oppo檔案管理制度總則目的為加強OPPO公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于OPPO公司總部及各分公司、子公司的各類檔案管理。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統一原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司檔案管理部門負責統籌規劃、組織協調和監督指導。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案的完整性和準確性。3.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案的損壞、丟失和泄露。檔案管理職責檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和價值。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司各項業務活動中產生的合同、協議、訂單等。3.公司內部的規章制度、工作計劃、總結、報告等。4.公司員工的人事檔案、培訓記錄、績效考核資料等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的技術研發資料、產品設計圖紙、工藝文件等。7.公司的市場調研資料、營銷策劃方案、客戶信息等。8.公司的會議記錄、紀要、決議等。9.公司的榮譽證書、獎杯、獎牌等。10.其他具有保存價值的文件和資料。收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應及時修復或補充。3.電子文件應按照規定的格式和存儲方式進行收集，確保文件的可讀性和可利用性。整理原則1.遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分文件的不同價值，進行科學分類。3.便于保管和利用。整理方法1.分類：按照檔案的內容性質、形成時間、來源等進行分類，如分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的歸檔與保管歸檔時間1.各部門應在檔案形成后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內歸檔。歸檔要求1.檔案應按照分類編號順序進行歸檔，確保檔案的系統性和完整性。2.歸檔的檔案應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，并確保兩者內容一致。保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司的年度財務報表、審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括公司的規章制度、工作計劃、總結等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性的文件、資料等。保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數據的安全。3.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案的分類進行存放。檔案的保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案的保管情況進行檢查，每年至少檢查[X]次。2.檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性等，發現問題應及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應進行記錄，并建立檔案保管檢查臺賬。檔案的查閱與利用查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應經公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經公司檔案管理部門負責人批準，必要時需經公司分管領導批準。查閱要求1.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.如需復印檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定的程序進行復印。利用登記1.檔案管理部門應對檔案的查閱和利用情況進行登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容、利用目的等。2.登記記錄應妥善保存，以備查詢。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可進行銷毀。鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，確定是否銷毀。3.經鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案，報公司分管領導批準。銷毀方式1.對紙質檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀。銷毀記錄1.檔案管理部門應對檔案的銷毀情況進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等。2.銷毀記錄應妥善保存，以備查詢。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策提供有力支持。信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，轉化為電子文件，并進行分類、編號、編目等處理。2.檔案信息管理系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統，實現檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。3.數據安全管理：加強檔案信息系統的數據安全保護，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保數據的安全和保密。信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化管理工作，確保系統的正常運行。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統的操作技能，及