人才信息維護管理制度一、總則（一）目的為加強公司人才信息管理，確保人才信息的準確性、完整性和安全性，充分發揮人才信息在公司發展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人才信息維護管理工作。（三）原則1.準確性原則：確保人才信息真實、準確反映員工的實際情況。2.完整性原則：涵蓋員工基本信息、工作經歷、技能特長、培訓經歷等各個方面，避免信息缺失。3.安全性原則：采取有效措施保護人才信息的安全，防止信息泄露、篡改。4.動態更新原則：隨著員工工作變動、能力提升等情況及時更新人才信息。二、人才信息分類及內容（一）基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號碼、聯系方式（包括手機號碼、電子郵箱）。3.入職日期、所在部門、崗位、職位等級。（二）教育背景1.最高學歷、畢業院校、所學專業。2.入學時間、畢業時間。3.學位情況。（三）工作經歷1.歷任公司名稱、部門、崗位。2.任職時間、工作職責及業績。（四）技能特長1.專業技能、語言能力、計算機技能等。2.獲得的相關技能證書及證書編號。（五）培訓經歷1.參加的內部培訓課程名稱、培訓時間。2.參加的外部培訓課程名稱、培訓機構、培訓時間。3.培訓收獲及應用情況。（六）績效考核1.歷年績效考核結果及評價。2.突出業績及成果。（七）職業發展規劃1.個人職業發展目標。2.為實現目標制定的發展計劃及步驟。三、人才信息維護職責分工（一）人力資源部門1.負責制定和完善人才信息維護管理制度。2.收集、整理、錄入、更新公司全體員工的人才信息。3.定期對人才信息進行審核，確保信息質量。4.負責人才信息的安全管理，防止信息泄露。5.為公司各部門提供人才信息查詢、統計等服務。（二）員工所在部門1.協助人力資源部門收集、更新本部門員工的人才信息。2.及時向人力資源部門反饋員工工作調動、崗位變動等信息。3.對本部門員工的人才信息進行初步審核，確保信息真實。（三）員工個人1.及時、準確地向所在部門或人力資源部門提供個人相關信息。2.對個人信息的真實性、準確性負責。3.在個人信息發生變動時，主動申請更新信息。四、人才信息收集與錄入（一）新員工入職1.新員工入職時，應填寫《員工信息登記表》，提供完整的個人信息。2.所在部門負責人對新員工填寫的信息進行初審，確保信息準確無誤后簽字確認。3.人力資源部門收到《員工信息登記表》后，進行復核，并將信息錄入公司人才信息管理系統。（二）信息變更1.員工個人信息發生變更時，應填寫《人才信息變更申請表》，注明變更內容及原因。2.《人才信息變更申請表》經所在部門負責人審核簽字后，提交人力資源部門。3.人力資源部門審核通過后，在人才信息管理系統中進行相應變更，并更新相關紙質檔案。（三）定期更新1.人力資源部門每年定期對人才信息進行全面更新，確保信息的及時性和完整性。2.要求員工核對個人信息，如有錯誤或遺漏及時進行修正。五、人才信息審核（一）初審1.員工所在部門負責人對本部門員工的人才信息進行初審，重點審核信息的真實性和準確性。2.初審應在收到相關信息后的[X]個工作日內完成，并簽署審核意見。（二）復核1.人力資源部門對各部門提交的人才信息進行復核。2.復核內容包括信息的完整性、格式規范性、與原始資料的一致性等。3.復核應在收到初審通過信息后的[X]個工作日內完成。（三）終審1.人力資源總監對重要人才信息及經復核后的信息進行終審。2.終審重點關注信息對公司人力資源規劃、決策的影響。3.終審應在收到復核通過信息后的[X]個工作日內完成。六、人才信息存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子檔案與紙質檔案相結合的方式存儲人才信息。2.電子檔案存儲于公司人才信息管理系統及備份服務器，紙質檔案存放于專門的檔案柜。（二）安全措施1.對人才信息管理系統設置不同級別的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問和修改信息。2.定期對系統數據進行備份，備份數據存儲于異地存儲設備，防止數據丟失。3.對紙質檔案進行分類存放，做好防潮、防火、防蟲等措施。4.嚴格限制非檔案管理人員接觸檔案，查閱紙質檔案需履行借閱登記手續。七、人才信息查詢與使用（一）查詢權限1.人力資源部門工作人員根據工作需要，可查詢公司全體員工的人才信息。2.公司其他部門因工作需要查詢人才信息時，需填寫《人才信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等，經部門負責人簽字后，提交人力資源部門審批。3.人力資源部門根據申請內容進行審核，審核通過后為申請部門提供相應信息。查詢申請表應留存備案。4.涉及員工個人隱私信息的查詢，需經員工本人書面授權。（二）使用范圍1.人才信息主要用于公司人力資源規劃、招聘選拔、培訓開發、績效考核、職業發展規劃等工作。2.未經員工本人書面同意，公司任何部門或個人不得將人才信息提供給外部單位或個人。（三）信息共享1.在公司內部，因工作需要相關部門之間可進行人才信息共享。共享信息應遵循最小化原則，僅提供與工作相關的必要信息。2.進行信息共享時，需填寫《人才信息共享申請表》，經信息提供部門和接收部門負責人簽字確認后，提交人力資源部門備案。八、人才信息保密管理（一）保密責任1.公司所有接觸和使用人才信息的人員均負有保密責任。2.人力資源部門應與相關人員簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。（二）保密措施1.對人才信息的存儲、傳輸、使用等環節采取加密措施，防止信息在網絡傳輸過程中被竊取。2.限制人才信息的知悉范圍，嚴禁無關人員打聽、傳播員工個人信息。3.在對外交流、合作等活動中，如需提供人才信息，應進行嚴格的保密審查，確保信息安全。（三）違規處理1.對于違反人才信息保密規定的行為，一經發現，公司將視情節輕重給予相應處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等，并追究相關人員的法律責任。3.因信息泄露給公司或員工造成損失的，公司將依法要求責任人進行賠償。九、人才信息清理與銷毀（一）清理原則1.根據公司人才戰略和業務發展需求，定期清理不再具有保留價值的人才信息。2.清理應遵循合法、合規、謹慎的原則，確保信息清理過程可追溯、可審計。（二）清理范圍1.已離職員工且離職時間超過[X]年，其信息不再對公司有參考價值的。2.重復、無效或錯誤的人才信息。（三）清理流程1.人力資源部門定期梳理擬清理的人才信息清單，報人力資源總監審核。2.審核通過后，對電子檔案進行刪除操作，紙質檔案進行粉碎等銷毀處理。3.清理過程應做好記錄，包括清理時間、清理內容、清理方式等。（四）銷毀監督1.人力資源部門負責對人才信息銷毀過程進行監督，確保銷毀工作徹底、合規。2.可邀請審計部門或其他獨立第三方參與監督銷毀過程。十、附則（一）解