人事檔案，包括員工入職登記表、履歷表、培訓記錄、考核材料、獎懲材料等。7.其他與公司有關的具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的文件材料應進行分類整理，區分不同保管期限和類別，便于后續的整理和歸檔。4.各部門應在每年年底前，將本年度形成的文件材料移交檔案管理部門歸檔。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，如分為行政管理檔案、業務管理檔案、人事檔案等類別，每個類別再進一步細分小類。2.編號：為每個檔案類別、小類及每份檔案編制唯一的編號，以便于查找和管理。編號應遵循一定的規則，保證系統性和連續性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、來源等信息，確保目錄準確反映檔案內容，方便用戶查詢。4.裝訂：對紙張較小或較散的文件材料進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或粘貼。四、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風良好的地點，遠離火源、水源、污染源等。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設施，確保檔案的安全保存。3.檔案庫房應劃分不同的功能區域，如檔案存儲區、整理區、查閱區等，各區域之間應保持相對獨立，便于管理和操作。（二）檔案存儲方式1.紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。3.對重要的檔案應進行異地備份，確保檔案數據的安全性和可靠性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格控制庫房出入人員，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，核對檔案數量、編號、保管期限等信息，發現問題及時處理。3.保持檔案庫房的清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據檔案保管要求，合理調節庫房溫濕度，確保檔案保存環境適宜。五、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，如符合查閱規定，批準查閱申請，并安排專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字，注明查閱時間、查閱內容等信息。查閱人員應遵守檔案查閱規定，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.檔案管理人員應協助查閱人員查找所需檔案，并對查閱過程進行監督，確保檔案的安全和完整。（二）檔案借閱1.公司內部各部門因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。3.借閱檔案時，借閱人員應持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續，檔案管理人員應將檔案當面清點交給借閱人員，并在檔案借閱登記表上登記。4.借閱人員應對所借閱檔案的安全和保密負責，不得擅自轉借、復印、摘抄檔案內容，不得將檔案帶出公司或用于非工作目的。如因特殊情況需要帶出公司，應經檔案管理部門負責人批準，并采取必要的安全措施。5.檔案借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）檔案出具證明1.公司外部單位因工作需要要求公司出具檔案證明時，應向公司提交書面申請，注明需要證明的事項、用途等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對申請進行審核，如符合出具證明規定，經檔案管理部門負責人批準后，方可出具檔案證明。3.檔案證明應準確、客觀地反映檔案內容，并加蓋公司檔案管理部門印章。檔案證明一般只提供復印件，如需提供原件，應經檔案管理部門負責人批準，并在查閱登記表上注明。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組應根據檔案的形成時間、內容、來源等因素，對檔案的保管期限和價值進行評估。3.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的客觀性和準確性。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定后，應按照規定進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并報公司領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的真實性和徹底性。監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統建設1.公司應建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統應具備檔案錄入、分類、編目、存儲、查詢、統計、備份等功能，方便檔案管理人員進行管理和操作。3.電子檔案管理系統應具備安全防護功能，設置不同的用戶權限，防止電子檔案數據的泄露和篡改。（二）電子檔案收集與整理1.電子檔案的收集應與紙質檔案的收集同步進行，各部門應將形成的電子文件及時移交檔案管理部門。2.電子檔案應按照檔案整理標準進行分類、編號、編目等操作，確保電子檔案的規范化和標準化。3.對電子檔案應進行元數據采集，記錄電子檔案的背景信息、版本信息、保管期限等，便于電子檔案的管理和利用。（三）電子檔案存儲與保管1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。2.電子檔案存儲設備應具備安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案受到病毒感染和網絡攻擊。3.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。（四）電子檔案利用1.公司內部各部門可通過電子檔案管理系統查閱電子檔案，查閱權限按照檔案管理制度執行。2.如需打印電子檔案，應經檔案管理部門批準，并按照規定進行操作，確保打印的電子檔案與原件一致。3.電子檔案利用過程中應注意保護電子檔案數據的安全，不得擅自修改、刪除電子檔案內容。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司應建立檔案管理監督檢查制度，定期對檔案管理工作進行監督檢查，確保檔案管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環節的工作情況，檔案管理制度的落實情況，檔案人員的工作紀律等。3.監督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，對發現的問題應及時提出整改意見，督促相關