京東自營(yíng)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)京東自營(yíng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東自營(yíng)業(yè)務(wù)中涉及的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律專業(yè)意見(jiàn)。3.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。2.對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.配合法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同審查，根據(jù)審查意見(jiàn)修改合同文本。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與合同條款中涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的審核，確保財(cái)務(wù)條款合理、準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通財(cái)務(wù)相關(guān)問(wèn)題。3.根據(jù)合同約定辦理款項(xiàng)收付等財(cái)務(wù)手續(xù)。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議。三、合同簽訂流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請(qǐng)，填寫(xiě)合同申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本信息、對(duì)方當(dāng)事人情況、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、付款方式等內(nèi)容。2.將合同申請(qǐng)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同申請(qǐng)的必要性、可行性等進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同談判1.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行談判。談判過(guò)程中應(yīng)充分了解對(duì)方的需求和意見(jiàn)，爭(zhēng)取有利的合同條款。2.談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，由雙方代表簽字確認(rèn)。談判記錄應(yīng)作為合同起草的重要依據(jù)。（三）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同文本起草完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。（四）合同審查1.法務(wù)部門(mén)收到合同文本后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合法性審查。審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、有效性、完整性等。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)出具書(shū)面審查意見(jiàn)，對(duì)合同中存在的問(wèn)題提出修改建議。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審查意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改。（五）合同審批1.修改后的合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批。對(duì)于重大合同，應(yīng)提交公司管理層會(huì)議審議決定。（六）合同簽署1.經(jīng)審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽署。簽署前應(yīng)核對(duì)雙方當(dāng)事人的身份信息、授權(quán)委托書(shū)等文件。2.合同簽署應(yīng)使用公司統(tǒng)一的印章，按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行蓋章操作。（七）合同歸檔1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同原件、合同審批表、談判記錄、審查意見(jiàn)等相關(guān)資料整理歸檔。2.合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行保管，確保檔案的安全、完整。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃的合理性和可操作性。（二）履行跟蹤與反饋1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同履行計(jì)劃對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題，并將相關(guān)情況反饋給部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）付款與收款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。付款前應(yīng)審核相關(guān)審批文件和發(fā)票等憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.對(duì)于應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)賬目，督促業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)催收款項(xiàng)，防范壞賬風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽署，并作為原合同的補(bǔ)充文件進(jìn)行歸檔。（五）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同即行終止。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，進(jìn)行歸檔保存。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)核對(duì)款項(xiàng)收付情況，確保賬目清晰。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同文本的合法性審查，聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問(wèn)提供法律支持，及時(shí)處理合同糾紛。2.對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，在簽訂合同前對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，要求對(duì)方提供擔(dān)保或采取其他信用風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整合同條款，降低市場(chǎng)波動(dòng)對(duì)合同履行的影響。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.當(dāng)合同風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警級(jí)別時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，通知相關(guān)部門(mén)采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。六、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。2.協(xié)商過(guò)程中應(yīng)保持冷靜、理智，客觀分析糾紛原因，尋求雙方都能接受的解決方案。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請(qǐng)第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。2.調(diào)解過(guò)程中應(yīng)積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，爭(zhēng)取達(dá)成調(diào)解協(xié)議。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。2.在仲裁或訴訟過(guò)程中，應(yīng)積極配合法務(wù)部門(mén)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件、合同審批表、談判記錄、審查意見(jiàn)、變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關(guān)資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立合同檔案目錄。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。（四）檔案銷(xiāo)毀1.合同檔案超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀